MANUAL PARA SISTEMA ADMINISTATIVO EMPRESARIAL SAE

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Generalidades de Aspel SAE

Módulos Operativos Generales:

1. Módulo de clientes: dentro de este módulo se crean lo clientes, de los cuales quedan registros históricos de ventas y pagos de los clientes y el saldo que este posea en este módulo podemos generar los reportes de cuentas por cobrar, una antigüedad de saldos de clientes así como también  aquellos pagos vencidos que tengan los clientes, el buen uso de este módulo nos permitiría tener reportes certeros optimizando el trabajo en las sucursales, esto implica llenar todos los campos que nos permita generar los reportes.
2. Módulo de Facturación: En este módulo es donde se realizan las cotizaciones, pedidos y facturas, las cual alimenta en el módulo de clientes automáticamente, en este módulo se lleva el control de las facturas emitidas y cancelada (anuladas).
3. Inventarios: es la base donde se registra las existencias de los ítems a facturar el costo que tiene el ítem y el precio público, aunque este módulo solo es para el personal administrativo y los encargados de laboratorio, (es primordial que conozcan todo el funcionamiento), en el caso del personal de ventas este módulo solo sirve para consultar precios y existencias al día.
4. Proveedores: en este módulo quedan registrados los proveedores a los cuales se les realizan comprar de insumos o reparaciones.
5. Compras: en este módulo quedan registradas las compras de productos que aumenta las existencias de los inventarios, este lo utiliza exclusivamente el personal de laboratorio encargado de registrar las compras.

Módulos Operativos para el Personal de Ventas:

1. Clientes
2. Facturación

El conocimiento del funcionamiento de cada módulo es primordial ya que todos están enlazados y todos son dependientes

Creación de Clientes

1. Primer paso: Datos Generales

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Los datos  LLos datos generales del cliente son importantes porque algunos de estos campos se imprimen en la facturación algunos de los campos a llenar son:

1. Nombre completo del cliente
2. Dirección
3. Zona:

• SS: Zona (28)
• SL: Zona (27)
• SM: Zona (30)
• EM: Zona (Empresas)

1. Numero de DUI
2. Teléfono
3. Correo electrónico
4. Clasificación: la clasificación de los clientes varía según la sucursal.

• Para San Salvador es: SS
• Para San Luis es: SL
• Para San Miguel es: SM
• Para Empresaria es: EM

Estos campos son primordiales que sean llenados para facilitar el cobro o seguimiento de reclamos de los clientes.

1. Segundo paso: Datos de ventas

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Los datos de ventas siempre todos los clientes se les tiene que colocar manejo de crédito debido a que siempre dejan uno o varios anticipos previos a la facturación esto nos ayuda para saldar la factura aplicándole los anticipos que se explicara más adelante.

Todas las sucursales solo deben darle clic a manejo de crédito únicamente empresarial es la única que debe llenar todos los campos requeridos en esta pantalla los cuales son:

• Días de crédito
• Día de pago
• Límite de crédito
• Modo de pago
• Vendedor

1. Tercer paso: Datos adicionales

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En esta pantalla se colocan las graduaciones de los lentes que comprara el cliente, así como la referencia que significa como se enteró el cliente de la óptica y la más importante es la CTA CONTROL.

Campos a llenar:

• OD: graduación de ojo derecho
• OI: graduación de ojo Izquierdo
• Referencia: forma de por la cual el cliente se informó de la óptica por ejemplo, iba pasando, recomendado por, flayer, etc.
• CTA CONTROL: aquí se coloca la siguiente información

• 10102010010000

GENERACION DE COTIZACION, PEDIDO Y FACTURACION

1. Primer paso: Generación de cotización.

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Se elabora la cotización cuando el cliente solicita la información pero no compra la función de la cotización es para darle seguimiento y ofrecer una mejor opción para cerrar la venta.

1. Colocar la fecha la cual se emitirá la cotización.
2. Colocar la clave del cliente que solicita la cotización
3. Colocar el esquema de impuesto que en el caso de ser empleado de instituciones gubernamentales únicamente colocar el esquema numero: 3(13% IVA, -1% Retención), caso contrario de ser un cliente normal colocar el esquema numero 1(13% IVA)
4. Colocar el número de vendedor.(para pago de comisiones)
5. Colocar los ítems a cotizar y si se aplicar un descuento hacerlo en la casilla nombrada: Desc. 1
6. Para validar la información presionar F4 nos desglosara los totales con descuento y el IVA, al verificar si la información esta correcta grabar el documento presionando F3.

1. Segundo paso: Generación de pedido.

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El pedido se elabora luego que el cliente ya decidió que tipo de lente y aro va a comprar, hay dos formas de hacer un pedido

• Directo: esto quiere decir que el cliente no posee una cotización previa al pedido.
• Cotización: esto quiere decir que el pedido se basara en la cotización que tenga el cliente

1. Colocar la fecha la cual se emitirá el pedido.
2. Colocar la clave del cliente del cual se emitirá el pedido
3. Colocar el esquema de impuesto que en el caso de ser empleado de instituciones gubernamentales únicamente colocar el esquema numero: 3(13% IVA, -1% Retención), caso contrario de ser un cliente normal colocar el esquema numero 1(13% IVA)
4. Colocar el número de vendedor.(para pago de comisiones)
5. Colocar los ítems a cotizar y si se aplicar un descuento hacerlo en la casilla nombrada: Desc. 1
6. Para validar la información presionar F4 nos desglosara los totales con descuento y el IVA, al verificar si la información esta correcta grabar el documento presionando F3.

Nota: Cuando se hace un cambio de producto que está en el pedido para la facturación no se haga directamente de la factura, sino que modifiquen el pedido para que el estatus de ese pedido sea facturado y evitemos tener en el reporte de pendiente de facturar productos ya facturados.

1. Tercer paso: Generación de facturas.

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La factura se emite cuando el pedido del cliente ya está y los lentes ya están montados en los aros, hay 2 formas de emitir una factura.

• Directa: la facturación directa se ocupa únicamente cuando se vende un accesorio o un producto terminado que este en la tienda.
• Pedido: la facturación pedido se ocupan cuando el cliente tiene un pedido y se procederá a realizar la facturación del mismo.

1. Colocar la fecha la cual se emitirá la factura.
2. Colocar la clave del cliente al cual se le emitirá la factura
3. Colocar el esquema de impuesto que en el caso de ser empleado de instituciones gubernamentales únicamente colocar el esquema numero: 3(13% IVA, -1% Retención), caso contrario de ser un cliente normal colocar el esquema numero 1(13% IVA)
4. Colocar el número de vendedor.(para pago de comisiones)
5. Colocar los ítems a cotizar y si se aplicar un descuento hacerlo en la casilla nombrada: Desc. 1
6. Para validar la información presionar F4 nos desglosara los totales con descuento y el IVA, al verificar si la información esta correcta grabar el documento presionando F3.
7. Condiciones de pagos:

• Pago de contado: esto implica que el cliente cancelara el total de la factura en el momento de la emisión.
• A crédito con enganche: Se utiliza cuando el cliente da parcialmente un pago al momento de la emisión de la factura. (cuando  tiene un anticipo previo a la factura).
• A crédito sin enganche: Se utiliza si el cliente ha cancelado atreves de un anticipo el total de la factura o es un crédito del total de la factura que se recibirá en un solo pago.
• Pago a plazo: se utiliza cuando son ventas cuyos pagos se recibirán en plazos previamente definidos.

1. Ventas a plazos (Único para empresarial)

• Un pago: se utiliza cuando el cliente se compromete a realizar un solo pago en una fecha determinada.
• 30, 60,90 días: esta condición de pagos a plazo está vinculada con el recuadro 2 de datos de ventas donde se le llena los días de crédito que tiene el cliente el sistema automáticamente calcula y establece un monto números de pagos.
• 12 meses: esta condición de pago establece el sistema le monto a cancelar por el cliente en 12 cuotas.
• En: se utiliza para pagos en plazos no determinados en los pasos anteriores, como por ejemplo los pagos quincenales
• Monto de: aquí se establece el valor de las cuotas a recibir este recuadro se desbloquea cuando se aplica la condición de pago número 4.
• Plazos: aquí se establece el día de vencimiento de las cuotas.
• Fecha de primer pago: cuando inicia el pago y el sistema automáticamente establece la fecha del último pago

1. Generación de pagos:

• Monto de venta: muestra el total de la factura.
• Enganche: esto se utiliza cuando el cliente pide crédito parcial del total de la factura, quiere decir deja una parte del total de la factura.
• Tasa de interés anual: no se utiliza debido a que no se cobra intereses por los créditos.
• Las demás opciones son automático de acuerdo a la información brindada previamente.

Recepción y aplicación de pagos y anticipos

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Toda la recepción de pagos y anticipos se realiza en el módulo de clientes dentro de este módulo se encuentra el panel de información de saldo aquí nos aparecerá el historial del cliente si tiene anticipos si está pendiente de saldar alguna cuenta, etc.

1. Aplicación de pago: recepción de pagos posterior a una facturación a plazos o factura normal.

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1. La clave de cliente: se utiliza para colocar la clave del cliente del cual se recibe un pago.
2. Fecha: aquí se verifica que la fecha sea la correcta con el día que se recibió el dinero.
3. Documento: se utiliza para  referencia el pago que se aplicara a determinada factura al darle F2 se me habilita la ayuda de documento donde  aplico el pago en facturas o cuotas pendiente de saldar.
4. Concepto: (lamina siguiente).
5. Doc. Actual, Saldo, Total de Pagos: aquí podemos ver cuando realizamos un pago el saldo que le queda al cliente después del pago.

Conceptos a utilizar para la recepción de pagos en la sucursal:

• Efectivo: este concepto se aplica para pagos en efectivos.
• Cheque: cuando el cajero recibe cheques en concepto de pagos.
• Puntotransaccione: cuando se recibe un pago con punto transacciones.
• Tarjeta Banco agrícola
• Tarjeta Promerica
• Tarjeta Credomatic
• Tarjera Serfinsa
• Gasto Corp. 7(únicamente con autorización por escrito anexa al corte y escaneada por correo, de lo contrario se aplicara el descuento total del monto aplicado).

Cobros a Clientes de Crédito

• Efectivos CxC
• Tarjera CxC Promerica

1. Recepción de anticipos: los anticipos son pagos previos a la facturación y se recepción de la siguiente manera:

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1. La clave de cliente: se utiliza para colocar la clave del cliente del cual se recibe un pago.
2. Fecha: aquí se verifica que la fecha sea la correcta con el día que se recibió el dinero.
3. Documento: se utiliza para  referencia el pago que se aplicara a determinada factura al darle F2 se me habilita la ayuda de documento donde  aplico el pago en facturas o cuotas pendiente de saldar.
4. Concepto: (lamina siguiente)
5. Doc. Actual, Saldo, Total de Pagos: aquí podemos ver cuando realizamos un pago el saldo que le queda al cliente después del pago.

Conceptos a utiliza para la recepción de anticipo:

• Anticipo Efectivo
• Promerica Anticipo
• Agrícola Anticipo
• Credomatic Anticipo
• SERFINSA Anticipo
• Punto Transacciones

1. Aplicación de anticipos

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Todas las aplicaciones de anticipos se realiza en el módulo de clientes dentro de este módulo se encuentra el panel de información de saldo aquí nos aparecerá el historial del cliente si tiene anticipos o si está pendiente de saldar alguna cuenta, para la aplicación de anticipos se realizan los siguientes pasos.

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