Manuales De Sistema

MANUALES DE SISTEMA: Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización. Es la documentación relacionada con el análisis, diseño e implementación de un sistema. Son una guía para su correcto funcionamiento

OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE SISTEMA:

-Estratégico -Táctico -Operativo

DOCUMENTACION DESCRIPTIVA: Consiste en un material que explica información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, funciones, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.

UTILIDAD:

- Entrenamiento y capacitación de nuevos empleados: Son instrumentos útiles en la capacitación de personal, sirve como guía en el adiestramiento de nuevos empleados

-Solidez al plan de la organización: Logra y mantiene un sólido plan de organización. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

-Responsabilidad y relación en puestos de trabajo: Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

FUNCION: - Instruir al personal.

-Precisar las funciones y relaciones.

-Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores.

-Servir como medio de integración y orientación.

-Proporcionar información básica.

-Permite conocer el funcionamiento interno.

- Auxilian en la inducción del puesto.

ESTRUCTURA DE UN MANUAL: Es el esqueleto donde se apoyan las decisiones y actividades de nuestro usuario final y sin embargo es frecuente que la estructura se adapte a las características de los individuos que han realizado el contenido del manual. El porcentaje más alto de errores en la información, suelen ser fruto del stress en el proceso de edición, sobrevenido por una falta de organización previa, desconocimiento o una personalización anarquista de la herramienta de edición, unido a un método de trabajo igualmente exclusivo y anárquico. Así pues, tengamos en cuenta que, el manual queda relacionado con su autor, en función de la actividad de su creador dentro del proceso de elaboración del mismo.

Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

• Tabla de contenido

• Introducción.

• Instrucciones para el uso del manual.

• Cuerpo del manual.

• Flujo grama.

• Glosario de términos.

• Conclusiones.

• Recomendaciones.

• Anexos

PROCEDIMIENTO DE PRACTICA ESTANDAR: Es un documento con un contenido tipo técnico-legal que establece un modelo o norma que refiere lineamientos a seguir para cumplir una actividad o procedimiento. El uso de estos procedimientos proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal del sistema, reducción de costos de almacenamiento, entre otros

ELABORACION DE UN MANUAL:

Tamaño.

Reproducción.

Encuadernación.

Distribución.

Mantenimiento.

Revisión de los manuales

MANUALES UTILIZADOS EN EL AREA CONTABLE

Manuales de organización: Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos

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