GESTION DE ARCCHIVO

FUNDACION SIIGO

EDUCACION PARA EL TABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

GESTIÓN DOCUMENTAL

Profesora:

MARTHA LLANOS

GTA GESTION TECNICA DE ARCHIVO S.A.S.

ALEXANDRA DUARTE

PAOLA BUELVAS

ALBEIRO HIGUERA

MARZO DE 2013

INDICE

1. OBJETIVOS

1.1 Objetivos Informa ………………………………………..3

1.2 Objetivo Gestión Técnica de Archivo…………………….3

2. INFORME

2.1 Misión y visión Gestión técnica de Archivo

2.2 Valores corporativos

2.3 Organigrama

2.4 Manual de funciones

2.4Sistema de ordenación

3. Conclusiones

INFORME FINAL GTA GESTIÓN TECNICA DE ARCHIVO

BOGOTÁ D.C. 01 DE MARZO DE 2013

ELABORADO POR: ALEXANDRA DUARTE

PAOLA BUELVAS

ALBEIRO HIGUERA

1. OBJETIVOS INFORME

 Integrar las enseñanzas de cada una de las asignaturas vistas en el segundo trimestre de contabilidad del año en curso.

 Dar a conocer la composición de nuestra compañía por medio de mecanismos escritos.

1.2 OBJETIVOS GESTIÓN TÉCNICA DE ARCHIVO

 Proporcionar el espacio para el archivo no sin antes una tarea previa de organización y depuración de cada escrito, llegando después a un proceso de empaste cumpliendo así con la función de prolongar la vida de cada documento. Nuestro fin es el de proporcionarle a nuestros clientes, no solo un lugar en el cual pueda guardar una parte importante de su empresa como son las evidencias escritas de todo su proceso, sino también facilidades en el momento de buscar un documento y contar con profesionales en el campo que puedan ayudar en cada una de estas tareas ahorrando tiempo y mejorando la calidad de documentación con la que cuenta cada entidad.

2. INFORME

2.1 MISIÓN

Ofrecer a nuestros clientes una solución integral a sus necesidades de gestión documental. Administramos, almacenamos y custodiamos su información de una forma segura a través de nuestro servicio archivístico de calidad.

2.2 VISIÓN

Estar posicionados como empresa líder en el mercado, brindando servicios archivísticos innovadores y de calidad, ser reconocida a nivel nacional como una empresa con responsabilidad social con un gran desarrollo personal y profesional de sus colaboradores.

2.3 VALORES CORPORATIVOS

De acuerdo a nuestra política compromiso y de responsabilidad social

Nuestros valores son:

 RESPONSABILIDAD:

Contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental, con el objetivo de mejorar la en el país.

 EQUIDAD:

Acciones definidas para favorecer condiciones equitativas para el desarrollo laboral de hombres y mujeres.

Contraprestación justa entre la compañía y el cliente.

 CONFIDENCIALIDAD:

Aseguramos la reserva de la gestión y custodia de la información que procesamos.

2.4 ORGANIGRAMA

2.4 MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del Cargo: Gerente General

Albeiro Higuera

Número de Personas En El Cargo: 1

Objetivo:

Representante legal de la empresa, fija las políticas operativas, Administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados por toda la organización en busca del desarrollo propio las metas.

Funciones

• Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.

• Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

• A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

• Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.

• Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción.

• Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional liderada por su gerente.

• Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.

• Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades.

• Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados.

• Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales.

• Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes.

Perfil del Cargo: Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeño de la

Empresa.

Requisitos Requisitos

Experiencia: Mínimo 2 años

Actitudes: Honesto, responsable, respetuoso, tolerante, destreza y agilidad mental

Ambiente: Oficina

Riesgo: Mínimo

Nombre del Cargo: Gerente Administrativo

Paola Buelvas

Número de Personas En El Cargo: 1

Objetivo:

El gerente administrativo tiene varias áreas de trabajo a su cargo, en primer lugar se ocupa de la optimización del proceso administrativo, el manejo de las bodegas y el inventario, y todo el proceso de administración de la organización.

Funciones

• Preparar planes, presupuestos y previsiones de ventas.

• Establecer metas y objetivos.

• Seleccionar y coordinar las estrategias de ventas.

• Calcular la demanda y pronosticar las ventas.

• Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas.

• Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores.

• Delimitar el territorio y rutas, establecer las cuotas de ventas y definir los estándares de desempeño.

• Crear planes de compensación, motivar y guiar las fuerzas de venta y distribución.

• Conducir el análisis de costo de ventas.

• Evaluar el desempeño de la fuerza de ventas y distribución.

• Velar porque todo el procedimiento de ventas, se esté llevando cabo de la forma idónea y que sus representantes sean buenos ciudadanos empresariales.

• Recuperar el crédito.

• Realizar informes de ventas, distribución, competencia y clientes.

• Velar por la capacitación, preparación y motivación del equipo de ventas.

Perfil del Cargo: Dirigir y controlar todas las actividades administrativas.

Requisitos Requisitos

Experiencia: Mínimo 2 años

Actitudes: Honesto, responsable, respetuoso, tolerante, destreza y agilidad mental

Ambiente: Oficina

Riesgo: Mínimo

Nombre del Cargo: Gerente Comercial

Alexandra Duarte

Número de Personas En El Cargo: 1

Objetivo:

Gestión de actividades para hacer llegar al consumidor los bienes y servicios producidos por la empresa.

Funciones

• Planificación y control de estrategias de venta.

• Estudios de mercado.

• Promoción y publicidad del producto y servicios.

• Gestión de ventas y su distribución.

Perfil del Cargo: Busca maximizar el valor para el consumidor, la satisfacción plena de éste con el fin de elevar la rentabilidad de la propia empresa por el incremento de su participación en el mercado.

Requisitos Requisitos

Experiencia: Mínimo 2 años

Actitudes: Honesto, responsable, respetuoso, tolerante, destreza y agilidad mental.

Ambiente: Oficina

Riesgo: Mínimo

Nombre del Cargo: Gerente Financiero

Alejandro Ruiz

Número de Personas En El Cargo: 1

Objetivo:

Administración general de los recursos económicos de la empresa. Para ello tendrá que tomar decisiones de como asignar los recursos

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