Guía para el auto diagnostico

Índice

1.        PREPARACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

Objetivos

Iniciar el proyecto en las mejores condiciones posibles.

Resultados

Un equipo y un plan de trabajo detallado, con indicación de responsabilidades y plazos.

1. Consiga el apoyo de la Dirección.

Esto puede ser la más difícil de las tareas del diagnóstico.  En una organización típica, la Dirección proclama su compromiso con la excelencia y todas esas palabras que usan los consultores. Intente hacer todo eso en un mercado súper-competitivo, con la competencia pisándole los talones y peleando para cumplir los objetivos del trimestre: lo cierto es que la Dirección de las empresas está hipnotizada con los problemas del día a día.

Existen dos vías de romper la resistencia de la Dirección: (1) Hacer nuestra iniciativa de mejora tácticamente atractiva – con resultados tangibles a corto plazo y (2) Comenzar por abajo, a pequeña escala, para ir construyendo paso a paso una iniciativa de mejora a largo.  El argumento de “Ellos lo han hecho, y les ha ido muy bien”, también funciona a veces.

Con respecto de (1), algunas estrategias que funcionan son: buscar aliados entre los clientes o en el departamento de marketing; vincular nuestra iniciativa a alguna otra iniciativa existente (por ejemplo, una reingeniería de procesos o cualquier cosa de esas).

1. Seleccione, si no lo ha hecho ya, un responsable para la actuación.

Asegúrese de que sea alguien que conozca bien la empresa y la tecnología disponible, pero sobre todo que sea una persona hábil en las relaciones interpersonales y con credibilidad en la organización, tolerancia a la incertidumbre y capaz de resistir con una sonrisa cualquier presión.

1. Defina los objetivos del diagnóstico

Con el diagnóstico pretendemos reunir información sobre nuestra tecnología y sobre cómo gestionamos nuestro patrimonio tecnológico para diferenciarnos y conseguir ventajas competitivas, para poner en marcha iniciativas de mejora.  Dicho esto, los objetivos del diagnóstico deben definirse también en términos de coste y plazo, y describirse de forma clara y precisa.

1. Defina el alcance del diagnóstico

Puede ser conveniente, sobre todo cuando se trata de asuntos tan complejos como este, limitar el alcance del diagnóstico a una línea de productos, a un departamento o localización concretas.

Decida hasta dónde quiere llegar y qué aspectos interesan más, si los puramente tecnológicos, los estratégicos o los de gestión.  En cada caso el enfoque será distinto y eso determinará a qué datos se presenta más atención y dónde se concentrarán los recursos.  Como en el caso anterior, es importante definir de forma clara y precisa el alcance de la actuación.

1. Seleccione el equipo

No pretenda que una persona sola realice todo el trabajo; sencillamente no es posible garantizar el mínimo de calidad requerido al análisis.  Seleccione de cinco a seis personas que participen en la realización del diagnóstico a ser posible de forma voluntaria.  Puesto que gran parte de la información manejada tendrá una importante carga subjetiva, la existencia de distintos puntos de vista es fundamental para enriquecer el diagnóstico.  Busque personas dialogantes y con ganas de hacer el trabajo.  Intente conseguir alguien de Recursos Humanos y alguien de Control de Gestión además del personal técnico.  Les hará falta.

Será conveniente que defina en el grupo una serie de roles: al menos un coordinador y un secretario.

1. Proporcione (in)formación al equipo

Deberá informar al equipo sobre los objetivos del diagnóstico, su alcance, las limitaciones de coste y plazo, la metodología y los medios que se van a emplear.

1. Prepare un plan de trabajo

Aquí tiene algunos consejos para la preparación del plan de trabajo:

• Recuerde que lo que se planifica son actividades, no resultados.
• Agrupe las tareas similares en el tiempo: por ejemplo, dedique una semana a la realización de entrevistas.
• Aproveche bien los recursos: muchas tareas pueden ser realizadas simultáneamente por distintas personas del equipo.
• Utilice un Diagrama de Gantt para representar gráficamente y comunicar el plan de trabajo al resto de la organización.

1. Comunique la actuación al resto de la organización

La participación de los demás es necesaria para poder llevar a cabo el trabajo.   Deben por lo tanto ser informados con antelación suficiente de lo que se va a hacer, los motivos por los que se hace, qué se espera conseguir, qué se espera de ellos y cuándo.

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