ESTILOS ORGANIZACIONALES

Unidad III

ESTILOS ORGANIZACIONALES

Objetivo:

Diferenciar los estilos organizacionales y su impacto en los sistemas de información

Contenidos

Para analizar y diseñar adecuadamente los sistemas de información, el analista de sistema necesita comprender las organizaciones en que trabaja como sistemas conformados por la interacción de tres fuerzas principales: los niveles de administración, el diseño de la organización y la cultura organizacional. Las organizaciones son sistemas grandes compuestos de subsistemas interrelacionados. Los subsistemas sin relacionados por tres amplios niveles de administradores que toman decisiones (operación, administración media y administración estratégica) y que cortan horizontalmente a través del sistema organizacional. Las culturas y subculturas organizacionales influencian la manera en que se interrelacionan la gente en los subsistemas.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA

Las organizaciones son conceptualizadas en forma útil como sistemas diseñados para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de la gente y otros recursos que emplean. Están compuestas de sistemas más pequeños interrelacionados que sirven a funciones especializadas (siendo éstos a su vez, sistemas más pequeños) que son eventualmente integrados a través de diversos mecanismos para formar un todo organizacional efectivo. Es de primordial importancia comprender la organización como un todo para definir de manera adecuada los requerimientos de información y para diseñar sistemas de información adecuados. Todos los sistemas están compuestos de subsistemas (que incluyen sistemas de información). Por tanto, cuando se estudia una organización también se examinan cómo están involucrados los sistemas más pequeños y la forma en que funcionan.

La interrelación e interdependencia de los sistemas

Todos los sistemas y subsistemas están relacionados y son interdependientes. Este hecho tiene implicaciones importantes para las organizaciones y para los análisis de sistemas que

Buscan ayudarles a lograr mejor sus objetivos. Cuando algún elemento del sistema es cambiado o eliminado, también son impactados el resto de los elementos y subsistemas del sistema.

Fronteras organizacionales

Otro aspecto de las organizaciones como sistemas es que los mismos sistemas están contenidos entre fronteras que los separan de sus ambientes. Las fronteras organizacionales existen en forma continua, yendo desde las extremadamente manejables hasta las casi impenetrables. Para continuar adaptándose y sobrevivir, las organizaciones deben ser capaces de importar gente, materia prima e información a través de sus fronteras (entradas) e intercambiar sus productos terminales, servicios e información, con el mundo externo (salidas). Sin embargo, si las fronteras no están bien definidas se ponen peligro la competitividad de la organización y disminuye el control sobre el desempeño.

Retroalimentación del sistema para planeación y control

La retroalimentación es una forma de control de sistema. Como sistemas, toda organización usa planeación y control para administrar sus recursos en forma efectiva. Las salidas del sistema son usadas como retroalimentación con la cual comparar el desempeño con los objetivos. Esta comparación ayuda a los administradores para formular objetivos más específicos como entradas.

Ambientes para sistemas organizacionales

La retroalimentación es recibida desde el interior de la organización y del ambiente exterior que la rodea. Cualquier cosa que este fuera de las fronteras de una organización es considerada como un ambiente. Varios ambientes, con diversos grados de estabilidad, constituyen el medio ambiente en donde existe la organización.

Apertura y restrictividad de la organización

La apertura y restrictividad existen de forma continua, ya que no existe una organización totalmente cerrada o absolutamente abierta. La apertura se refiere al libre flujo de información dentro de una organización. Los subsistemas tales como los departamentos creativos o artísticos son frecuentemente caracterizados como abiertos, con un flujo libre de ideas entre sus participantes y muy pocas restricciones sobre quién obtiene cuál información.

Al extremo opuesto de este continuo puede estar una unidad del departamento de defensa asignada para trabajar sobre la planeación muy confidencial que afecta a la seguridad nacional. Cada persona necesita recibir acreditación, la información en su momento es una necesidad y el acceso a la información seda con base en la que “es necesario saber”.

NIVELES DE ADMINISTRACION

Se puede concebir la administración de las organizaciones en tres niveles horizontales amplios; los cuales son: el control operativo, la planeación y el control administrativo, y la dirección estratégica. Cada nivel tiene sus propias responsabilidades, y con base en sus características, colabora en el logro de las metas y objetivos de la organización.

Administración de operaciones

El control operativo ocupa el plano base de los tres planos administrativos. Los gerentes de operaciones apoyan sus decisiones en una serie de reglas preestablecidas las cuales al implantarse en forma correcta otorgan resultados previsibles. Los gerentes de operaciones manejan una alta certidumbre en su toma de decisiones. Éstas afectan la implantación de los programas de trabajo, el control del inventario, etc., es decir todo el movimiento operativo de la organización, la cual es supervisada por la organización, quien también verifica que las tareas básicas se ejecuten oportunamente y sin rebasar las restricciones de la organización.

Administración Media

Esta constituye el segundo plano o intermedio de los tres niveles del sistema administrativo. Los gerentes de mando intermedios toman decisiones sobre la planeación y el control a corto plazo y de la forma de asignar los recursos, al cumplir con la meta de la organización.. estos gerentes toman decisiones en ambientes de baja certidumbre, siendo éstas de muy diversa naturaleza, desde el pronóstico de las necesidades futuras de recursos, hasta la solución de problemas laborales, que puedan afectar a la productividad. Por lo general, la toma de decisiones de los gerentes de mandos medios carece de un alto grado de estructuración, como sería la toma de decisiones de los gerentes de operaciones. El dominio de su toma de decisiones, se puede caracterizar por tener cierto contenido operativo y estratégico, con fluctuaciones constantes.

Administración estratégica

La administración estratégica o logística constituye el tercero de los tres niveles de la estructura administrativa. Los gerentes de logística se ubican más allá de las fronteras de la organización, en el tiempo o el espacio. Su toma de decisiones guiará a los gerentes de operaciones y de mandos intermedios en los meses y años próximos.

Los gerentes de logística actúan bajo un clima de gran incertidumbre en

estrategias y de políticas para su logro, los gerentes de logística definen a la organización como un todo. Para ellos la amplia imagen es, donde la empresa decide el desarrollo de nuevas líneas de productos, la separación de negocios no redituables, la adquisición de otras compañías compatibles o simplemente, la decisión de venta de la empresa. Existe un fuerte contraste en la toma de decisiones desde otra perspectiva: los planeadores estratégicos tienen objetivos de decisión múltiple, mientras que los gerentes de operaciones son de decisión sencilla. Los responsable de la planeación estratégica se enfrentas a problemas semiestructurados, mientras que los gerentes de mandos inferiores se enfrentan a menudo a problemas estructurados.

La naturaleza de las decisiones es diferente para cada uno de los distintos niveles; para los gerentes de logística, las decisiones se presentan con frecuencia para casos únicos; para los gerentes de operaciones, las decisiones tienden a ser repetitivas. Al final, es estilo de decisión de los gerentes de logística tienden hacia la heurística, mientras que los gerentes de operaciones desarrollan un estilo netamente analítico.

Implicaciones de los niveles de administración para el desarrollo de los sistemas de información

Cada uno de los tres niveles de administración repercute en diferentes grados en el desarrollo de los sistemas de información para la administración. Mientras que ciertos requerimientos de la gerencia se encuentran bien definidos, otros son ambiguos o se sobreponen.

Los gerentes de operaciones requieren de una información interna de naturaleza repetitiva y de bajo nivel. Son muy dependientes de la información que manifiesta el desempeño actual y son grandes usuarios de la información en línea, llamada de tiempo real. La necesidad de la información del desempeño pasado y de la información periódica es bastante moderada por parte de los gerentes de operaciones. Para ellos, tiene poco valor la información externa que apoye proyecciones hacia el futuro o que permita laceración de escenarios de simulación. Lo sistemas de información diseñados para los gerentes de operaciones serán de valor si proveen información para el control periódico de las operaciones. Muchas veces, la información que se usa en el sector operativo, ya ha sido generada o es de fácil visualización. Sin embargo, un sistema que se conecten línea con tal información, sería de gran utilidad.

Los gerentes de mandos intermedios, por

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