Administracion de departamento de banquetes

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA:

Es importantísimo tener controlados los más mínimos detalles de un servicio, desde el primer contacto con el cliente hasta la realización del mismo. Los impresos a utilizarse por el orden que se precisan son los siguientes:

PRESUPUESTO DE BANQUETE - ORDEN DE SERVICIO:

La organización de servicios confirmados deberá llevarse a cabo dos (2) días antes de su realización con el fin de coordinar con tiempo, todos los departamentos que tengan que ver algo con el servicio, y que queden enterados y puedan preparar lo que les corresponda hacer.

Al confeccionar esta orden se tendrá especial cuidado en que figuren bien claramente todos los detalles del servicio, añadiendo los apéndices necesarios que puedan concernir a cada departamento. A parte del día, hora, número de personas, y demás datos del evento a realizar en la orden de servicio deben figurar:

• Menú: Especificando el nombre de cada plato, bebidas y aperitivos. Los menús pueden ser de: Coffee Breaks, Desayunos, Almuerzos, Cenas o Picaderas.

• Forma en que se ha de realizar cada servicio y montaje.

• Observaciones a cocina y pastelería sobre la forma en que se servirá, y si es necesario la forma en que debe prepararse cada plato.

Los apéndices pueden ir dirigidos como observaciones a los siguientes departamentos, que son los que usualmente colaboran de una forma mas directa con el departamento de Banquetes, y por regla general en cada servicio. Estos Departamentos son:

RECEPCIÓN Y CONSERJERÍA:

Para que informe a sus empleados y se encargue de poner los carteles o pizarra con la información básica del evento indicados, en zonas de acceso a los salones; que estén pendientes a la llegada de los invitados y puedan indicarles a su entrada por la puerta principal, al lugar a donde deben dirigirse.

AMA DE LLAVES:

Para que se encargue de la limpieza de los salones y zonas próximas, antes y después de cada servicio, con especial atención a los baños.

SERVICIOS TÉCNICOS - DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO:

Para indicarle la necesidad de luces, sonidos, aire acondicionado, colocación de carteles o decoraciones, tarimas, pistas de bailes, etc.

CONTRALORÍA - DEPARTAMENTO DE CRÉDITO:

Avisar sobre la forma de pago en que se realiza el banquete, y si es preciso algún cajero para el mismo.

COMPRAS:

Si se requiere comprar algo especial para el servicio de los invitados que pueden asistir especialmente si son personalidades. La comunicación efectiva es imprescindible para involucrar al hotel entero en el evento de banquetes, los presupuestos u hojas de servicios deberán hacerse llegar a todos los departamentos, que en la realización de la actividad tienen responsabilidades para el desarrollo de la misma.

CARTA DE EVALUACIÓN:

Al día siguiente de haber dado el servicio, el departamento de Alimentos y Bebidas, remitirá una carta de Evaluación de servicio al Cliente o a la Empresa responsable del evento, en la cual deberán figurar todas las incidencias y pormenores que pueden haber tenido durante el servicio. Es importante conocer a través de esta carta lo bien o mal que haya salido el servicio; pues ello servirá de crítica constructiva, que ayudará en el futuro a mejorar el servicio.

Los conceptos que deben figurar en esta carta son:

-Nombre del Cliente u Organización.

-Tipo de Banquete.

-Número de Personas, contratada real y servicio.

-Fecha de su realización

-Preguntarle su opinión o evaluación de los siguientes servicios:

-Funcionamiento de servicios técnicos, luces, sonido, aire acondicionado.

-Presentación de la comida

-Prontitud del servicio

-Cortesía e Higiene del personal

-Exactitud con las horas del servicio

Los calificativos serán: Pobres, Regulares, bien, muy bien y la contestación de esta carta la recibirá el Gerente de A y B el cual verá la evaluación y si lo estima necesario comentará sus incidencias y mandará copia al Gerente General, anexándole por su parte los comentarios que sean necesarios e inmediatamente tomar las medidas de lugar.

FACTURACIÓN:

Al finalizar un servicio de banquete se debe de confeccionar la factura, haciendo constar en ella el número de Invitados, precio por cubierto y los conceptos extras que se hayan contratado o producido durante el servicio.

Normalmente los banquetes no se pagan al contado, ya que para el cliente resulta incómodo el venir con la cantidad de dinero tan elevada que supone el pago de un banquete; de cualquier forma en algunas ocasiones se suele pagar a través de un cheque autorizado por el departamento de crédito, por lo tanto, al finalizar el servicio se debe de pasar la factura al cliente para que la firme, dando su visto bueno.

El jefe de banquetes debe de supervisar las facturas antes de presentarlas al cliente, para ver si están correctamente hechas y si han cargado todos los conceptos contratados.

POLÍTICAS DE RESERVACIONES Y ARCHIVOS:

Políticas de Reservaciones:

Regularmente las reservaciones se producen a través de llamada telefónica o por escrito (Cartas o Fax) y procedemos a asentarla en el Libro de Reservaciones de Banquetes bloqueando tentativamente una fecha y el salón. Para bloquear tentativamente una fecha y salón se requiere, que con anticipación se haya solicitado verbal y por escrito lo siguiente:

• 50% de anticipo del costo total solicitado.

• Si se trata de ventas de A y B un número mínimo de personas garantizadas y que se pagaran aunque no asistan al evento. Esto deberá informarse verbal y escrito.

• En todas las solicitudes se deberá cotizar por escrito, con copia a la Gerencia de Alimentos y Bebidas.

• En la Carta - Cotización se deberán precisar: lugar, número de persona, Fecha, Hora, Montaje, Evento, Coordinador y responsable por parte del grupo.

• No se debe dar crédito a nadie que no haya sido autorizado previamente por la oficina de gerencia de crédito.

CONFIRMACIONES:

Sólo se entiende por confirmado cuando el cliente haya dado el anticipo requerido. En ese caso de cancelación antes de las 48 horas se retendrá el 50% del anticipo; y en caso de que sea después de 24 horas el hotel reservara el total del depósito. Este lineamiento se le hará saber al cliente por escrito y esta sujeto a políticas de ventas de cada establecimiento en particular.

ARCHIVOS:

Es muy importante llevar un sistema de archivos, que en todo momento se pueda localizar cualquier servicio ya realizado para encontrar en el los datos que se precisen.

PLANIFICACIÓN Y MONTAJE:

Planificación:

El Gerente de Banquetes, llegado el día de realizar el servicio deberá planificar este, supervisando en principio todos los detalles que figuran en la orden de servicio o presupuesto de banquetes. En primer lugar deberá prever, para el número de invitados que concurran al banquete, el personal que se precise para el mismo.

La necesidad de personal de servicio varia en relación al tipo de servicio que se vaya a ofrecer, ya sea comida tipo buffet o comida emplatada.

Para comida tipo buffet se necesita:

Un Camarero por cada 30 personas.

Un Bartender hasta 150 personas, de ahí en adelante (2)

Un Supervisor para más de 75 personas.

Para comida emplatada serían:

Un Camarero y un ayudante por cada 25 personas

Un Supervisor por mas de 50 personas

Un Bartender hasta 150 personas, de ahí en adelante (2)

El gerente de banquetes también debe de chequear que todo el material que se necesite para el montaje esté preparado, en perfectas condiciones y verificar si la cantidad que se necesita está disponible y a la mano.

Estos Materiales Son:

-Sillas Limpias y en buenas condiciones.

-Mesas limpias y en buenas condiciones.

-Manteles limpios, planchados y sin huecos.

-Servilletas limpias, planchadas y sin huecos.

-Cubertería Limpias y brilladas.

-Lozas limpias y brilladas que no estén rotas.

-Saleros y pimenteros limpios y llenos.

-Ceniceros limpios.

-Cristalería Limpia y brillada

-Decoración adecuada.

-Carros transportadores de comida caliente y fría

-Jarras para servir agua

-Jarras para servir leche y café

-Bandejas de servir comidas

-Bandejas de servir bebidas

-Cubos para enfriar vino o champagne

-Equipos auxiliares (Proyector, pantalla, Pizarrón, rota folio, podium, pedestales, y micrófonos, equipos de transmisión simultanea).

-Utensilios de servir (hieleras y pinzas)

-Suministro de papelería (Servilletas, removedores, fósforos y otros).

Montaje:

El montaje de un banquete requiere suficiente tiempo, para ir ejecutándose debidamente todos los detalles que exige la planificación que previamente se ha convenido.

La forma de efectuar el montaje dependerá de la forma del local, dimensiones, etc., así como del numero de comensales a los que haya que dar servicio y del tipo de este.

Es conveniente hacer un pequeño croquis con la distribución de las mesas; facilitando de esa manera el trabajo. Las mesas que se utilizan en estos servicios tienen unas dimensiones mayores que las normales con patas plegables o de roscas. Las medidas de estas mesas varían entre dos, tres y medios o cuatro metros de largo y 0.80 metros de ancho (para comer) y (0.40) metros de ancho como apoyo de material.

TIPO DE MONTAJE SEGÚN LOS SERVICIOS:

• Bodas (Sentados con comidas):

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