El Departamento de Administración

La organización y las funciones de una agencia de viajes y turismo varían de acuerdo a diferentes factores, tales como, el tipo; la especialización; y el tamaño de ésta.

En general, se dedican al ejercicio de actividades de asesoramiento, mediación y organización de servicios turísticos pero se dividen ya, en pequeñas tareas para cada área de trabajo de este tipo de empresa la labor principal de la agencia de viajes y turismo minorista, también llamada comisionista o detallista, reside en generar viajes para el uso de sus propios clientes; mientras que las agencias de viajes y turismo mayoristas se ocupan de la elaboración y venta de productos turísticos a un precio global establecido. Según la ley, debe trabajar usando a la primera como mediadora para llegar al turista, sin embargo, muchas veces esto no se cumple en la práctica y se rompe con la cadena de negociación. En lo que organización se refiere, se pueden establecer cinco departamentos claramente definidos sobre la base de la labor que desarrollan

El Departamento de Administración

Esta área de trabajo se presenta siempre, pues su importancia es clave para el éxito de cualquier empresa sin importar el rubro de ésta. Las labores de las cuales se encarga en este caso, constan del control económico y de la gestión de la compañía. Sus principales funciones son:

• Confección de balances de gestión y financieros

• Control de costos e ingresos

• Elaboración de presupuestos de previsión anuales

• Facturación a los clientes y pagos a proveedores

• Control de los sistemas de crédito de la empresa

• Liquidaciones fiscales

• Control de expedientes y billetaje

• Control del departamento de personal: selección y contratación, confección denóminas, control de vacaciones, etc

El Departamento del Producto

Su cometido principal es la elaboración y operación del producto en colaboración con el departamento comercial. Sus principales actividades son:

• Diseño del producto

• Contratación de los servicios y selección de proveedores.

• Reservas de plazas y emisión de documentación de viajes

• Control de la calidad de los servicios durante la prestación de los mismos. A pesar de que este departamento se encuentre en tanto agencias de viajes minoristas como mayoristas, es en la última donde se halla más desarrollado.

El Departamento Comercial o de Marketing

Ésta área de trabajo se encarga de la promoción del producto alcanzado a las minoristas y de todo lo que se refiere en el marketing .Algunas de sus actividades principales son las siguientes:

• Investigación de mercado para determinar los productos que éste demanda.

• Investigación de mercado para determinar el entorno en el que se mueve la competencia.

• Promoción del producto y relaciones públicas

• Elección de los medios de comunicación, medios publicitarios que se necesitan para dar a conocer tanto el producto que se vende al cliente como la agencia de viajes y turismo que lo vende.

• Elaboración de campañas promocionales

• Formación de los vendedores

• Control de calidad del producto

Departamento de Ventas o Mostrador

Propio de las agencias de viajes especializadas en la emisión, éste departamento es el motor generador de los negocios de estas empresas y auténtico punto de salida del producto turístico .La creatividad y el carisma del personal en esta área de trabajo es muy importante para la imagen que da la empresa .Sus cometidos principales son:

• Información y asesoramiento del cliente

• Reserva del producto y emisión de la documentación del mismo.

• Seguimiento postventa del grado de satisfacción del cliente

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