INVESTIGACION GESTION ESTRATEGICA

HERRAMIENTAS DE CONTROL DE LA GESTIÓN

Para cumplir sus tareas, la función de control dispone de varias herramientas, que vamos a describir a continuación, ordenándolos según las dos principales modalidades de control que se practican: el control presupuestario y el control no presupuestario .

1. EL CONTROL PRESUPUESTARIO

Todo presupuesto es, a la vez, un instrumento de control y de planificación. Un presupuesto es un conjunto de resultados esperados, expresados en términos numéricos. Los presupuestos son herramientas de gestión, que además de servir como instrumentos de la planificación (de la que son la expresión final) y de control, también sirven para descentralizar la toma de decisiones puntuales y para definir las responsabilidades emergentes, desde el momento en que asignan a cada unidad operativa los resultados que debe alcanzar y los recursos que necesita para ello.

Hay una gran cantidad de tipos de presupuestos, a partir de la división básica entre presupuestos monetarios (que se expresan en dinero y reflejan las previsiones de ingresos y gastos) y los presupuestos no monetarios (que se expresan en otras unidades, como tiempo, espacio, cantidad de productos, de clientes, etc.):

EL CONTROL NO PRESUPUESTARIO

Una parte del control se lleva a cabo sin usar presupuestos como herramientas, aunque siempre como controles complementarios de los anteriores. Las principales formas de control no presupuestario son:

• La información estadística: Relacionada con estándares y referida a los objetivos de la empresa, la información estadística, generalmente presentada mediante gráficos, permite predecir tendencias en función de la extrapolación de datos históricos.

• Informes y análisis especiales: Los análisis particulares de actividades o situaciones bien delimitadas suelen permitir la detección de oportunidades de ahorro o mejoras, que pasan inadvertidos en análisis más genéricos.

• La auditoría interna: Se trata de análisis sistemáticos de las diversas actividades, realizados por el personal staff de la organización.

• La observación personal: Es la supervisión directa, por observación in situ y comunicación interpersonal con los empleados, actividad que los directivos deben realizar, aparte del análisis de los datos y los gráficos.

• Las encuestas de satisfacción: Las que se dirigen a clientes o usuarios permiten medir la satisfacción real, nen lugar de la simple “no formulación” de reclamos; las que se dirigen a los empleados permiten medir el ambiente laboral y la motivación del personal en su trabajo.

• La evaluación del desempeño: Es una técnica de control de los trabajadores en cuanto a su desempeño a lo largo del tiempo, que a la vez permite establecer metas de superación y dar ocasión a explicaciones pertinentes.

EJEMPLO DE CONTROL PRESUPUESTARIO

PROGRAMA DE PRODUCCIÓN

COCINERO DE PRODUCCIÓN DE BEBIDA

CONCEPTO TOTAL DESCRIPCIÓN

HORAS EFECTIVAS DE TRABAJO 8 11AM-3PM/5-9PM

DÍAS DE LABOR 6 MARTES A DOMINGO

NÚMERO DE TRABAJADORES DE PRODUCCIÓN 1

CANTIDAD DE BEBIDA PRODUCIDA POR DÍA 10 LTS

CANTIDAD DE BEBIDAS NETAS 60

CANTIDAD DE BEBIDA POR VASO 166 ML

EQUIVALENCIA (166*60)=9960 ML

COCINERO DE PRODUCCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO

CONCEPTO TOTAL DESCRIPCIÓN

HORAS EFECTIVAS DE TRABAJO 8 12-4/6-10PM

DÍAS DE LABOR 6 MARTES A DOMINGO

NÚMERO DE TRABAJADORES DE PRODUCTO TERMINADO 1

CANTIDAD DE BEBIDAS TERMINADAS POR DÍA 50

EJEMPLO DE CONTROL NO PRESUPUESTADO

De acuerdo a los resultados, la aceptación de un producto a base de leche es alta ya que este producto es básico en la alimentación y generalmente es consumido exceptuando a las personas que son intolerantes a la lactosa o simplemente no les gusta este tipo de productos.

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

El concepto de Cuadro de Mando Integral – CMI (Balanced Scorecard – BSC) fue presentado en el número de enero/febrero de 1992 de la revista Harvard Business Review, con base en un trabajo realizado para una empresa de semiconductores. Sus autores, Robert Kaplan y David Norton, plantean que el CMI es un sistema de administración o sistema administrativo (management system), que va más allá de la perspectiva financiera con la que los gerentes acostumbran evaluar la marcha de una empresa.

BALANCED SCORECARD

Balanced Scorecard es la principal herramienta metodológica que traduce la estrategia en un conjunto de medidas de la actuación, las cuales proporcionan la estructura necesaria para un sistema de gestión y medición.

Beneficios

• Alineación de los empleados hacia la visión de la empresa.

• Comunicación hacia todo el personal de los objetivos y su cumplimiento.

• Redefinición de la estrategia en base a resultados.

• Traducción de la visión y estrategias en acción.

• Favorece en el presente la creación de valor futuro.

• Integración de información de diversas áreas de negocio.

• Capacidad de análisis.

• Mejoría en los indicadores financieros.

•Desarrollo laboral de los promotores del proyecto.

Puede entenderse al BSC como una herramienta o metodología, lo importante es que convierte la visión en acción mediante un conjunto coherente de indicadores agrupados en 4 categorías de negocio.

Las 4 categorías de negocio son: Financieras, Clientes, Procesos Internos y Formación y Crecimiento. BSC sugiere que estas perspectivas abarcan todos los procesos necesarios para el correcto funcionamiento de una empresa y deben ser considerados en la definición de los indicadores. De acuerdo a las características propias de cada negocio pueden existir incluso más, pero difícilmente habrá menos de las mencionadas.

El equilibrio entre los indicadores es lo que da nombre a la metodología, pues se presenta un balance entre los externos relacionados con accionistas y clientes, y los internos de los procesos, capacitación, innovación y crecimiento; también existe un equilibrio entre indicadores de resultados, los cuales ven los esfuerzos (principalmente económicos) pasados e indicadores que impulsan la acción futura (capacitación, innovación, aprendizaje, etc.).

El BSC permite tener el control del estado de salud corporativa y la forma cómo se están encaminando las acciones para alcanzar

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