Mise En Place

Mise en Place

Es el alistamiento y preparación total, previo al servicio, de todos los elementos (equipos, utensilios, salones, personal, etc.) para ser utilizados en el desarrollo del evento, teniendo en cuenta una buena planeación, organización, comunicación y coordinación, para lograr un excelente servicio en el evento.

Una mise en place bien hecha es el índice de la calidad del establecimiento y una forma de prever que el servicio no sufra ninguna complicación.

Con base en los deseos, necesidades y gustos del cliente, el evento tendrá unas características propias en cuanto a participantes. Motivo, costos, servicios entre otros, que se verán reflejados en un contrato establecido por las partes y que para el establecimiento será la pauta para planear y ejecutar las tareas que sean necesarias para cumplir con los requerimientos del cliente. Se examinará entonces cada detalle y personal en cada área que tenga que ver con el evento y que implique una mise en place.

Una vez firmado el contrato, el jefe del departamento de eventos enviará copias del formato informe de eventos a todas y cada una de las dependencias que tengan que ver con el evento en forma directa o indirecta y que apoyan el buen desarrollo del mismo, tales como caja, recepción, cocina, almacén, vigilancia, coordinador de área, salones, personal, lavandería, Office y portería.

Este informe es enviado con el propósito de programar y describir detalladamente todos los servicios que se van a ofrecer, ordenar los productos necesarios, preparar cuentas, programar personal y organizar la descripción de salones y equipos.

Según el tamaño del establecimiento y dependiendo del número de eventos especiales programados para cada día, se debe realizar una lista parcial de actividades para preparar cada detalle así:

Actividades de Preparación

1 Verificar que el salón haya sido limpiado y aseado. Revisar el nivel de la luz, el aire acondicionado, la calefacción y los ruidos inusuales.

2 Asegurarse de que no existan riesgos a la seguridad como sillas, mesas, o sofás descompuestos. Que no haya objetos con los que el cliente se tropiece como tapetes, extensiones etc.

3 Supervisar que los aparadores y estaciones de servicio estén limpios y dotados de todos los elementos y utensilios necesarios. Consultar qué material hace falta para el día del evento.

4 Revisar el salón para asegurarse de que el equipo necesario esté en su lugar, como micrófonos, reflectores, atriles, proyectores y artículos requeridos en el orden del día.

5 Verificar los baños para asegurarse de que estén limpios, con buena dotación y funcionando.

6 Preparar elementos, equipos, loza y cristalería necesarios para el evento.

7 Situar sillas, mesas, sofás y otros muebles de acuerdo con el croquis y que sean adecuados.

8 Acomodar e instalar bares, bufetes y mesas.

9 Colocar mesas de inscripción, obsequios y exhibiciones.

10 Colocar e instalar los diferentes equipos que se van a utilizar durante el evento.

11 Realizar el montaje respectivo con materiales, vajilla, cubiertería, cristalería y accesorios que se requieran en las mesas.

12 Numerar mesas si es necesario.

Personal

• Cerciorarse de que la brigada esté a tiempo, bien uniformados y familiarizados con sus labores.

• El maitre, o en su lugar el capitán deben pasar revista a la presentación y uniformes del personal de servicios, además de revisar la asignación de tareas que cada persona debe realizar.

• Reunirse con el personal y discutir el plan de acción y medidas de seguridad pertinentes.

• Tener en cuenta horas y costos laborales del grupo, con determinadas características y según los productos y servicios que se van a utilizar, personal fijo o extra.

Muebles y Equipos

Las mesas y su disposición pueden variar según la reunión, el tamaño y forma del salón, el número de cubiertos, etc.

Antes de arreglar las mesas estas deben limpiarse con un líquido detergente; lo mismo debe hacerse con los asientos.

Escaparate auxiliar y área central de aprovisionamiento:

El escaparate auxiliar es un servicio conveniente y un área de almacenamiento para toda clase de alimentos y equipos necesarios durante el servicio.

Debe estar limpio, pulcro y bien provisto antes del servicio, de algunos elementos como: agua, servilletas ( para comidas y cocteles), baberos y obsequios para los niños, menús, vajilla extra, utensilios de servicios especiales, manteles o individuales, paños para limpiar, libretas y esferos extras para anotar las órdenes, recipientes extras de sal, pimienta y azúcar listas para usar, mantequilla, salsas, café, té, aromáticas, cremas, cafeteras, hielo, agua y pinzas para hielo.

Para el departamento de eventos se debe contar con muebles versátiles y de fácil manejo, livianos y adaptables a las necesidades. La estructura debe ser de preferencia metálica o de madera resistente a golpes, tapizada en Córdoba o fibra sintética.

Los diversos eventos requieren de la utilización de tablones los cuales pueden clasificarse en dos tipos: para 6 personas de 1.45 metros por 90 centímetros y para 10 personas de 2.7 metros por 90 centímetros de ancho; para los servicios por lo general se utilizan semicirculares y también rectangulares. Los tablones se caracterizan por ser plegables, livianos y resistentes. Es conveniente contar con tablones semicirculares , pues al adosarlos a los rectangulares permitan figuras especiales, muy necesarios si se desea ofrecer variedad de servicio.

Lencería

El uso de manteles y/o individuales es política del establecimiento pero deben estar limpios y colocados apropiadamente.

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