Manual De Procedimientos Para Verificar El Cumplimiento Del Programa De Salud Ocupacional

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS

ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL PROGRAMA DE

SALUD OCUPACIONAL DE EMPRESA

4 \V

Ministerio de la Protección Social

Repúbfcca de Colombia Dirección General de Riesgos Profesión ales

"ESTÁNDARES DE CALIDAD EN UNIÓN TEMPORAL

SALUD OCUPACIONAL Y RIESGOS PROFESIONALES" DELTA -A- SALUD LTDA -

SOCIEDAD COLOMBIANA DE MEDICINA DEL TRABAJO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL DE

EMPRESA

INTRODUCCIÓN.

En este Manual se establece una guía para verificar si los Programas de Salud Ocupacional de Empresa (PSOE), cumplen los estándares mínimos, y se definen los procedimientos básicos, así como los indicadores, para evaluar la estructura, el proceso y los resultados del PSOE, en el Sistema de Garantía de Calidad de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales (SGC-SORP), del Sistema de Seguridad Social Integral. El documento complementa el Manual de Estándares Mínimos para el PSOE.

Dado que el SGC-SORP busca, entre otros propósitos, controlar las condiciones en que se realizan las actividades del PSOE para intervenir el riesgo asociado con el trabajo, es fundamental establecer los requisitos mínimos con la finalidad de contribuir, con ello, a mejorar las condiciones de salud y de trabajo de la población laboral. Por esta razón, el Manual contiene un aparte en el que se lista una serie de indicadores que sirven de herramienta objetiva de medición y de análisis del desempeño de cada uno de los aspectos del PSOE, proceso que debe ser punto de partida para el mejoramiento continuo de la gestión de promoción de la salud y de prevención de la enfermedad profesional y de los accidentes de trabajo en las empresas, en consonancia con los demás componentes del SGC-SORP.

La vigencia de la norma que da origen a este Manual implica que las empresas serán objeto de visita por parte de la Dirección Territorial de la Protección Social, ente que, obrando en nombre de la Unidad Especial de Inspección, Vigilancia y Control del Trabajo del Ministerio de la Protección Social, verificará si se cumplen los requisitos que se establecen en el Manual de Estándares Mínimos para el PSOE, según la declaración que, al respecto, debe haber hecho la propia empresa.

1. PROCESO GENERAL DE VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS

ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL PSOE.

El proceso para verificar si el PSOE cumple los estándares mínimos, implica ejecutar los siguientes pasos:

a. En primer lugar, la empresa debe, con base en los lineamientos de este Manual, efectuar un

procedimiento de auto-evaluación del cumplimiento de los estándares mínimos y hacer los

ajustes que sean del caso si, en algunos aspectos, no se cumplen las exigencias determinadas

por la norma.

b. Una vez la empresa verifica que cumple los estándares, procede a efectuar la declaración

correspondiente, ante la Dirección Territorial de la Protección Social, utilizando para ello el

"Formulario de Inscripción en el Registro Especial de los Programas de Salud Ocupacional de

Empresa".

c. Como consecuencia de lo anterior, la Dirección Territorial de la Protección Social hace el

registro correspondiente de la empresa en la base de datos definida para el efecto.

Página 2 de 12

"ESTÁNDARES DE CALIDAD EN UNIÓN TEMPORAL

SALUD OCUPACIONAL Y RIESGOS PROFESIONALES" DELTA -A- SALUD LTDA -

SOCIEDAD COLOMBIANA DE MEDICINA DEL TRABAJO

d. Dentro de los términos establecidos en la norma, la Dirección Territorial ya citada programa la

realización de la visita de verificación, para lo cual define el recurso, el mecanismo de

comunicación a la empresa y la fecha correspondiente.

e. Utilizando este Manual de Procedimientos para la Verificación del Cumplimiento de los

Estándares Mínimos del PSOE, los auditores responsables del proceso hacen las

verificaciones estipuladas, y califican para cada estándar y para cada criterio, el estado de la

empresa, para lo cual utilizan las siguientes convenciones: C - cumple; NC - no cumple; NA -

no aplica y NV - no se verificó, y registran las observaciones que consideren pertinentes.

f. En el evento de que la empresa no cumpla uno o varios de los criterios relacionados con cada

uno de los estándares, la Dirección Territorial de la Protección Social procede a aplicar el

mecanismo que se define en la norma, para estos casos.

g. Cuando cambien algunas de las condiciones de la empresa, sus responsables deben

diligenciar el "Formulario de Novedades del PSOE", hecho que determina la posibilidad de una

nueva verificación por parte del ente territorial referido.

2. PERFIL DE LOS RESPONSABLES DE VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS

ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL PSOE.

Como criterio general, los responsables de verificar si las empresas cumplen los estándares mínimos, deben ser profesionales con formación de postgrado en salud ocupacional. Tales personas deben, sin excepción, haber recibido la capacitación correspondiente por parte de la entidad territorial de la protección social.

3. PROCEDIMIENTO PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES

MÍNIMOS DEL PSOE.

Para verificar el cumplimiento de los estándares |nínimos del PSOE, se debe aplicar el siguiente procedimiento:

a. Planeación de la visita.

Una vez definida la fecha de la visita, el responsable de la Dirección Territorial de la Protección Social revisa la información consignada en el "Formulario de Inscripción en el Registro Especial de los Programas de Salud Ocupacional de Empresa", para identificar los datos generales así como los aspectos para los cuales la empresa declaró que cumple los estándares

b. Definición del equipo responsable de la verificación.

Con la información sobre el tamaño de la empresa, el jefe de la dependencia citada define el número de personas responsables de ejecutar el procedimiento, designa a los integrantes y al líder del equipo, quien tendrá la responsabilidad de coordinar el grupo y de establecer las relaciones con la empresa, y determina el tiempo estimado para la visita.

c. Preparación de los instrumentos requeridos.

Con base en la información que se obtenga, se disponen los instrumentos necesarios para realizar la visita:

- Manual de Procedimientos para la Verificación de los Estándares Mínimos del PSOE.

- Formulario de Inscripción en el Registro Especial de los PSOE, de la empresa que se va a visitar.

- Formato de Verificación del Cumplimiento de los Estándares Mínimos del PSOE, que se deriva

de este Manual.

- Documentos de identificación que acrediten a los responsables del procedimiento de verificación,

expedidos por la Dirección Territorial de la Protección Social.

- Ley 9a de 1979 y Resolución 2400 del mismo año.

- Agenda preliminar de la visita, elaborada con base en el tamaño de la empresa, en la que se

determina el día y hora de la visita y el o los responsables de hacer la evaluación.

Página 3 de 12

"ESTÁNDARES DE CALIDAD EN UNIÓN TEMPORAL

SALUD OCUPACIONAL Y RIESGOS PROFESIONALES" DELTA -A- SALUD LTDA -

SOCIEDAD COLOMBIANA DE MEDICINA DEL TRABAJO

— Formato de acta de cierre de la visita de verificación.

d. Ejecución de la visita de verificación.

Para el efecto, se llevan a cabo las siguientes actividades:

i. Presentación ante el gerente de la empresa: El equipo responsable se presenta ante el gerente de la empresa o ante quien él delegue la función, actividad en la que el líder del mismo explica la razón de la visita y solicita que se convoque a los directivos de la organización y a los representantes de los trabajadores en el Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO) o al vigía ocupacional, a una reunión en la que se hará la apertura del proceso. En caso de que no haya quien reciba la visita por parte de la empresa, se deja constancia de ello mediante acta firmada por los integrantes del equipo, la que servirá de sustento para las acciones jurídicas a que haya lugar.

ii. Reunión de apertura: En esta reunión el líder del equipo de verificación adelanta las siguientes actividades:

explica los objetivos de la visita;

presenta a los miembros del equipo;

señala los principios éticos y los criterios técnicos con los cuales se desarrollará el proceso;

comunica las funciones de los responsables de la verificación;

informa las actividades que se desarrollarán;

precisa su función y suministra el nombre del funcionario de la Dirección Territorial de la

Protección Social a quien puede dirigirse el gerente de la empresa para presentar alguna

observación, queja o inquietud sobre el proceso o sobre la gestión de los responsables;

presenta la agenda preliminar para definir, junto con los integrantes de la empresa, el

recorrido por la sede, de manera que las diferentes áreas puedan prepararse, y que se

genere el menor traumatismo posible.

Además, el líder solicita que se designe la o las personas delegadas para acompañar a los integrantes del equipo que hará la verificación,

...