El Adiestramiento Informal

INTRODUCCION

En este material se presenta la administración como la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones, les sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener una organización al alcanzar sus objetivos, y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Se presenta el proceso administrativo como aquel que se refiere aplanear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Algunos estudiosos establecen que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos). Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Las funciones administrativas en conjunto forman el denominado proceso administrativo; que se divide en dos fases, llamadas fase mecánica y fase dinámica, la primera en marcala planificación y organización y la segunda la dirección y el control. El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar no importa el tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajen juntas para el logro de objetivos comunes.

La planeación figura como la primera función administrativa por ser la base de las demás. Es la función administrativa que determina por anticipado cuales son los objetivos que deben alcanzarse y que debe hacerse por conseguirlos. Se trata de un modelo teórico para la acción futura. En él se establecen los objetivos generales de la empresa y sus principios. Se define la organización afirmando que es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignada a las personas que tiene a cargo la ejecución de las funciones respectivas. Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo, eliminar duplicidad de trabajo, establecer canales de comunicación y representar la estructura oficial dela empresa. La dirección, tercera función administrativa, sigue a la planeación y a la organización, definida la planeación y la organización, falta poner en marcha las actividades y ejecutarlas. Este es el papel de la dirección: poner en acción y dinamizar la empresa, la dirección está relacionada con la acción, con la puesta en marcha, y tiene mucho que ver con las personas.

Las personas necesitan ser asignadas a sus cargos y funciones, ser entrenadas, guidas y motivadas para alcanzar los resultados que se esperan de ellas. La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquello que se planeo, organizo y dirigió, se ajusten tanto como sea posible a los objetivos establecidos. La esencia del control reside en comprobar si la actividad controlada consigue o no los objetivos o los resultados esperados. El control es, fundamentalmente, un proceso que guía la actividad ejecutada hacia un fin determinado. A medida que se repita el ciclo administrativo permite la corrección y el ajuste continuos mediante la administración. Las funciones del administrador, esto es, el proceso administrativo, son más que una secuencia cíclica, pues están íntimamente relacionadas en interacción dinámica.

1. El Proceso Administrativo

La administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con técnicas, se denomina Ciencia. Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia. El éxito que puede tener una organización al alcanzar sus objetivos, y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo es probable que la organización alcance sus metas, ya que sobre ellos cae la responsabilidad de administrar todos los recursos con los cuales cuenta la empresa. El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Algunos estudiosos establecen que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

¿Qué es el Proceso?

El proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que se desean. A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: planear, Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. En la línea propuesta por Fayol, los autores neoclásicos adoptan el proceso administrativo como núcleo de su teoría ecléctica y utilitarista. No obstante, cada autor se aparta de los demás para establecer funciones administrativas ligeramente diferentes. La siguiente tabla permite captar con rapidez esa diferenciación, a nuestra manera de ver más de forma que de fondo. Proceso administrativo según los diversos autores Clásicos y Neoclásicos

Autor Año Factores Henry Fayol

1886 Previsión Organizar Ordenar Coordinar Controlar

Lyndall Urwick

1943InvestigaciónPrevisiónPlaneaciónOrganizaciónMandoCoordinaciónControl

De modo general se acepta en la actualidad, que las funciones básicas de la administrador son planeación, la organización, dirección y el control. El desempeño de estas cuatro funciones básicas (planear, organizar, dirigir y controlar) constituye el denominado, proceso administrativo. Las funciones administrativas en conjunto, forman el proceso administrativo; por separado, planeación, organización y dirección son funciones administrativas.

1.2 Fases del Proceso Administrativo

Con el fin de tener una vista de conjunto de todo el proceso administrativo, conviene hacer una síntesis de las etapas, elementos y fases que lo conforman. A las fases del proceso administrativo se les llama: Fase Mecánica y Fase Dinámica. Dentro de la Mecánica Administrativa están incluidas las siguientes funciones:

O Previsión especifica... ¿Qué puede hacerse?

O Planeación especifica........... ¿Qué se va hacer?

O Organización especifica........ ¿Como se va hacer?

Administración Educativa EDE-320 Proceso Administrativo 5 Dentro de la dinámica Administrativa se encuentran las siguientes funciones:

O Dirección especifica....... ¿Con que se va hacer?

O Control especifico.......... ¿Como se ha realizado? La fase mecánica comprende a la planeación (trata de que cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) Y la organización (de cómo se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones«) En la fase dinámica esta la dirección que se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación y motivación, y por ultimo encontramos al control, que es el encargado de decir como se ha realizado, que se hizo, y compara los estudios. El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar no importa el tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajen juntas para el logro de objetivos comunes. Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e igualmente lo utilizara un gerente de una tienda de departamentos. Así mismo este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la organización ya sea directivo o simplemente de supervisión. A medida que se repita el ciclo administrativo permite la corrección y el ajuste continuos mediante la administración. El desarrollo de un ciclo permite definir cuales correcciones deberán introducirse en el ciclo siguiente, y así sucesivamente. Las funciones del administrador, esto es, el proceso administrativo, son más que una secuencia cíclica, pues están íntimamente relacionadas en interacción dinámica. El proceso administrativo es cíclico, dinámico e interactivo.

Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización. A continuación se estudiaran las cuatro funciones administrativas: Planear, Organizar, Dirigir y Controlar.

2. La Planeación

Las Empresas no improvisan. En ellas casi todo se planea, con

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