FORMATO RAE

Título del texto

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Nombres y Apellidos del Autor

Mary Luz López Hernández – Instructora de Archivista, SENA, Regional Antioquia

Año de la publicación

2003

Resumen del texto:

Despacho y Recibo de Documentos

Puedo resumir que es un texto que busca crear conciencia en todas las entidades organizacionales, ya que inicialmente se basa en el articulo 21 del título quinto de la ley general de archivo de Colombia donde señala que estas deberán elaborar programas de gestión de documentos, usando nuevas tecnologías y soportes, en dicha aplicación deberán observarse los principios y los procesos archivísticos, subsiguientemente  a eso define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, efectivo y eficaz  manejo de los documentos, desde su gestación hasta su recepción.

Posteriormente nos revela la normalización para establecer estos programas de gestión documental y motiva a las entidades para que utilicen nuevas tecnologías mediante el uso de mensajes de datos, del comercio electrónico y firmas digitales. Además exige a los archivista  la importancia de la recepción y distribución de los documentos para llevar un idóneo control y de esta manera poder dar a los ciudadanos una pronta respuesta de sus trámites de una forma diligente. También, define las unidades de correspondencia para que las entidades tengan una mejor gestión de sus correspondencia de una manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, a su vez la normalización está orientada a cumplir los siguientes requisitos:

• Clase de correspondencia que maneja la entidad.
• Uso o finalidad
• Requisitos de presentación formal, entre otros.

Y este flujo de correspondencia se dará de dos formas.

1. Manual.
2. Electrónica, mediante programa o software.

Dentro la clasificación de  la las comunicaciones podemos desatar dos: comunicaciones externas: las que se cruzan entre entidades y las que se cruzan entre personas o viceversa. Además estas las comunicaciones internas: son las que se cruzan entre las dependencias de la misma entidad o entre funcionarios. Teniendo todos estos conceptos claros el texto nos define los pasos para el recibo de documentos, los cuales son citados.

• Recepción: Recibir todas las comunicaciones de diferentes canales. Y existen dos tipos la directa (dirigida a la empresa) y la indirecta (según dependencia que va dirigida)
• Clasificación: es la separación de los documentos recibidos, los cuales también tienen su clasificación: Comunicación Oficiales: Corresponden a los documentos legalmente asignados a la empresa (documentos Radicables); Comunicaciones Personales: Documentos de carácter privados que llegan a las entidades y es prohibido su trámite, además están los documentos contables, folletos, revistas, publicaciones, propagandas y todos estos  se conocen con el nombre de documentos  no Radicables.
• Apertura: Abrir el sobre para extraer el documento.
• Revisión: Es la verificación para saber sus anexos y destino.
• Radicación: Ubicar el documento en la dependencia ideal.

En este orden de ideas, el texto también nos ilustra el procedimiento para radicar las comunicaciones oficiales, ya que estas velaran por la transparencia de la actuación administrativa, por lo cual no podrán reservar números de radicación, ni repetidos, ni tachaduras, ni enmendados. Utilizando el Sello Radicador. Una vez radicado el documento se procede al Registro: Que es la fase donde se realizan anotaciones de  los datos más significativo de la comunicación y  por ultimo esta la Distribución o reparto: el cuál es la etapa donde se procede a llevar el documento a la oficina pertinente.

Por último se debe llevar un control sobre los documentos en trámites, distinguir los documentos no radicables, los documentos personales, los cuales no deben abrirse y los documentos contables, ya que tienen un trato especial, por tratarse de información que solo le compete al área adecuada.

Palabras Claves:

Recepción, Distribución, Control, Despacho, Radicación, Software,  Tramite, Documentación, Registro, Reparto, Correspondencia, Documentos Radicables y No Radicables, Revisión, Tecnologías.

Problema que aborda el texto: La problemática que se afronta en el texto es  el incumplimiento que tienen las organizaciones para recibir y despachar documentos, además la poca relevancia que tienen las entidades de aplicar programas de gestión de documentos para tener normalización de los procesos.

Objetivos del texto:

• Concientizar a las organizaciones de la importancia del recibo y despacho de los documentos.
• Que las entidades establezcan programa de gestión documental.
• Conocer los pasos para el recibo de los documentos.
• Diferenciar los documentos de correspondencia.

Hipótesis planteada por el autor:   en el texto el autor plantea que todas las entidades debería normalizar sus procesos de gestión documental de acuerdo a sus necesidades, pudiendo contemplar nuevas tecnologías  cumpliendo con  los requerimientos legales.

Tesis principal del autor: la tesis primordial del texto es contemplada cuando el autor expresa su posición que la recepción y distribución de los documentos son elementos importantes a tener en cuenta por los archivistas para establecer los aspectos a normalizar, ya que se debe tener en cuenta que la producción documental no solo inicia cuando en la misma institución se generan documentos, sino incluso cuando se reciben,  lo que indica un control en la recepción y distribución, y de esta manera poder dar a los ciudadanos respuesta sobre el estado de sus trámites de una manera ágil y diligente.

Argumentos expuestos por el autor: Inicialmente uno de los argumentos más concretos que dispone el autor en este texto es cuando cita el artículo 21 del quinto título de la Ley General de Archivos de Colombia donde señala que las entidades deben elaborar programas de gestión de documentos, subsiguiente existe otro argumento donde trae a exhortación la circular 002 del Archivo General de la Nación, donde advierte la posibilidad de usar nuevas tecnologías de punta para la producción documental. También argumenta donde se debe establecer las unidades de correspondencia para que se gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, distribución y radicación de los documentos, por ultimo argumenta la clasificación de las comunicaciones y las pautas para la administración de las comunicaciones en entidades públicas y privadas.

Conclusiones del texto: partiendo de lo citado en el texto, puedo concluir que el autor intenta crear un grado de conciencia en el recibo y despacho de documentos, que en las entidades se les dé la relevancia que tienen los archivos dentro de una organización, ya sea manual o electrónico y que los archivistas sean los idóneos para cumplir este rol, que se identifiquen las unidades de correspondencia, que se tenga una normalización, que se distinga el tipo de comunicación y sobre todo que se tenga claro cuál es el proceso de recibo de documentos, que su distribución y clasificación de estos sea la idónea además que se discrepe cuando debe ser radicado y cuando se deba omitir para llevar un buen registro y ejecutar una buena distribución o reparto para garantizar que estos documentos lleguen a su destino correcto y así darle una pronto o ágil respuesta.

Bibliografía citada por el autor:  

• Ley General de Archivos de Colombia.
• Circular 002 del Archivo General de la Nación de Colombia.
• Ley 527 de 1999.
• Decreto 2150 de 1995.
• Acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación de Colombia (art. 2,3,5,7,8 y 10)
• Norma Técnica Colombiana. (NTC).
• Plataforma Blackboard,

Nombre y apellidos de quien elaboró este RAE  

Reinaldo Ardila Díaz

Fecha en que se elaboró este RAE

12 de noviembre de 2020

Imagen (mapa conceptual) que resume e interconecta los principales conceptos encontrados en el texto: [pic 1]

Comentarios finales:

Al leer este articulo me doy cuenta la importancia que se le debe dar a todos esos documentos que diariamente se reciben en las organizaciones y no solo eso sino también aquellos que se crean y se despachan, por tal motivo debemos tener claro los procesos de recibo de documentos. Además es algo que legalmente esta argumentado y que las organizaciones deben tomar esto y aplicar nuevas líneas tecnológicas para la creación de un buen proceso de gestión documental.