Instrumento Notarial

I. EL INSTRUMENTO NOTARIAL

La palabra instrumento deviene del vocablo latino Instruere que significa enseñar, instruir, o educar, se refiere a todo aquel elemento que sirve para fijar o enseñar, o especificar las circunstancias en que ocurrió un acontecimiento.

El instrumento notarial lo constituyen el acta y la escritura pública. Es conveniente analizar los elementos que el notario necesita para su confección. Unos son esenciales como el protocolo, apéndice, índice, sello y notaría; y otros secundarios como oficina, archivo, guía y rotulo.

ELEMENTOS ESENCIALES

A) PROTOCOLO

El Protocolo surge de la necesidad de los hombres de conservar, custodiar y darle publicidad en forma segura, ordenada y perpetua a los documentos autorizados por los notarios; es de esta manera que los hombres idearon que, al emitirse la voluntad, se hiciera entre solemnidades y quedara grabada gráficamente sobre un objeto material impregnado de la voluntad creadora. A esa primera fuente de la génesis del acto jurídico la llamaron Protocolo.

La fé pública notarial esencialmente es documental y nunca verbal, por esta razón las actas y escrituras públicas sólo pueden autorizarse en el protocolo y de ellas pueden expedirse copias, testimonios y certificaciones.

Etimológicamente, de acuerdo con el “Diccionario de la Lengua Española”, el término protocolo está compuesto por dos palabras de origen griego prontos primero y colao pegar. Según el diccionario de legislación de Joaquín Escriche “…Entre los romanos protocolum era lo que estaba escrito a la cabeza del papel de donde solía ponerse el tiempo de su fabricación”.

La Ley del Notariado para el Estado de Michoacán de Ocampo establece en su artículo 34:

“El protocolo está constituido por los libros en los cuales el notario debe asentar las escrituras públicas, las actas notariales y los anexos del apéndice que contengan los actos y hechos jurídicos sometidos a su autorización. Llevará el protocolo en uno o varios libros, según el movimiento de los asuntos de su notaría; deberá usarlos por el orden riguroso de numeración de las escrituras públicas, pasando de un libro a otro en cada acta, para lo cual serán numerados del uno en adelante”.

El notario podrá optar libremente por el número de libros que considere conveniente, sin pasar de seis en forma simultánea.

Los libros en blanco del protocolo serán adquiridos y pagados por el notario interesado. Estos libros encuadernados y empastados, constarán de trescientas páginas numeradas. La primera página útil contendrá una razón asentada por la Secretaría General de Gobierno, en que conste: lugar y fecha; número que corresponda al volumen, según los vaya recibiendo el notario durante su ejercicio; número de páginas útiles; número de la notaría, nombre y apellidos del notario; lugar de residencia y la expresión de que el libro debe utilizarlo únicamente el notario o quien lo sustituya legalmente en sus funciones.

Al final de la última página útil del libro, se asentará una razón análoga, sellada y suscrita por el Director del Registro Público de la Propiedad y Archivo General de Notarías.

Las hojas del protocolo medirán treinta y cinco centímetros de largo por veinticuatro de ancho, en su parte utilizable. Al escribirse en ellas el instrumento notarial, se les dejará en blanco una cuarta parte a la izquierda, separada por medio de una línea de tinta roja, parte en la que se pondrán las razones y anotaciones que legalmente puedan constar.

Por el lado contrario del doblez del libro o su orilla, para proteger lo escrito, se dejará siempre en blanco una faja de un centímetro de ancho.

Los protocolos se inscribirán en forma manuscrita, en máquina o por medio de cualquier otro sistema, cuidando en todo caso que la impresión sea legible e indeleble.

Por ningún motivo podrán sacarse de la notaría los libros del protocolo, ya sea que se encuentren en uso o ya concluidos, si no es por el mismo notario y sólo en los casos determinados por la Ley y para recoger firmas a las partes, dentro de la circunscripción del notario, cuando éstas estén impedidas para asistir a la notaría. Si alguna autoridad con facultades legales ordena la vista de aquéllos, el acto se efectuará en la misma oficina del notario y siempre en presencia de éste.

B) APÉNDICE

Por cada uno de los libros el notario deberá llevar un apéndice, el cual está descrito en el artículo 48 de la Ley del Notariado para el Estado de Michoacán de Ocampo:

El notario llevará una carpeta para cada uno de los libros del protocolo, en donde irá depositando los documentos que se refieran a las escrituras. El contenido de estas carpetas se llama "apéndice", el cual se considera como parte integrante

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