Metodo De American Insttitute Of Management

The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un método para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su función, estructura, crecimiento, políticas financieras, eficiencia operativa y evaluación administrativa.

Auditoria administrativa

Temas 5 y 6

Hay un hecho poco conocido dentro de la historia de la Administración. Si bien es cierto que Taylor y Fayol, en países distintos trabajaron en sus teorías al mismo tiempo, la obra de Taylor se conoció puede decirse que de inmediato, mientras que los escritos de Fayol permanecieron guardados durante algún tiempo en Francia, siendo publicados en Estados Unidos en 1925, siete años después que Taylor falleciera en 1918. Veamos lo que sucedió en una primera etapa.

En su obra clásica titulada "Administración General e Industrial", Fayol hablaba de las seis funciones básicas que se realizan en cualquier organización. En ella, el autor definió que "el mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias es el estudio de su mecanismo administrativo", cita pionera de lo que hoy se conoce como auditoria administrativa.

Para 1935, James McKinsey, considerado como otro de los pioneros de esta disciplina, escribió que toda empresa "debe realizar una auto auditoria periódica de su funcionamiento", lo cual constituyó la primera referencia formal sobre el tema, en la cual se observan dos elementos importantes. Por un lado, se habla de la revisión del desempeño como una tarea intrínseca en las empresas, y por otro lado, señala que ésta debe hacerse con alguna regularidad.

Theodore J. Kreps, a la sazón profesor de la Universidad de Standford, en 1940 estableció, basándose en lo dicho por McKinsey pocos años atrás, que la revisión del funcionamiento debía hacerse en seis áreas organizacionales, a saber: empleo, producción, consumidores, ventas, nómina y dividendos e intereses. La importancia de su opinión radica en que así se comenzaron a estructurar los procesos de revisión administrativa en áreas particulares o específicas del negocio.

Otro hecho histórico importante para el desarrollo conceptual de la auditoría administrativa fue la decisión de los directivos de la Northwestern Mutual Life Insurance en 1947, una empresa del ramo asegurador estadounidense. Para ese entonces, la baja credibilidad de los clientes en las aseguradoras, los llevó a pedir a sus asegurados que constituyesen una comisión de cinco personas que revisaran el desempeño de los altos ejecutivos y constatasen su apego a la ética de los negocios. No sólo fue una estrategia para diferenciarse de sus competidores sino que dio origen a lo que hoy se denomina auditoria de funcionamiento.

En una segunda etapa histórica, aparece el autor Howard Bowen quien en 1953 propuso que las ocho áreas funcionales más importantes que debían revisarse en una empresa eran: precios, salarios, investigación y desarrollo, publicidad, relaciones públicas, relaciones humanas, relaciones con la comunidad y estabilidad del empleo. Se observa a las claras que para la fecha, pocos años después de finalizar la Segunda Guerra Mundial, el afán de la gerencia empresarial era el de expandir sus negocios puertas afuera y congraciarse con la gente, con los clientes y con la comunidad; ya la revisión administrativa no debía hacerse sólo hacia lo interno sino hacia el entorno.

En 1962, el American Institute of Management (Instituto Americano de Gerencia) estaba presidido por Jackson Martindell, un entusiasta propulsor de los estudios de revisión administrativa. Sus aportes a este campo son de verdadero interés y trascendencia. Por otra parte, diseñó un cuestionario de 301 preguntas que abarcaba 10 áreas organizacionales que debían revisarse: funciones económicas, estructura de la empresa, porcentaje de ganancias, honestidad hacia los accionistas, investigación y desarrollo, directores, capacidad ejecutiva, políticas fiscales, eficiencia de la producción y empuje de las ventas. Propuso además, un esquema valorativo de 10 mil puntos sobre la calidad de la gerencia.

El trabajo de Martindell, resumiéndolo, consistió en aplicar por primera vez el cuestionario como instrumento de investigación en esta disciplina administrativa; elevó el número de áreas de examen haciéndolas más amplias y, por último, dio un primer paso para el establecimiento de modelos cuantitativos de apreciación del desempeño administrativo. Hoy en día, al antiguo instituto se le llama American Management Association - AMA.

Para 1967, el Prof. William Greenwood, de la Escuela de Administración de la Southern Illinois University, reemplea el cuestionario como instrumento de investigación y diseña uno de aplicación general con 373 ítems.

El ciclo lo cierra William Leonard, quien en 1970 publica su obra Auditoria administrativa en donde recopila los dispersos conceptos de otros autores, los organiza y analiza, bautizando esta nueva disciplina de ese modo y creando sus bases filosóficas y conceptuales.

La definición que Leonard hace de la auditoría administrativa se presentó en el capítulo II. Este mismo autor propone que el objetivo primordial de la auditoría administrativa es descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y encontrar sus probables remedios. En el manejo de cualquier organización, existe una búsqueda constante para mejorar los métodos y el desempeño, disminuir los costos y mejorar la eficiencia.

La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica, un departamento ó área de la organización ó de un grupo de ellos, de una división o de la empresa completa.

En éste método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria administrativa, es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección. Otros aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulación de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución. En este plan se debe incluir: la selección del personal adecuado, la implantación de un programa de capacitación que mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo.

La lectura de este texto es obligante para todo el que desee ejercer como auditor administrativo.

Instituto americano de la administración

El esquema general de la Auditoria varía para los distintos tipos de organizaciones, de acuerdo a éste método. En cada tipo de organización se evalúan 10 puntos:

Para una organización con fines de lucro, el programa a llevar a cabo sería el siguiente:

Función económica: Es difícil precisar la importancia relativa de la actividad económica, quizás la mejor medida sería preguntarse: ¿qué perderían los individuos y grupos en caso de que la empresa desapareciera?

Estructura formal: La administración adecuada se caracteriza porque existe claridad en la autoridad y responsabilidad de cada uno de sus miembros, siempre equilibradas para lograr eficiencia. Para la toma de decisiones, los ejecutivos deben efectuar las comunicaciones necesarias y prevenir las consecuencias de sus instrucciones. Las técnicas y manuales de la organización se usan como instrumentos, pero no son los únicos factores, también se debe tomar en cuenta la organización como un todo.

Utilidades: La administración correcta genera buenas utilidades. Para conocerlas, se utilizan tendencias de tipo estadístico. Las utilidades no deben permanecer estáticas a lo largo del tiempo, porque significaría un retroceso debido a la pérdida del poder adquisitivo de la moneda. Los resultados en utilidades deben compararse con los obtenidos por la competencia, con la capacidad del mercado y las perspectivas del

negocio.

Atención a los accionistas: Los representantes de los accionistas deben mantener un equilibrio entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas, las cuales generalmente incluyen:

1) evitar riesgos innecesarios de capital,

2) aumentar el capital contable por medio de reinversión de utilidades, 3) obtener dividendos razonables y 4) mantener informado a los accionistas de los 3 puntos anteriores.

Investigación y Desarrollo: Esta área proporciona nuevas soluciones a los problemas y propone la orientación para el futuro de la empresa.

Consejo de administración: Este grupo de personas que generalmente son ejecutivos

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