Estrategias Documentación

Documentación, contexto y concepto

En una época en que la ciencia es un ente dominante, la información es su elemento fundamental y por esto tiene una importancia vital para la sociedad en general. La información, como conocimiento transmitido, es un fenómeno de enorme complejidad en la sociedad actual y que afecta profundamente a todos los países y estratos sociales.

La información es la transmisión del conocimiento por medio de un soporte especifico llamado documento, lo que se conoce como conocimiento objetivo y que tiene una capacidad de acceso libre y claro para el resto de personas.

El tratamiento de la información requiere un alto grado de complejidad y diversidad, en donde intervienen especialistas de todas las disciplinas, formando así un entorno interdisciplinario que tiende a construir contenidos teóricos respaldados por un consenso sobre su objeto, sus métodos y sus procedimientos.

Esta diversidad y complejidad de las operaciones sucesivas que exige el tratamiento de la información justifica esta aproximación interdisciplinaria. No se trata de almacenar en un origen común y con un orden lógico cierto número de documentos, con la pretensión de que esto sea documentación, sino que se debe considerar en un sentido más global y abstracto.

De esta manera, Documentación se puede definir como el registro de todas las actividades o procedimientos1 relacionados a ciertos sucesos, dejando evidencia de lo que está sucediendo actualmente con dichas actividades. Se configura de un cuerpo sistemático de conocimiento que en cierto sentido se puede contemplar como:

- Ciencia: siendo el estudio de todos los aspectos desde los que su objeto - el documento- puede ser examinado.

Se manejarán tres conceptos de documento: a) como herramientas para la transmisión de información y comunicación. El tipo y la extensión de la documentación dependerá de la naturaleza de los productos y procesos de la organización, grado de formalidad de los sistemas de comunicación y los niveles de habilidad de comunicación que tenga la organización y la cultura organizacional. b) Provisión de evidencia que ha planeado y que actualmente se esta llevando a cabo. c) Compartir conocimientos en el sentido de propagar y preservar la experiencia de la organización. Como por ejemplo la especificación técnica, la cual sirve como base para el diseño y desarrollo de nuevos productos. [ISO 9000:2001]

- Técnica: siendo el estudio de todas las reglas e instrumentaciones relativas a las operaciones de producción, circulación, conservación y utilización de documentos

- Organización: siendo el estudio de los esfuerzos individuales e institucionales en el trabajo intelectual y colectivo de documentar en todos los campos.

[ http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num10/paginas/pdfs/Jros.pdf]

Documentación es memoria, selección de ideas, síntesis de datos, reagrupación de nociones y conceptos, en donde hay que seleccionar, evaluar, analizar, traducir, señalar el material capaz de satisfacer necesidades específicas. Aunque las necesidades son variables, todas se fundamentan en el mismo principio: la información tiene que ser amistosa, confiable, actual, flexible y disponible de inmediato.

Se le considera como ordenadora de métodos, sistemas y tareas en general, para obtener la comunicación de todas las informaciones que se generan sobre el estudio teórico y práctico de ciencias y que, por ende, facilitan las fuentes al investigador y, en consecuencia, el avance de aquéllas. [ http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num10/paginas/pdfs/Jros.pdf]

Considerando las definiciones anteriores, el enfoque organizacional es el que se manejará mayormente en este trabajo, el cual considera a la documentación una herramienta que permite asegurar la calidad2 en servicios y productos, sobre todo ser una guía explícita de acciones como son: el control de calidad; revisiones para el planteamiento de mejoras funcionales; herramienta de seguimiento, almacenamiento, desarrollo y distribución de sistemas organizacionales; identificador de áreas problemáticas y distribución de información, lo que en conjunto forma la base del conocimiento organizacional.

Documentación como herramienta de aseguramiento de calidad

Entender a la documentación como medio de transmisión de información, es para la organización, una herramienta de vital importancia para el aseguramiento de calidad en su gestión organizacional por diversos motivos, siendo los principales:

Control de Calidad

La documentación como herramienta de control de calidad, es una guía formal para el establecimiento de estándares y politicas de calidad, que asegura la efectvidad y eficiencia en la planificación, operación y control de la cadena de procesos llevado a cabo por la organización.

Poco a poco, a medida que se fijan estándares y políticas de calidad relacionadas a los procedimientos de diseño y desarrollo de productos, en grandes organizaciones que poseen distintas sucursales y que distan geográficamente entre sí, se logra homologar la realización de dichos productos. Lo que permite llevar a cabo procesos aparentemente diferentes, pero en el fondo son los mismos.

Revisiones y Seguimiento

Las revisiones periódicas y seguimiento de actividades, como guía explícita de acciones nos ayudan a confirmar que efectivamente se han respetados los acuerdos y caminos establecidos para lograr con éxito las metas propuestas durante el proyecto, disminuyendo la frecuencia de re – trabajo.

Sin embargo, hay que tener cuidado en qué evaluar y qué revisar de manera de no convertirlas en obstáculos, sino más bien una herramienta de control y guía en las diferentes actividades organizacionales.

Medio de almacenamiento

Sea cual sea el formato o como se lleva a cabo, la documentación de procesos de negocio de una organización, representa una fuente de información disponible. Representando el mecanismo más antiguo de almacenamiento de información.

Al mantener en algún medio físico la historia de la organización, se pueden hacer análisis, pronósticos, estudios sobre impactos sufridos por cambios, y sobre todo, refleja la evolución de la organzación, lo cual es vital para manejar el control.

Identificador de áreas problemáticas

Al tener los procesos bien documentados es fácil identificar las áreas problema o posibles falencias en el desarrollo de las diferentes actividades en desarrollo. Además, identifica al personal que no esta cumpliendo con sus deberes o tiene dificultades en la realización de actividades.

Distribución de información

La documentación es un verdadero canal de distribución de información, es un medio formal de comunicación, que con los respectivos estándares, entendidos por todo el personal de la organización, representa un tipo de lenguaje organizacional, con alta flexibillidad temporal, es decir, si existe, va a estar disponible y al alcance de todos en cualquier momento.

Documentación de procesos en organizaciones

Una documentación estándar, coherente y correlacionadora de actividades, demuestra la eficacia de la planificación, operaciones, control y mejora continua de los procesos de la organización. Sin embargo, muchas veces se consideran una actividad innecesaria en la gestión de procesos, siendo las principales causales: la falta de recurso humano, falta de organización, carencia de datos, aumento en el tiempo de desarrollo, falta de conocimiento histórico y sobre todo falta de proyección, en otras palabras, se considera como simples gastos extras que aumentan los costos y no como practicas que ayudan a la realización de proyectos.

Hoy en día, en grandes organizaciones existe la modalidad, sobre todo en el área informática, de exteriorizar los servicios, es decir contratar pequeñas empresas que se encarguen de la labor informática, sin un mayor control y fiscalización.

Esta modalidad de contratación masiva, desencadenada por toda una revolución de reducción de costos, va provocando perdida en los procedimientos estandarizados y declaración formal de las actividades involucradas en la gestión organizacional. Debido principalmente, a que las organizaciones ya no tienen el control interno de sí mismas, son simplemente clientes que esperan por un producto óptimo, perdiendo el estatus de ente integral e independiente.

Por otra parte, estan presentes las carreras que tienen estas pequeñas empresas por lograr alcanzar los proyectos de las organizaciónes y obviamente se lo ganará la que ofrezca bajos costos de desarrollo. Bajo estas circunstancias se hace lo justo y lo necesario, en el menor tiempo posible y al menor costo, eliminano todo aquello que no sea requerido explícitamente.

Estas empresas, que se pueden considerar como pequeñas áreas independientes dentro de la organización, en muchos casos, proponen el proyecto, elaboran la especificación de requerimientos, se ponen en contacto con el usuario y realizan el proyecto, bajo ciertos márgenes de costos y bajo sus propios parámetros de funcionalidad, lo que trae como consecuencia, que la única acción sobre los proyectos que tiene la organización es sobre su inversion y, más aún, en el caso que la empresa contratistas retirarán sus servicios, inmediatamente provocarían el término de los proyectos que estan realizando, ya que son los únicos que tienen el conocimiento de ellos.

Una de las soluciones a estos problemas, es establecer estándares y parámetros de elaboración de documentación, de manera que sea un reflejo del conjunto de actividades realizadas

...