EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO: CONCEPTOS BÁSICOS

EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE

TRABAJO: CONCEPTOS BÁSICOS

Tal y como hemos comentado, la Gestión de Recursos Humanos se apoya en dos pilares básicos:

a. El conocimiento de los puestos de trabajo existentes en la organización.

b. El conocimiento de las personas que conforman dicha organización.

El puesto de trabajo es el nexo de unión entre la organización y los empleados; es más, cuando una persona se incorpora a una empresa, sus funciones, tareas, responsabilidades y condiciones de trabajo van a estar determinadas por el puesto de trabajo que ocupe en la organización (ver Figura nº 2.1).

Por otro lado, en una organización pueden existir distintos puestos de trabajo que tengan las mismas (o muy similares) funciones, tareas, responsabilidades y condiciones de trabajo. Todos ellos suelen incluirse en una misma Descripción y agruparse bajo una misma denominación.

Es lo que en inglés se denomina “Trabajo” (Job) y en castellano “Puesto Tipo”.

El puesto de trabajo va a determinar:

c. Las actividades que el ocupante del mismo deberá llevar a cabo para contribuir, con su esfuerzo, a la consecución de los objetivos empresariales.

d. El contexto social en que se va a mover la persona para poder llevar a cabo sus funciones, tanto a nivel intra como extraempresarial.

Figura nº 2.1. Los puestos de trabajo

e. Las competencias que deberá poseer el ocupante del puesto para poder realizar las funciones incluidas en el empleo. Como consecuencia, conoceremos:

Los conocimientos.

Las aptitudes.

Los rasgos de personalidad.

Los intereses.

que deberá poseer el ocupante del puesto. En definitiva, este aspecto se refiere a las exigencias del puesto de trabajo; al Perfil del Puesto.

f. El sueldo que percibirá la persona, en función del valor que el puesto tenga para la consecución de los objetivos empresariales.

g. Las ventajas sociales que disfrutará la persona que ocupa el puesto por pertenecer a la organización.

h. El status, tanto intra como extraempresarial, que va a tener la persona.

Para conocer el contenido de los puestos de trabajo de una empresa, se utilizan las Técnicas de Análisis de Puestos.

Sin embargo, el término “puesto de trabajo”, dentro de la Gestión de Recursos Humanos por competencias se utiliza poco. La razón que se argumenta es que las descripciones de puestos que se han utilizado tradicionalmente, y que aún se emplean en muchas organizaciones, son demasiado exhaustivas y rígidas como para poder adaptarse a los constantes cambios que se producen en las organizaciones, al trabajo en base a equipos multidisciplinares y a las exigencias de polivalencia y multivalencia; en suma, parecen ser demasiado rígidas como para poder adaptarse a una situación tan cambiante como la actual.

Esta situación ha llevado a muchas empresas, como Ibermática, a cambiar la denominación tradicional de “puesto de trabajo” por la de rol, entendiendo éste como la agrupación de funciones o actividades necesarias para llevar a cabo el negocio y que requieren un nivel

de competencias o conocimientos necesario.

Desde nuestro punto de vista, este planteamiento es correcto, pero sólo a medias. Consideramos que es cierta la crítica a las tradicionales descripciones de puestos en actividades técnicas, de mando y directivas; sin embargo, existen, y existirán, múltiples trabajos dentro de las organizaciones que siguen teniendo asignadas unas tareas concretas, que los empleados deben llevar a cabo de una forma determinada. En estos casos, las descripciones de puestos tradicionales pueden seguir siendo válidas.

a. PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN

DE PUESTOS DE TRABAJO

Dado que el contenido de los puestos de trabajo determina las competencias que van a ser necesarias para que la organización pueda conseguir sus objetivos, es claro que el conocimiento de los mismos será fundamental para que los responsables de Recursos Humanos puedan trabajar con eficacia y eficiencia. Por todo ello, como hemos dicho, el conocimiento de los puestos de trabajo es el punto de partida de todas las acciones que se llevan a cabo en el área de Recursos Humanos. De ahí la importancia de las Técnicas de Análisis de Puestos, ya que su objetivo es (Figura nº 2.2):

Obtener todas las informaciones relevantes sobre los puestos de trabajo existentes en la organización.

Esto es, saber:

a. Qué se hace en cada puesto de trabajo de la organización.

b. Por qué se hace.

c. Cómo se hace.

d. Con qué lo hace.

e. Dónde se hace.

f. En qué condiciones se hace.

g. Qué responsabilidades implica.

Todos los autores están bastante de acuerdo en aceptar que éste es el objetivo general del

Análisis de Puestos; ahora bien, ¿cómo podemos definirlo?

McCormick (1976) define el Análisis de Puestos como el proceso de obtención de información acerca de los puestos.

Fernández - Ríos (1995), por su parte, considera que el Análisis de Puestos es el proceso a través del cual un puesto de trabajo es descompuesto en unidades menores e identificables.

Estas unidades menores suelen ser las tareas, pero el proceso analítico puede ir más allá para descender, por ejemplo, al nivel de las operaciones, acciones, movimientos… Por extensión, el análisis puede incluir la identificación de requerimientos del trabajo y otras características del entorno del puesto de trabajo.

En la excelente obra de Fernández - Ríos (1995), citada en la Bibliografía, se pueden encontrar las definiciones dadas al Análisis de Puestos por distintos autores que han abordado el tema.

Por nuestra parte, pensamos que el Análisis de Puestos se puede definir como:

El proceso sistemático mediante el cual se obtiene toda la información referida a un puesto de trabajo y que pueda ser relevante tanto en lo que se refiere a un óptimo rendimiento en el mismo, como para la seguridad, satisfacción y comodidad de sus ocupantes.

Pensamos que en esta definición aparecen los aspectos más significativos de lo que es el Análisis de Puestos:

a. Proceso sistemático. El Análisis de Puestos, tal y como estudiaremos más adelante, es un proceso sistemático, formado por un conjunto de fases perfectamente definidas, en cada una de las cuales se llevan a cabo una serie de acciones y se aplican un conjunto de técnicas.

Eliminar alguna de estas fases, o realizarla incorrectamente, tendría como consecuencia una disminución de la fiabilidad y validez de los datos obtenidos y, como consecuencia, del Análisis de Puestos.

b. Información relevante. Al llevar a cabo un Análisis de Puestos no estamos interesados en recoger informaciones anecdóticas sobre el puesto, sino que realmente queremos conocer el contenido del mismo, en cuanto a funciones y tareas que se llevan a cabo en el mismo, decisiones que se toman, relaciones que se mantienen, riesgos que implica para el ocupante, …

La información que recogemos, por otra parte, no se va a referir sólo a aquellos aspectos referidos al rendimiento de los empleados, sino también a su seguridad, satisfacción y comodidad.

Por tanto, observamos que el Análisis de Puestos no incluye la elaboración del Perfil del mismo; esto es, la definición de las competencias que deberán reunir los ocupantes del mismo. La elaboración de dicho Perfil será una tarea posterior; el Análisis finalizará con la elaboración de la Descripción del Puesto (más adelante explicaremos este concepto.

Los puestos están integrados en una Organización concreta. Un puesto de trabajo siempre está incluido dentro de una Organización, por tanto, es difícil realizar análisis que sean válidos y fiables.

La descripción de los puestos se hace en un momento determinado. Por lo que será necesario actualizar las informaciones recogidas cuando se produzcan cambios en los puestos.

Se analiza el puesto de trabajo, no a su ocupante. Es decir, deben omitirse las características personales o profesionales de sus ocupantes y reflejar las que realmente exige el puesto, igualmente, es preciso evitar cualquier tipo de opinión o juicio de valor.

Se analiza el puesto, bajo la hipótesis de un normal desempeño. Para poder aplicar los resultados del análisis con garantías de éxito, se debe saber cómo se desarrollan las funciones y/o tareas habitualmente.

Se analiza el puesto de trabajo, no un puesto tipo o estándar. Un puesto-tipo está formado por un conjunto de puestos de trabajo que son suficientemente similares entre sí como para justificar el incluirlos en una misma descripción, por consiguiente, no porque dos puestos reciban la misma denominación tienen que tener un mismo contenido. La decisión de hacer puestos-tipo deberá basarse en datos reales y no en meras suposiciones.

Es importante recordar las recomendaciones que Fernández - Ríos (1995) presenta para que se tengan en cuenta a la hora de elaborar la Descripción de un Puesto:

1. En la Descripción se incluye sólo lo que se hace en el puesto, no lo que se debería o no se debería hacer.

2. Se incluyen sólo los hechos objetivos,

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