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ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

5.I Los principios de la organización aplicados al departamento de compras

Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que este departamento representa para las empresas, se debe poner especial atención en tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las compras para una adecuada operación.

Para que se logre obtener una adecuada organización de éste departamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, además, debe existir una excelente coordinación del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan alcanzar.

Para que se de la coordinación necesaria, se deben observar ciertos principios como, la ubicación del departamento dentro de la estructura de la organización, la centralización o descentralización de actividades, la sencillez de la organización propia del departamento, la armonía con la que se trabaje en relación con los demás departamentos de la empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento de los principios mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado, que traducido a principio se denomina eficiencia.

Los principales tipos de organización en un departamento de compras son:

1. Organización lineal; Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad se transmiten en línea descendente, como una característica de un crecimiento vertical de la organización.

2. Organización funcional; Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la Administración científica, basada en la especialización de funciones y la división del trabajo 5, lo anterior consiste en que las labores de la Dirección deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el mínimo de funciones posible. Así, cada persona que dirija, lo hará sólo sobre una sola operación principal, para lo cual debe especializarse, para poden ejecutar sus propios planes, siendo responsable de los resultados que se obtengan.

3. Organización de línea y staff; Este tipo de organización se utiliza como apoyo a la organización lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo integrado por especialistas para cada función, sin que esto le reste autoridad a cada jefe de la función que requiera de apoyo, aunque algunas veces los altos directivos no aceptan del todo recibir instrucción del personal del grupo de apoyo, ya que debido a su jerarquía piensan que ellos conocen más del problema que los especialistas.

5.2 Ubicación del área de compras dentro de la estructura de la organización

La ubicación del área de compras dentro de una empresa varía de acuerdo a la importancia de ésta, y a las necesidades y organización de cada una de ellas, y a cómo se desarrollen las funciones y actividades dentro de la empresa. Es por ello que las funciones del departamento de compras pueden llegar a ser muy diversas de una empresa a otra, en función del tamaño de la empresa.

En algunas empresas, los departamentos de compras y producción están estrechamente relacionados debido a que la función que se considera primordial es la de abastecer a la producción.

El departamento de compras puede reportar a la Dirección Comercial si se considera la importancia que representan las compras ante las ventas, al departamento de Contabilidad si se trata de mantener un control sobre las compras, a la Contraloría como parte de la administración especial de las compras o directamente a la Dirección General, cuando sea necesario mantener un riguroso control sobre las compras. Todo depende de la importancia que se le dé al departamento de compras al que por cierto, se le debe de dar una gran importancia, por ser un departamento de asesoría, además, debe contar con la misma libertad de acción que los demás departamentos de la empresa.

5.3 Centralización y descentralización del servicio de compras

Estos dos aspectos de las compras podrían darse separados y en grados parciales o completos, o bien darse en conjunto, también en grado parcial o total, pero es mejor definirlas en tres partes para que sea más comprensible la función que se realiza en cada caso:

1. Las compras centralizadas, son aquellas en las que un departamento de compras es el que se encarga de hacer todas las compras de materiales, insumos, equipo, refacciones o servicios; para lo cual requiere de personal especializado y competente.

2. Las compras descentralizadas son aquellas que son efectuadas directamente por los departamentos que van a utilizar los materiales comprados, lo cual en ocasiones en ventajoso para la empresa, ya que se reducen los gastos de transporte, de papeleo y son ellos mismos quienes deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar directamente con los proveedores pueden establecer claramente sus requerimientos, además, de tener un intercambio de información técnica que a futuro pueda ser útil para el desarrollo de sus funciones.

Esta práctica también puede traer graves consecuencias

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