Gerencia Financiera

Trabajo Colaborativo (Módulo 2)

La Naturaleza de los Sistemas de Información.

Objetivo:

• Módulo 2: LOS RECURSOS DE LA INFORMATICA EN BENEFICIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Lea detenidamente el material de referencia. Puede apoyarse en información de Internet

• Realice una investigación sobre los siguientes sistemas de información:

ERP (Enterprise Resource Planning) o Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales

• CRM (Customer Relationship Management) o Sistemas de Administración de la relación con los Clientes.

El contenido o material de referencia debe tener la cantidad de páginas que usted considere necesarias para desarrollar la investigación.

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Introducción

Para comprender mejor este proyecto, definiremos primero lo que es un sistema en informática: Un sistema informático como todo sistema, es el conjunto de partes interrelacionadas, hardware, software y de recurso humano que permite almacenar y procesar información.

En este proyecto desarrollaremos dos temas de mucho interés, que son los

Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales o ERP por sus siglas en inglés que significa “Enterprise Resource Planning” y los Sistemas de Administración de la Relación con los Clientes, CRM por sus siglas en inglés que significa “Customer Relationship Management”.

Para darnos un pantallazo, los sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP) automatizan y optimizan las operaciones de negocio al integrar toda o la mayoría de la información y procesos de una organización en una solución unificada para maximizar el crecimiento rentable mientras que los sistemas de administración de la relación con los clientes (CRM) han permitido a las organizaciones mantener y atraer a los clientes, ya que a través de ellos se pueden conocer las diferentes actividades de negocios como las automatizaciones de las fuerza de ventas, administración de relaciones con los socios, almacenamiento de datos en grandes proporciones, ventas, índices de respuestas y tendencias del mercado y sobre todo la optimización de los procesos.

Sistema de Planificación de Recursos Empresariales:

Un ERP es una solución que permite a las compañías centralizar e integrar los procesos y captura de información de áreas como finanzas, ventas, compras, distribución y logística, planeación y producción, gestión de proyectos y recursos humanos, de tal manera en que automatizan las actividades asociadas a aspectos operativos y productivos, para que las organizaciones operen de manera óptima bajo un sistema estandarizado y cuenten con información confiable.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.

La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la planificación de recursos de manufactura (MRPII) y seguido de la planificación de requerimientos de material (MRP); sin embargo los ERP han evolucionado hacia modelos de subscripción por el uso del servicio (SaaS, cloud computing)

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico, administración electrónica, telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos (SRM).

Los ERP funcionaban ampliamente en las empresas. Entre sus módulos más comunes se encuentran el de manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir un sistema de administración de recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administración estratégica.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

• Optimización de los procesos empresariales.

• Acceso a la información.

• Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

• Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resume en la resolución de los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor control contable, inmovilizado, conciliación bancaria, liquidación de impuestos, etc.

Características de un ERP:

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

Integrales: porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

Adaptables: Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras características destacables de los sistemas ERP son:

- Base de datos centralizada.

- Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.

- En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos

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