Monográfica

Resumen

Este conjunto de herramientas proporciona las directrices para desarrollar y controlar un presupuesto. También te ayudará con la elaboración de un presupuesto global para una organización y para un proyecto específico. Contiene diversas herramientas para calcular

costes y consejos para asegurarte de que tus presupuestos cumplen las necesidades de tu organización o proyecto. En el apartado de ejemplos te ofrecemos casos reales de presupuestos y el modo en el que pueden ser controlados.

¿Por qué es necesaria una herramienta sobre la elaboración del presupuesto?

La elaboración de un presupuesto resulta clave para la administración financiera. Esta herramienta te ayudará a planificar, desarrollar y usar presupuestos de manera efectiva en tu organización. Si tienes un firme entendimiento de principios sobre elaboración de presupuestos, entonces estarás bien situado para una firme administración financiera. Si utilizas esta herramienta junto con otras, como se ha indicado, aumentarás la capacidad de tu organización a la hora de dirigir su efectividad financiera. Asimismo, incrementarás su capacidad de supervivencia a lo largo del proceso de previsión y planificación.

¿Quién debería utilizar esta herramienta?

Esta herramienta está dirigida expresamente a aquellas personas que han tenido poca o ninguna experiencia en el campo presupuestario. Quizá no has estado nunca implicado en la dirección de una organización, proyecto o departamento; o bien, nunca has participado en la administración financiera. Pero ahora te enfrentas a la tarea de desarrollar un presupuesto, o presupuestos, y no estás muy seguro de cómo empezar. Si te encuentras en esta situación, esta herramienta te será de gran utilidad.

¿Cuándo será útil esta herramienta?

Después de acabar la planificación estratégica y de acción de tu organización (ver las herramientas sobre planificación) y necesites saber cuánto dinero te hará falta para hacer lo que has planificado.

Cuando necesites averiguar cuánto costará dirigir un proyecto o departamento en particular.

Cuando quieras pedir a un donante que apoye un aspecto específico de tu trabajo.

ANTES DE DESARROLLAR UN PRESUPUESTO

Cuando estés desarrollando un presupuesto, no deberías improvisar a medida que lo realizas.

Al igual que en todo buen ejercicio de administración de una organización, un buen ejercicio presupuestario implica claridad de propósito, planificación detallada y pensamiento considerable.

Éstas son algunas de las preguntas que deberás responder a lo largo de las distintas fases de preparación presupuestaria y el desarrollo real del presupuesto:

¿Podríamos haber gastado menos el año pasado y aún haber conseguido los mimos o mejores resultados?

¿Hemos despilfarrado dinero en el pasado? Si fuera así, ¿podemos evitarlo en el futuro?

En este apartado de esta herramienta prestamos especial atención a:

¿Qué es un presupuesto, quién debería participar en su elaboración y por qué presupuestamos?

Los planes operacionales

Cálculo de costes

Fuentes de financiación

Necesitas abordar estos asuntos antes de empezar a desarrollar tu presupuesto, pues

constituyen una extensión del proceso de planificación en el que se basa toda la elaboración del presupuesto.

¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO?

Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de finalización del trabajo (ingresos). Consiste en una estimación o en

conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para realizar tu trabajo.

Un presupuesto no es:

Inamovible: cuando sea necesario, un presupuesto puede cambiarse, siempre que tomes medidas para tratar las consecuencias del cambio. Así, por ejemplo, si has presupuestado diez nuevos ordenadores pero descubres que realmente lo que necesitas

es un generador, entonces podrías comprar menos ordenadores y adquirir el generador.

Un simple registro de los gastos del último año, con un 15% extra añadido para cubrir la inflación: cada año es distinto y las organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario para examinar lo que realmente es necesario para poner en práctica sus planes.

Sólo un requerimiento administrativo y financiero de los donantes: el presupuesto no debería formar parte de una propuesta financiera y luego desestimada y olvidada a la hora de realizar un informe financiero para los donantes; es una herramienta viviente que se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar constantemente y usar con creatividad.

Un cuadro optimista e irreal del coste real de las cosas: no subestimes el coste real de las cosas con la esperanza de que te ayudará a recaudar el dinero que necesitas; es mejor devolver a los donantes el dinero que no se ha empleado, que pedir un «poco más» para poder acabar el trabajo.

Éstas son dos de las preguntas clave que deberías ser capaz de contestar sobre la elaboración de un presupuesto:

¿Por qué es necesario un presupuesto?

¿Quién debería participar en la elaboración del presupuesto?

¿Por qué es necesario un presupuesto?

¿Por qué es importante para una organización, proyecto o departamento tener un

presupuesto?

El presupuesto es una herramienta administrativa esencial. Sin un presupuesto, eres como un

barco sin timón.

El presupuesto te indica cuánto dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades.

El presupuesto te obliga a pensar rigurosamente

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