IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS ¿PORQUE SON IMPORTANTES LOS ARCHIVOS?

SENA

MARIBEL CAMARGO RONDON

GESTION DOCUMENTAL

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

¿PORQUE SON IMPORTANTES LOS ARCHIVOS?

Todas las empresas deben manejar algún tipo de documento, cuando se compra, cuando se vende o cuando se realiza algún tipo de transacción. Todos esos documentos recopilados generan un archivo, pero como son innumerables los documentos que se generan no los podemos guardar en una carpeta y dejarlos así, porque cuando vamos a  buscar un tipo de información no podemos empezar a revisar hoja por hoja o documento por documento a ver dónde la encontramos, por eso es que debemos archivarlos y ¿qué es archivarlos? Es guardarlos de manera ordenada y organizada en unas carpetas o folios.

Indica la historia que los documentos existen y está ligada directamente con las primeras formas de comunicación entre los pueblos para dar a conocer quiénes eran los gobernantes de cada país y como estaba conformado el país, en las antiguas civilizaciones utilizaban piedras, papiros, telas, madera.

Un concepto de archivo es el conjunto de documentos de tipo interno y externo de una empresa, teniendo en cuenta su fecha forma y soporte para su organización.

Los archivos son importantes porque es el resumen y la información de cada una de las transacciones que realiza la empresa

CLASES DE ARCHIVO

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo es decir, archivo de gestión, central o histórico.

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN ∙

Archivo centralizado, archivo descentralizado, Archivo descentralizado con control descentralizado, archivo descentralizado con control centralizado.

SEGÚN SU USO

Archivo activo, archivo semiactivo, archivo inactivo.

SEGÚN SU NATURALEZA:

 Archivo público, archivo privado de interés público, archivo privado

SEGÚN SU CICLO VITAL

Archivo de gestión, archivo central, archivo histórico

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver directamente con la organización de los archivos, las ventajas, Son características de los documentos que componen un archivo Documental. Simples, sencilla, Funcionales, Exactos, Técnicos.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA: la más importante y que desencadena  la secuencia es el orden  para ejercer el control de los documentos, la responsabilidad es la dedicación y mantener actualizado el archivo, si el archivo es de bajo flujo se puede establecer un día  a la semana para la organización del archivo , si el flujo es alto se debe disponer diariamente de un tiempo prudencial para su organización, si está organizado se puede determinar que la siguiente es la  Prontitud que cuando se solicite esté listo inmediatamente, la cordialidad para que cuando nos soliciten el archivo sea de manera eficiente y eficaz la entrega, el sigilo el archivo es donde reposa toda la información de la empresa y se debe guardar de manera confidencial. La concentración tiene que ver con la organización para evitar posibles errores.

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