Generación de Empresas.

Módulo 5 Análisis de caso 2

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Administración financiera/cuentas por cobrar

En el estudio de caso, “Recaudación de cuentas por cobrar en Blue Chair Creative Services”, Katie, la propietaria, tiene un problema financiero importante con las cuentas por cobrar. Muchos clientes están atrasados en los pagos de trabajos terminados. La empresa ha recibido una propuesta que le permitirá ingresar en un nuevo mercado, pero necesita recaudar fondos para cubrir los costos iniciales del nuevo proyecto. Lea detenidamente la situación hipotética de crisis y responda mediante un plan escrito sobre cómo mejorar las políticas y los procedimientos para las cuentas por cobrar. En una discusión grupal, criticará los planes de sus compañeros de clase.
La situación hipotética incluye detalles sobre el sistema de cuentas por cobrar, así como propuestas con términos de financiamiento de una empresa de factoring. Escoja el mejor método para recaudar las cuentas por cobrar y, a continuación, escriba un plan para implementar las nuevas políticas y procedimientos para percibir los pagos. Analice las siguientes consideraciones:

¿Debería Katie recaudar estas cuentas por cobrar por su cuenta o vendérselas a una empresa de factoring?

Por la situación que se encuentra la empresa y que ya piensa en ingresar a un nuevo mercado la solución a corto plazo que tiene es venderle la cartera a una empresa de Factoring, que es la que se encargara de hacer el cobro del total de la cartera vencida y así Katie se puede concentrar en preparar y ejecutar el nuevo plan de la nueva propuesta de negocio, incluyendo un procedimiento de políticas de crédito y cobranzas, para que no vuelva a tener problemas de falta de pago de sus clientes y no tener que recurrir a una empresa externa para el cobro.

¿Cuánto considera que sea razonable que ella recaude?

Por ser ya una cartera de cobros vencida y la urgencia de recuperar algo de la misma, lo razonable sería que por lo menos pudiera recuperar la mitad del monto, la empresa de Factoring que contrate debería de tener la experiencia suficiente como para recuperar la mayoría de la cartera, y esta, le hará un descuento por el servicio que le preste, este descuento debe de negociarlo antes de firmar el contrato, asi como lo métodos de cobro y todas las políticas que establece un acuerdo de esta índole.

¿Qué políticas, procedimientos y condiciones de crédito podría implementar Katie para mejorar su capacidad para recaudar las cuentas por cobrar y mejorar el capital circulante?

Es muy importante que ella aprenda la lección acerca de no tener un plan bien establecido sobre políticas de crédito y cobro para futuros clientes o para el nuevo negocio al que pretende ingresar y de las consecuencias que esto le ocasiono. Debe de entender que si no tiene las reglas claras desde un principio, podría nuevamente tener una cartera vencida.

Entre las políticas, procedimientos y condiciones de crédito podrían ser:

• Tener un buen departamento de crédito, que conozca e implemente las cinco C para los otorgamientos de los créditos:

• Carácter
• Capacidad
• Capital:
• Colateral
• Condiciones

• Establecer el plazo de cobro con el cliente y los intereses moratorios que se cobraran en caso no pague en la fecha establecida, teniendo como base el periodo de cobro que le hacen los proveedores. Dicho plazo puede ser de 30, 60 o 90 días, dependiendo del cliente y monto.

• Establecer los pasos que implementara en caso el cliente no cancele en su periodo determinado, por ejemplo:

• El Recordatorio
• Exigir respuestas
• Insistir en el pago
• Adoptar medidas decisivas

Cualquier otra consideración que crea que se puede aplicar.

No es posible establecer normas generales de cobranza para todo tipo de clientes sean estos naturales o jurídicos por lo que se recomienda elaborar un reglamento operativo y dinámico de cobranza para cada tipo de negocios que requieran una cobranza efectiva y sobre todo preventiva, que es lo que se espera de un Departamento de Créditos.

El factoring o factoraje es una alternativa de financiamiento que se orienta de preferencia a pequeñas y medianas empresas y consiste en un contrato mediante el cual una empresa traspasa el servicio de cobranza futura de los créditos y facturas existentes a su favor y a cambio obtiene de manera inmediata el dinero a que esas operaciones se refiere, aunque con un descuento.

El Recordatorio
Este primer caso es de carácter preventivo, puesto que se realiza con fechas anteriores a aquellas en que el deudor debe efectuar el pago puesto que su finalidad es prevenir casos de mora en el pago.

La practica común, tanto en organizaciones comerciales que venden si el consumidor como a empresas mayoristas, minoristas o detallistas en general, como los distribuidores y representantes, convienen en enviar al cliente un AVISO DE VENCIMIENTO o un ESTADO DE SITUACIÓN de la cuenta, en la cual figuran detalladamente los distintos montos que registran el total adeudamiento. Tales estados sirven como recordatorios y dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud y conformidad de las deudas que tienen pendientes de cancelar.

Este aviso debe ser moderado e impersonal, dándole al cliente la sensación que no ha sido individualizado, sino que esta recibiendo idéntico trato como a todos los demás clientes que se encuentran en esa situación.

De igual forma, este aviso debe mandarse aún en el caso de que el cliente estuviese al día en sus pagos, por una razón de precaución o para reforzar el control de la cobranza. Se incluye en esta calificación al TALONARIO DE CUPONES, que también es usado frecuentemente por empresas cuya necesidad les permite tener mayor control de sus avisos de vencimiento.

Para clientes no locales este aviso debe ser enviado a tiempo, eligiendo la vía mas rápida y segura. El uso de “Courier” o contratar empresas de mensajería son las mas apropiadas para este servicio.

Uno de los requisitos esenciales de un procedimiento de cobranza es la prontitud con que se entrega o remite el primer aviso, así como conseguir su atención al requerimiento de pago, si estas actitudes captan la intención de deudor, entonces obtendremos una respuesta rápida a nuestro requerimiento.

Pero la técnica mas recomendable para clientes locales, son las llamadas telefónicas porque demandan atención, hace que la persona requerida suspenda sus actividades y permite conseguir respuestas rápidas, además de concluirse con facilidad, establece una relación personal y privada.

Exigir Respuestas
Los deudores que no reaccionan ante el primer aviso deberán ser automáticamente objeto del siguiente paso; al cabo de un determinado número de días (de 3 a 5 días después de la fecha de vencimiento); por medio de cartas de cobranza y llamadas telefónicas mas insistentes, no sólo se recordara al deudor que esta en mora, sino también se le solicitará una respuesta del porque de su tardanza en el pago de su deuda.

El tono seguirá siendo amable y cortés, pero con la salvedad de que ya hubo un primer aviso. De todos modos es lógico suponer que existe algún motivo justificado o injustificado a la falta de pago, como por ejemplo, iliquidez transitoria, llegada tarde de la mercadería pocas perspectivas de ventas, etc.

El objeto principal de esta segunda etapa es provocar alguna reacción del deudor, con el fin de averiguar la demora en el pago y así tratar de dar alguna solución al problema presentado. Se recomienda, en caso de que el cliente sea local, después de enviar el segundo recordatorio, que el cliente sea visitado por el cobrador.

Posteriormente si este no responde a las cartas enviadas, se le hace recordar por medio de diferentes instrumentos de cobranza; que su cuenta se ha vencido y que su requerimiento al cumplimiento de la deuda es urgente.

Insistir en el Pago
Si los anteriores pasos fracasan, la cobranza pasa a una etapa de insistencia o persecución. Este procedimiento busca ejecutar un programa de acciones sucesivas para aplicarse a intervalos regulares según sea que el deudor no responda a los esfuerzos de cobranza. En este caso la actitud será distinta, porque a estas alturas ya puede sospecharse que el cliente tiene mala voluntad o que no tenga intenciones de cancelar la deuda; por lo tanto se justifica una actitud mas drástica en las acciones de cobro; Este paso puede comprender diversos intentos de apersivimiento, severidad y puede insistirse mediante.

- Teléfono.
- Cartas Notariales.
- Vistitas del Jefe de Cobranzas.

Un proceso de confrontación severa por parte del Jefe o Encargado de Cobranzas puede ayudarnos a tener una idea del comportamiento y las actividades del deudor.

Si el crédito fue dado con Fianza o Aval, la persecución se efectúa para ambas partes. Se recomienda que el resultado de estas acciones sean comunicada a al Gerencia para prever las acciones correspondientes.

Adoptar Medidas Decisivas
En el caso de fracasar los anteriores pasos, se debe tomar una medida decisiva o drástica. (vencidos los diez días después de la ultima notificación por escrito). En el interin de tiempo es recomendable que se haga un ultimo análisis de la situación del cliente antes de tomar decisiones drásticas.

Los deudores que no responden satisfactoriamente a la presión de las gestiones antes detalladas, pueden ser clasificados en dos grupos:

• Primer grupo
Se hallan incluidos aquellos deudores que están dispuestos a pagar, pero que se encuentran imposibilitados de hacerlo a corto plazo, (iliquidez transitoria). En este caso es recomendable prestarles asistencia, permitiéndoles pagos parciales y prórrogas incluida una reprogramación de su deuda si el caso lo amerita.

• Segundo grupo
Se hallan aquellos deudores que estando en condiciones de pagar no lo hacen o se resisten ha hacerlo. En este caso la empresa puede tomar la decisión de pasar la deuda a un abogado especialista, un gestor de cobranza o al asesor legal si la empresa lo tuviera. Las acciones inmediatas serán sobre la cobranza judicial o extrajudicial (Cobranza Judicial).

Si existiera un contrato que lo permita, como ocurre en las ventas a plazos (con retención de propiedad), quizás convengan ejecutar el cobro mediante embargo preventivo o entrega de los bienes según cláusulas establecidas.

No es posible establecer normas generales de cobranza para todo tipo de clientes sean estos naturales o jurídicos por lo que se recomienda elaborar un reglamento operativo y dinámico de cobranza para cada tipo de negocios que requieran una cobranza efectiva y sobre todo preventiva, tal como lo señalamos en el punto anterior.

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