Manual Argus Sistemas

PROCEDIMIENTO ARGUS PARA EL CAJERO DE TURNO

A) Recibir turno:

Al llegar al lugar del trabajo para recibir el turno hay que realizar los siguientes pasos:

-Contar caja chica (deben haber bsf 750 sumando los vales existentes y el efectivo, de faltar algo el cajero que está entregando debe responsabilizarse por la suma faltante.

-Recibir las novedades del cajero que está entregando turno en el caso de haber alguna.

-Leer novedades del día, para eso hay que presionar F1 y colocar la fecha de la cual vamos a leer las novedades y luego presionar “Buscar datos”.

-En el caso de tener alguna duda referente a una novedad preguntarle al cajero que está entregando guardia:

B) Preparase para realizar los check Out:

-Primero tenemos que imprimir el reporte de salidas para eso debemos ir a “Reportes – Ocupación – Fecha Out – Generar – Imprimir”.

-Luego chequear las habitaciones que tienen salida, revisando que todo esté en orden, es decir, de ser cuenta ciudad (crédito) chequear que la carta este en orden (tipo de habitación, tarifa, fechas correctas y lo que cubre dicha reserva “alojamiento, comida, lavandería, llamadas etc.”), si es de contado revisar que tenga el pago al día y de no ser así estar pendiente a la hora de retirarse el huésped, por lo general para estos casos el huésped abre un vaucher con tarjeta de crédito para respaldar sus gastos.

-De ser crédito y la reserva cubre comida u otros gastos chequear que todos los soportes estén en el casillero, es decir, soportes de restaurant, lavandería en el caso de tenerlos (tomar en cuenta que las empresas no cubren bebidas alcohólicas por lo tanto los recibos de restaurant que tengan los mismos el huésped tiene que cancelarlos aparte).

-De estar todo en orden esperar la hora que el huésped se retire.

-1-

C) Realizar los Check Out.

-Para realizar el Check Out hay que preguntar al huésped la habitación que está entregando, el mismo debe entregar la llave magnética y el control remoto del televisor.

-Avisar por radio a la camarera de piso la habitación a la que se esta realizando el check Out para que ella corrobore que todo está en orden en la habitación.

-Al recibir la respuesta de la camarera realizar el check Out, para eso debemos cerciorarnos si es contado o crédito si es crédito seguir los pasos del punto anterior y realizar la factura (Operaciones – facturación – check Out o corte de cuenta en caso de serlo) hay que tener en cuenta que en este caso se le pide al huésped que firme la factura y no se le entrega nada ya que la misma (original y copia se va para el departamento de cuentas por cobrar), esto también se aplica en el caso de las agencias de viaje.

-De ser contado y tener todo pagado realizar la factura, de deber algo preguntarle al huésped la forma de pago, cobrarle y realizar la factura (entregarle la original al huésped) si es agencia de viajes no debemos entregarle nada ya que la misma se manda a administración para que se la hagan llegar a la agencia de viajes.

-De haber alguna novedad dejarla por escrito (F1 – Incluir novedad – grabar).

D) Entregar guardia:

Para entregar la guardia hay que realizar los siguientes pasos:

-Volver a imprimir el reporte de salidas, esto en el caso de quedar alguna pendiente para así informarle al cajero que recibe la guardia.

-Cuadrar la caja chica, esto se realiza si tuvimos algún movimiento en la misma (devoluciones, pago de algún tipo o vales).

-hacer el cierre de cajero y ordenar las facturas según los reportes que imprimimos (Reportes – Cierre de cajero).

-Luego de ordenar las facturas y realizar el cierre de cajero meter el mismo en el buzón existente en el cuarto de los botones.

-Esperar el cajero que va a recibir el turno y decirle las novedades en el caso de haberlas, cerciorarse que realice los pasos de recibir guardia para así no haber inconvenientes.

-2-

PROCEDIMIENTO DE ARGUS PARA RECEPCIONISTA (CHECK IN) DE TURNO.

Los pasos para recibir la guardia en el turno de check in son los siguientes:

A) Llegar por lo menos 5 minutos antes a su puesto de trabajo, por tal fin existe un memorándum en el departamento de seguridad donde especifica que debemos llegar como mínimo 10 minutos antes al hotel.

B) Leer las novedades del día para (F1 – fecha –buscar datos), si hay alguna duda referente a cualquier novedad debemos preguntarle al recepcionista que nos está entregando la guardia.

C) Imprimir el reporte de reservaciones (Reportes – reservas – fecha in – imprimir), y revisarlas junto con los soportes que son entregado por el departamento de reservas para ver que todo esté en orden y así no haber contratiempos a la hora de realizar el check in.

D) Si esta en el turno de la mañana es deber del recepcionista entregar los tickets de desayuno y anotar los que entrega en el reporte “Control de entrega de tickets de desayuno”, al terminar colocarlo en la bandeja de auditoría.

E) Realizar los check in que le lleguen en su turno para eso debemos:

-Saludar de manera agradable al huésped y darles la bienvenida al hotel para que se sientan a gusto.

-Preguntarle si tiene reserva, de no ser así pedirles amablemente que pasen por el departamento de reservaciones para que se la hagan.

-Al huésped realizar eso y dirigirse nuevamente hacia nosotros debemos pedirle la cedula de identidad, esto para corroborar los datos, luego preguntarle los demás datos para así poder llenar por completo la tarjeta de registro (incluido datos del vehículo, teléfono, nombre de acompañantes con su respectivo numero de cedula).

-pedirles la forma de pago, en el caso de tener reserva pre-pagada podemos decirle si tiene tarjeta de crédito y si desea abrir un vaucher para disfrutar de todos los servicios del hotel (restaurant, llamadas telefónicas, lavandería entre otros), esto aplica también cuando vienen con reservas de contado con la única diferencia que se les cobra la habitación al momento del check in.

-Al cobrar la habitación se van imprimir tres (3) recibos uno va engrapado a la tarjeta de registro, otro junto con el recibo del punto de venta, en caso de ser tarjeta, o efectivo y se le entrega al cajero de turno y el tercero va para la bandeja de auditoría.

-3-

-Realizarle la llave y los tickets de desayuno y entregárselos al huésped junto con el control remoto del televisor, informarle el horario del desayuno y la hora del check out al día siguiente para así no tener inconvenientes posteriores.

-Informarle el piso donde queda la habitación y la ubicación del ascensor, en el caso de tener equipaje solicitar al botones que ayude al huésped, y una vez más darles la bienvenida.

F) En el caso de existir alguna novedad dejarla anotada en el libro de novedades (F1 – incluir novedad – grabar).

G) Por último para entregar su turno debemos esperar al recepcionista que va a llegar y decirles todas las novedades existentes (reservas pendientes, alguna encomienda que haya llegado y para qué departamento va dirigida o si es para algún huésped) u otra novedad relevante.

H) Asegurarnos que el recepcionista que llegue no tenga ninguna duda referente a las novedades para así evitarnos inconvenientes.

PROCEDIMIENTO ARGUS PARA AUDITOR DE TURNO

A) Lo primero que hay que realizar es recibir guardia para eso debemos realizar los pasos del punto “procedimiento argus para cajero de turno – recibir turno”.

B) Para realizar la auditoria nocturna hay que realizar los siguientes pasos:

-Imprimir un reporte de ocupación (reportes - ocupación - habitación - generar - imprimir).

-Con el reporte que imprimimos anteriormente nos vamos a chequear los casilleros y procedemos a corroborar lo siguiente: Nombre del huésped, tarifa, forma de pago esto para corroborar que todas las habitaciones están al día, en el caso de haber alguna novedad referente a alguna habitación hay que dejarla anotada en el libro de novedades e informarle al cajero que recibe guardia después de nosotros.

-Chequear las habitaciones que están por crédito y revisar si tienen la carta al día, que la tarifa este correcta, que les cubre la empresa y en caso de tenar comida u otros gastos chequear que todos los soportes estén en el casillero para que el cajero de la mañana no tenga inconvenientes a la hora de realizar el check out.

-4-

-Luego con el reporte de ama de llaves corroboramos que no existan habitaciones ocupadas en el sistema y que estén vacantes.

-al revisar todo y no haber ninguna novedad al respeto procedemos a cargar la noche (operaciones – cargo automático).

C) El siguiente paso es imprimir los reportes de auditoría para eso realizamos los siguientes pasos:

-Entramos al sistema y seleccionamos la opción reportes – ocupación – habitación – generar – imprimir.

-Seguidamente y dentro de la misma opción imprimimos los reportes de (ama de llaves, desayunos incluidos, in-out y diex).

-Luego nos dirigimos a la opción reportes y vamos a resumen del día colocamos la fecha imprimimos el reporte tanto global como detallado.

-Seguidamente nos dirigimos a reportes una vez mas y vamos a trasunto colocamos la fecha damos a generar e imprimimos el reporte.

-por ultimo nos dirigimos a reportes una vez mas y vamos a libro de ventas colocamos la fecha damos ejecutar e imprimimos.

D) El siguiente paso es ordenar todos los soportes y facturas que están en la bandeja de auditoría para eso colocamos por separado las facturas de contado y crédito ordenándolas por habitación, ordenar también los recibos de caja por numero de recibo y cualquier otro soporte.

E) Luego unir esto a los reportes de auditoría y enrollarlos para mandarlos a administración.

F) Para terminar la auditoria imprimimos un reporte de huéspedes y colocamos el número de habitaciones que amanecen pagando.

-Al finalizar nos dirigimos a varios – cierres – cierre de día y cerramos el día en curso

G) Por último escribimos las novedades donde vamos a incluir: Habitaciones que amanecen pagando, habitaciones con salida prevista, reservaciones, desayunos, habitaciones con saldo elevado (más de 3000 bsf) y cualquier novedad referente a alguna habitación (pago pendiente, carta pendiente o vencida “en el caso de ser crédito”, falta de algún soporte u otra novedad).

H) Entregar guardia al cajero que nos recibe turno para eso realizamos los pasos del punto “procedimiento argus para el cajero de turno – entregar guardia”.

-5-

PROCEDIMENTO ARGUS PARA REALIZAR RESERVACIONES

Este punto se realiza únicamente si el departamento de reservas no está laborando (después de la 10 de la noche, sábados después de las 4 o domingos).

A) Para realizar reservaciones realizamos los siguientes pasos:

-Primero saludamos a la persona muy cordialmente y le preguntamos la fecha para la cual va a necesitar la reserva y el tipo de habitación que está solicitando.

-Luego nos dirigimos a reportes – fore cast colocamos la fecha y corroboramos que haiga habitaciones de ese tipo para esa fecha en particular de ser así preguntarle cuantas personas son e informarle la tarifa y que la misma tiene el desayuno incluido.

-Responder cualquier inquietud de la persona que está llamando.

-Luego dirigirnos a reservas – nueva reserva y llenar todos y cada uno de los datos de la planilla, al terminar informarle a la persona que lo más conveniente para garantizar la reserva seria hacer un deposito que cubra la primera noche de estadía, de estar de acuerdo darle los números de cuenta del hotel y decirles el número de fax para que envíe la copia del mismo y decirle que tiene dos (2) días hábiles para realizarlo de lo contrario el sistema automáticamente anula la reserva.

-En caso de ser crédito, chequear en la carpeta de clientes la tarifa a aplicar y si efectivamente la empresa tiene crédito activo, informarle que tiene que mandar la carta de soporte de la empresa antes de que llegue el huésped.

-De no querer depositar decirle a los señores que su reserva se garantiza hasta las seis (6) de la tarde después de esa hora se dispondrá de la habitación.

B) Imprimir el soporte de reserva y de ser para el mismo día guardarla en la carpeta reservas del día que está en recepción, de ser para otro día colocarlo en el escritorio de reservas para que ese departamento la archive cuando lleguen a laborar.

-6-

Por: Horacio Martins

...