EL SEGUIMIENTO

TEMA: El seguimiento

FECHA: jueves 19 de junio de 2014

DESARROLLO

“El seguimiento consiste en el análisis y recopilación sistemáticos de información a medida que avanza un proyecto.”

Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad de un proyecto y organización. Se basa en metas establecidas y actividades planificadas durante las distintas fases del trabajo de planificación. Ayuda a que se siga una línea de trabajo, y además, permite a la administración conocer cuando algo no está funcionando. Si se lleva a cabo adecuadamente, es una herramienta de incalculable valor para una buena administración y proporciona la base para la evaluación.

El seguimiento consiste en el análisis y recopilación sistemáticos de información a medida que avanza un estudio. Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad de un estudio y organización. Se basa en metas establecidas y actividades planificadas durante las distintas fases del trabajo de planificación. Ayuda a que se siga una línea de trabajo, y además, permite a la administración conocer cuando algo no está funcionando. Si se lleva a cabo adecuadamente, es una herramienta de incalculable valor para una buena administración y proporciona la base para la evaluación. “El seguimiento se hará en forma integral y continua, teniendo en cuenta el trabajo individual y en un equipo de trabajo, siguiendo las orientaciones establecidas en la política institucional y bajo los siguientes criterios.”

Una vez que se ha implantado el nuevo sistema. Es indispensable mantener un seguimiento sobre los cambios implantados para comprobar su efectividad. El Nuevo sistema tiene que evaluarse permanentemente para que, en el caso de que haya desviaciones, se corrijan con toda oportunidad y así se retroalimente el sistema.

Para llevar a cabo esto, se recomienda:

Elaborar un programa de seguimiento y evaluación del nuevo sistema implantado que contenga:

a) Nombre del sistema al que se le va a dar mantenimiento, seguimiento, evaluación y retroalimentación.

b) Objetivo: explicar qué se pretende alcanzar, cuándo y por cuánto tiempo es conveniente dar seguimiento y mantenimiento.

c) Área y puesto responsable: se escribirá qué área y qué puesto será el responsable del seguimiento y evaluación, por ejemplo: área de ingeniería de análisis, puesto gerente del área.

d) “Programa de mantenimiento: incluirá las actividades, quién las va a llevar a cabo y el tiempo en que se va a realizar el seguimiento y evaluación para, en su caso, dar el mantenimiento correspondiente.”

e) Definir el procedimiento para dar mantenimiento al sistema.

f) Verificar, mediante listas de checado y cuestionarios, el cumplimiento o desviación del sistema implantado, conforme a lo establecido en los manuales de operación.

g) Analizar la información obtenida en el punto anterior.

h) Elaborar conclusiones y recomendaciones para el mantenimiento adecuado del sistema.

i) En su caso, retroalimentar el sistema, realizando las correcciones a las desviaciones detectadas, implementando los cambios.

j) Se refiere a la puesta en práctica del nuevo sistema y comprende la integración de los recursos humanos y materiales necesarios y la ejecución del programa previsto bajo la supervisión y asesoría del Analista creador del sistema.

Controles de lectura individual y puesta en común; evaluaciones individuales; Auto evaluaciones; trabajo en grupo y puesta en común.

Seguimiento de las acciones

“La organización tiene que verificar y registrar en forma analítica y secuencial la persecución de las reformas incluidas, toda vez que las acciones de implantación pueden seguir dos vertientes:”

a. Llevarse a cabo sin contratiempos y de conformidad con las proyecciones esperadas.

b. Realizarse en forma desfasada.

El seguimiento comprende una orientación, hacia un desarrollo a partir de aquello que haces y cómo lo haces, concentrándose en:

1. Eficacia

2. Efectividad

3. Impacto

 Eficacia te informa sobre la adecuada aportación en el trabajo en cuanto a producción. Podría tratarse de aportación en cuanto a dinero, tiempo, personal y equipamiento, entre otros. Cuando diriges un estudio y estás interesado por las posibilidades de su reproducción o su aplicación a escala, entonces la eficacia resulta de gran importancia.

 Efectividad mide los logros obtenidos por un programa o estudio de desarrollo en relación con aquellos objetivos específicos que se habían

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