Gestion ODO

Nombre Completo

VICTORIA PATRICIA MARAMBIO FARIÑA

Asignatura Central

GESTIÓN FINANCIERA

Fecha de entrega

5 de Diciembre 2014.-

1. NOMBRE DEL PROYECTO : (debe ser identificativo y debe definir claramente las características o variables del estudio)

FEDERACIÓN DE TIRO AL VUELO DE CHILE

PROCEDIMIENTOS FINANCIERO-ECONÓMICO

MINIMIZACIÓN DE PROBABILILDAD DE RIESGOS

1. INTRODUCCIÓN (DEFINICIÓN DEL PROBLEMA  Y ORIENTACIÓN DEL PROYECTO FINAL)

En la actualidad, la Federación de Tiro al Vuelo de Chile carece de procedimientos para la gestión de sus recursos financieros y económicos, lo que maximiza el riesgo institucional, que conlleva el no poder cumplir con sus compromisos de rendiciones de cuentas y en consecuencia no poder acceder a recursos asignados para el desarrollo de sus actividades y planes federativos.

El presente estudio busca desarrollar un completo manual de procedimientos, que describa los procesos mediante los cuales se garantice el uso eficaz y eficiente de los recursos, garantizando el orden, control y cumplimiento de las normas establecidas por los entes reguladores, para así desde el punto de vista financiero ser capaces de generar el ambiente de control para la correcta ejecución de los planes y programas que forman parte del proyecto general federativo. Una buena gestión económica contribuye además, a la perpetuación y sustentabilidad en el tiempo de la organización.

La recopilación de información ha sido realizada verbalmente en reuniones con el Directorio de la organización, deportistas, personal remunerado y desde la propia experiencia de quince años de trabajo para distintas administraciones de la Federación de Tiro al Vuelo de Chile.

3. ANTECEDENTES  DE LA ORGANIZACIÓN

La Federación de Tiro al Vuelo de Chile, es una organización privada sin fines de lucro que tiene como finalidad la representación y promoción del Tiro al Vuelo en el territorio nacional, es una organización reconocida por el Comité Olímpico de Chile y la Federación Internacional de Tiro ISSF, certificada por el Instituto Nacional de Deportes como una organización habilitada para la recepción de fondos públicos.

Esta organización ha demostrado a lo largo del tiempo, ser capaz de generar deportistas que entregan logros para el país, además de contar con una base de cultores con importantes posibilidades de desarrollo en el mediano plazo (proyección de medallas en los próximos Juegos Olímpicos de Rio de Janeiro 2016), lo que ha generado expectativas tanto del público general, los medios de comunicación, como de las autoridades gubernamentales. Estas condiciones han repercutido en que el tiro al vuelo sea un deporte priorizado desde el punto de vista económico, lo que ha generado un aumento paulatino a lo largo del tiempo de los aportes de recursos fiscales que administra la organización.

La administración actual de la Federación está a cargo de un Comité Ejecutivo compuesto por siete personas, los cuales ha demostrado ser un Directorio alineado con sus objetivos y han declarado valores y principios organizacionales basados en el Respeto, Compromiso, Honestidad, Transparencia y Responsabilidad. No obstante el tener residencia lugares muy dispersos en el territorio nacional, repercute en su baja participación presencial en el trabajo federativo.

La gestión del Recurso Humano, no se ha adaptado al contexto actual, ya que en los últimos 10 años, se ha mantenido la misma estructura organizacional con el mismo personal. Se hace necesario crear nuevos cargos para asumir funciones específicas, capacitar al recurso humano existente, además de crear manuales de procedimientos y descripciones de cargos para delimitar las funciones y responsabilidades de cada uno de los empleados de la Federación.

El crecimiento sostenido de la organización, tanto de la asignación de recursos, como su categorización ante las autoridades, así como el aumento en la complejidad de las tareas, por  tener que cumplir con mayores requisitos en la administración de recursos, entre otras, nos lleva a un punto de inflexión, en que se hace necesario que la Federación de Tiro al Vuelo de Chile adapte su estructura y establezca procedimientos escritos, para hacer frente a los nuevos desafíos que se nos presentan en la actualidad.

VISIÓN

Ser una organización deportiva que represente y promueva el deporte del Tiro al Vuelo Olímpico Nacional y sea reconocida como parte fundamental del proceso de desarrollo de los deportistas, posicionándolos en un alto nivel competitivo, que junto con su calidad humana y espíritu deportivo, representen al país en las más importantes Competencias Internacionales.

MISIÓN

Organizar, dirigir, regular, controlar según las normas internacionales y nacionales el desarrollo del Tiro al Vuelo en el país, y apoyar a las Asociaciones económica y técnicamente en el proceso de preparación de los deportistas para lograr el alto nivel competitivo, con el fin de alcanzar logros deportivos para el país y que se reflejen en medallas.

4. Identificación  y  Análisis del Problema

4.1 CAUSAS DEL PROBLEMA:

Inexistencia del proceso financiero-contable.

Falta de un proceso de autorización de compras.

4.2 ASPECTOS DEL PROBLEMA:

a)  Gobernanza del Directorio:

La Gobernanza supone una clara separación entre el Comité Ejecutivo y el personal remunerado de la organización. El hecho de que la Federación de Tiro al Vuelo no cuente con procedimientos establecidos obliga muchas veces a que el Directorio se vea involucrado en la toma de decisiones frente a situaciones cotidianas, restando tiempo al trabajo de dirección de la organización. Además dificulta el control de los procesos, ya que al no existir pautas respecto del cómo se deben desarrollar las tareas, las evaluaciones resultan ser subjetivas, a su vez incide en que los procesos sean muchas veces eficaces, pero no eficientes.

b)  Recurso Humano:

El no contar con políticas, procesos claros y documentados, repercute en que haya poca fluidez en las decisiones que deben tomarse en plazos y formas determinadas, expone a la organización a que el personal remunerado tenga una mayor probabilidad de cometer errores involuntarios, si la organización trabajara en base a procedimientos tendría una mayor fluidez y estabilidad frente a situaciones contingentes y rutinarias. Junto con ello el personal tendría mayor respaldo en sus actuaciones.

c)  Deportiva:

El personal técnico y los deportistas participan de los procesos económicos en el financiamiento de sus actividades, el no tener procedimientos establecidos dificulta el proceso documentación de los gastos que les corresponde ejecutar a cada uno de ellos.

d)  Aspectos externos:

Los stakeholders no se ven atraídos a la organización si no existe una buena gestión económica establecida formalmente.

1. COMO SE MANIFIESTA:

1. Al no existir los procesos de verificación entre los items autorizados y las compras, se realizan gastos no están contemplados en los proyectos.
2. Se dificulta el cumplimiento de los plazos de rendiciones de cuentas.
3. Comprobantes de Egresos e Ingresos incompletos.
4. Facturas sin timbre de cancelación.
5. Demora en la firma de las planillas de viáticos.
6. Fichas anexas de proyectos fiscales sin actualización.
7. Información contable no actualizada (contador externo).

1. CONSECUENCIAS:

1. Rechazos en rendiciones de cuentas fondos fiscales, por incumplimientos de normativas.
2. Bloqueos de fondos.
3. Gastos innecesarios en los recursos propios.
4. Procesos de toma de decisiones, se ve perjudicado por no contar con toda la información necesaria.
5. Daño en la imagen organizacional.

4.5 QUIENES PERCIBEN EL PROBLEMA:

Esta situación es percibida por el Directorio y  personal administrativo de la organización, los cuales se ven enfrentados a constantes dificultades para poder dar cumplimiento a las normativas vigentes respecto a plazos y procedimientos de rendiciones de cuentas.

1. POR QUE SE PERCIBE COMO PROBLEMA:

La inexistencia procedimientos incrementa la vulnerabilidad de la organización, ya que en la actualidad la gestión económica es informal, se trabaja bajo la premisa del resolver la rutina diaria y de la confianza entregada a los distintos actores que participan en los proceso, lo que no garantiza en absoluto resultados exitosos.

1. INDICADORES Y PARAMETROS:

Se recopilaron antecedentes del año 2013, respecto de problemas más recurrentes e importantes en la gestión económico financiera de la Federación de Tiro al Vuelo de Chile.