Manual De Contabilidad Sistema Maggic

MANUAL DE CONTABILIDAD

PLAN DE CUENTAS

En este opción se crearan y definirán las características de las cuentas contables necesarias para el optimo funcionamiento del sistema, será la pantalla en la cual se ingresaran el tipo de cuenta, si la cuenta lo requiere se asignaran sus cuentas automáticas, las cuentas de diferencia de cambio si le correspondiese, si es gasto se asignará el flat de centro de costo correspondiente, si se necesitase el control por persona para el análisis se seleccionara el flat de código auxiliar incluyendo el tipo de código auxiliar que lo requiera.

La definición del plan de cuentas influye en el registro de las operaciones, y la definición de las demás tablas, el sistema esta diseñado para facilitar los análisis contables respectivos además de ayudar en el control interno por las operaciones que se efectúan en las empresas por ello la adecuada definición del plan de cuentas ayudará a cumplir este objetivo.

Datos a ingresar al crear una cuenta contable:

Campos a registrar:

Cuenta: Sera el código contable a usar. En la cantidad de digitos que se requieran. En esta caso si crea una cuenta al ultimo nivel de digitivos verificar que tengas la cantidad de digitos anteriores ya que para algunos reportes no reconocera la cuenta.

Descripción: El nombre con el cual se conocerá la cuenta.

Naturaleza: Debe o Haber dar click donde corresponda.

Rubro: Para los ajuste por inflación , se necesita definir si la cuenta se ajustara y lo haremos mediante este flag.

Imputación: Manual o automatica, es indistinto si se generara automaticamento o exclusivamente sera de uso manual es decir se regisraran en voucher manuales.

Tipo de moneda: Nacional o extranjera: este flag nos sirve para el ajuste por diferencia de cambio el cual nos permitira definir solo para las cuentas que tienen tipo de moneda extranjera podran ser ajustadas por diferencia de cambio.

Es cuenta analitica: Se dara para definir el nivel de análisis, se asigna el flag a ultimo nivel de digitos de la cuenta.

Balance: Se asigna si es cuenta del activo, pasivo o patrimonio.

Resultado:Para las cuentas de gastos o ingresos es decir para las cuentas de la clase 6 y 7.

Código auxiliar: Si asignara el flag dependiendo que codigo desee se genere ejemplo para clientes el flag de cliente, esto en todos los casos nos podra mostrar reportes por codigos auxiliares, y al momento de efecturar un registro contable si la cuenta tiene alguno de estos flag, nos exigira que lo indiquemos como dato.

Cuentas automaticas: Este dato sera para las cuentas que generaran cuentas de destino como son la cuenta 20 y las cuentas de gastos de la clase 9 que generaran como automarticas las cuentas de la clase 6.

Cuenta Cargo :Es la cuenta que se generara automaticamente apartir del ingreso de la cuenta origen, para el caso de la cta. 20 puede el cargo sera en la 60.

Cuenta Abono: es la cuenta 79 para gastos y para compras la 61.

Cuenta ACM, si es una cuenta de ajuste de correccion monetaria

C. ACM., la cuenta de ACM que se debe generar.

Centro de Costo: Si la cuenta necesitara se le asigne el centro de costo.

Centro de responsabilidad: El area responsable del movimiento de la cuenta creada.

Traslación Monetaria / Diferencia de cambio , estos datos se ingresaran para poder efectuar el calculo de la diferencia de cambio, o la dolarización de los EEFF.

Acontinuación se mostrara los datos a ingresar para la diferenciade cambio.

En la parte superior de esta pantalla asignaremos las cuentas para la traslación monetaria y en la inferior lo que es diferencia de cambio, en ambos casos nos pide si esta actualización será por documento o por cuentas. Es decir si asignamos las cuentas en por documento el calculo lo hara para cada documento si asignamos en los campor por cuenta el calculo sera sobre el saldo de la cuenta.

Posible codigo de Asiento, es el asiento o comprobante de diario donde se registrara el calculo efectuado.

VOUCHER

Para el registro de operaciones manuales que se tengan que efectuar el sistema permite mediante esta opción el registro de asientos manuales por operaciones no generadas en el administrativo, como son reclasificaciones, provisiones diversas.

Para poder registrar un asiento manual el usuario que efectué esta contabilización deberá tener acceso al tipo de asiento a ingresar , en esta tabla se podrán observar tanto los asientos manuales como automáticos generados en el sistema por todos los usuarios en el periodo que se encuentre aperturado para el usuario que se encuentre en esta opción.

Para el registro de un voucher primero se seleccionara el tipo de asiento a registrar según la tabla de asientos o comprobantes a manejar por la empresa, la moneda en que se registrara la operación, se cambiara el flat de genera automáticas si es que el tipo de asiento a generar lo requiere(ejemplo el ingreso de un gasto requiere de automáticas), en descripción se deberá asignar la glosa del tipo de operación que se esta generando. Se indicara la opción de reversión si es que este asiento va ha revertir algún asiento que se registro antes(provisiones de ingresos a almacén que se revierten al ingresar la facturas, o el registro de servicios públicos que el mes siguiente se registran con la factura), recurrente si es que todos los meses se deben registrar(el devengue de los diferidos), normal un registro por única vez y quedará en el la contabilidad como parte de las operaciones de la empresa.

Los campos a registrar en el detalle se registraran según las características definidas en el plan de cuentas y el tipo de operación a registrar(Si es la cuenta de cliente solicitara como campo obligatorio código auxiliar, si es un gasto solicitara el centro de costos y en tipo de documento según el tipo de análisis que se requiera para la ubicación de esta operación. Según la moneda indicada en la cabecera el cursor se ubicara en dólares o soles se ingresara en positivo si va al debe y en negativo si la operación va al haber, el tipo de cambio que tomará este asiento el de la fecha asignada como fecha de operación en la cabecera del voucher.

La opción de mayorizar voucher se usará solo si es que al registrar un asiento manual se puso el flat de mayorizar no, este caso se daría si es que el registro de operaciones pasen previa revisión por un superior inmediato al que registro el voucher.

Ejercicio

La apertura de los periodos a trabajar se encuentra en la Opción Ejercicio, en esta opción se muestran todos los meses del año acompañado de los módulos que se manejan como son Bancos, Caja, Logística, etc. En esta opción además de manejar la situación en la cual se encuentra un determinado mes se autorizará mediante el flat el registro de las operaciones en los módulos conexos, si no se asignará alguno de los flats en un determinado mes como por ejemplo en Bancos, el área encargada de la emisión de cheques no podrá efectuar el giro de cheques correspondiente a ese mes.

Acontinuación mostramos los datos que se solicitan al crear o aperturar un periodo de trabajo:

En Año , se ingresara el año que se aperturara.

Descripción, puede ser Año de la Reconciliación o simplemente describir el año en letras.

Actualización de Saldo: En linea, que cada registro se actualizara automaticamente sin proceso alguno de por medio. En Batch, necesitara de una actualización , para quese actualicen los saldos por las operaciones registradas.

Tipo de Enlace, la forma de trabajo se define si será de la clase 6 a la 9 o del a9 a la clase 6, tengamos que toda la estructura del sistema se acomoda mejor de la clase 9 a la 6.

Estado: SI esta operativo,esta bajo la modalidad abierto, no operativo no podemos trabajar en este ejercicioejercicio, provisionalmente cerrado, y definitivamente cerrado.

Control Periodo por usuario

Es el usuario quien tendrá el manejo del mes a trabajar. Mediante esta opción definirá en que periodo trabajara pero solo manejara los periodos que el administrador o responsable del balance le asigne como periodos activos de trabajo.

Lo primero que se solicita es que se indique el periodo o año de trabajo.

Periodo: en este nos mostrara los meses a los que tenemos acceso para trabajar en contabilidad.

Estado , podremos cambiarlo, nos ubicamos en este podemos seleccionar entre abierto, no operativo, provisionalmente cerrado, definitivamente cerrado, solo podremos modificar si esta en las dos primeras opciones descritas, abierto y no operativo.

Apertura saldos bancos

Solo se usará por una única vez, en la cual se ingresaran los saldos que existen en los estados de cuenta, data que servirá para el módulo de Bancos a partir de este saldo y para el libro bancos correspondiente a cada cuenta corriente.

Encontrarmemos en la pantalla las cuentas bancarias .

Asignaremos el importe del saldo a una fecha determinada en cada una de estas cuentas normalmente se asigna el contable,ya que apartir de ahí generaremos los saldos en libros.

CONFIGURACION

Tipo de Asientos:

El sistema nos permite manejar tipos de comprobantes o diarios los cuales manejaran en la contabilidad. En estos se registraran las operaciones de la empresa clasificados por tipo de operación.

Al ingresar

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