Las cuentas por cobrar

RESUMEN.

Introducción.

Las cuentas por cobrar son recursos económicos de una organización que generan un beneficio en el futuro. Las principales son:

RELACIÓN DE CLIENTES CON EL CICLO DE VENTAS Y COBRO.

La importancia de las ventas a crédito radica en que, si no se conceden, disminuye en gran proporción el nivel de ventas. Lo más relevante es administrar los cobros para evitar quedarse sin efectivo disponible.

CONTROL CONTABLE DE CLIENTES.

Para proporcionar esta información se cuenta con un registro individual para cada cliente. Estos registros de las cuentas auxiliares de clientes se clasifican en orden alfabético en un mayor llamado mayor auxiliar de cuentas por cobrar o mayor auxiliar de clientes. La cuenta del mayor general, clientes, se conoce como cuenta de control.

RELACION DE CLIENTES.

Si se ha realizado el registro de los asientos de diario y del mayor, el total de los saldos deudores de las cuentas de clientes del mayor, debe ser igual al saldo de la cuenta de control clientes del mayor general. Cada mes se debe preparar una relación de clientes. debe coincidir con el saldo de la cuenta de control clientes.

REGISTRO DE CLIENTES.

Cuando se recibes el pedido de un cliente, la venta tiene que ser aprobada por el departamento de crédito. Después de aprobada y cuando se ha enviado la mercancía, se prepara una factura de venta. Cuando el cliente devuelve la mercancía, se acredita a clientes.

Cuando se recibe el pago en el periodo de descuento, se acredita a clientes y se hace un cargo de bancos y a descuento sobre ventas.

PRESENTACIÓN EN EL ESTADO DE SITUACION FINANCIERA.

Clientes sólo se usa cuando se trata de importes adeudados por clientes, se clasifican como un activo circulante. Las partidas por cobrar a largo plazo, que no se cobraran en el transcurso de un año, se muestran en la sección “Otros activos del estado de situación financiera”.

CUENTAS INCOBRABLES.

Es normal que se tengan algunos clientes que no paguen sus cuentas. Se conocen como incobrables y se clasifican en el rubro de gastos por cuentas incobrables, en la sección de gastos generales/gastos de venta del estado de resultados. El monto de estas cunetas varía de acuerdo con las políticas generales de crédito de la compañía. Al terminar el periodo se estima el importe de las cuentas incobrables.

El importe del estado de situación financiera se ajusta utilizando la cuenta “estimación de cuentas incobrables, de naturaleza acreedora”, presentada después de la cuenta de clientes. Esto es necesario para cumplir con el postulado básico de asociación de costos y gastos con ingresos y lograr incluir todos los gastos en el periodo correspondiente.

AJUSTES CON CUENTAS INCOBRABLES.

Es difícil determinar los clientes que no pagarán, si se desea que el importe que aparezca en el estado de situación financiera sea el correcto es necesario estimar las cuentas que con el tiempo serán incobrables.

CANCELACIÓN DE LA CUENTA DE CLIENTES.

Cuando la cuenta de un cliente se convierte en incobrable debe eliminarse de los registros contables. Se hace un cargo a la estimación de cuentas incobrables y se abona a clientes, siempre y cuando se haya realizado previamente la estimación.

REAPERTURA DE CUENTA DE CLIENTES.

Si puede cobrarse una cuenta que se había cancelado por incobrable, en forma total o parcial, cuando se recibe el pago, se debe invertir el asiento de cancelación y se lleva la cuenta a los registros para hacer asientos en la cuenta del cliente. Los libros mostrarán que la cuenta fue cancelada y recuperada más tarde.

DOCUMENTOS POR COBRAR.

Al obtener un préstamo, en general se requiere que el prestatario pague ciertos honorarios, llamados intereses, por el uso del dinero. Cuando se recibe el dinero, se firma una promesa por escrito de que se pagará en una fecha futura el monto del préstamo más los intereses. Esta promesa por escrito firmada por el prestatario se llama pagaré.

Casi siempre los documentos que se reciben de clientes o los que se entregan a proveedores son pagarés. El interés que se recibe de un cliente cuando efectúa el pago del documento, se acredita a ingreso por interés. Por su parte, el interés pagado sobre un documento dado

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