Niveles De Archivos Comunes

Niveles de archivo:

El Ministerio de Cultura de España (1995) señala que el ciclo vital de los documentos son las “Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico”.

Esta definición muestra la realidad orgánica funcional a los cuales van correspondiendo los documentos durante su ciclo documental.

Al respecto en la realidad Peruana el Archivo General de la Nación considera 3 niveles de archivo que suelen ser comunes en las instituciones estatales y privadas: Archivo de gestión, archivo periférico, archivo central. Adicional a ellos menciona 2 niveles, propias de instituciones como el propio AGN o de empresas de más de 50 años de operación: Archivo intermedio, Archivo Histórico.

Archivo de gestión

La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos (CAA) (2001) nos menciona:

“El Archivo de Gestión son los documentos que en esta fase de tramitación, son los documentos de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí que sea más conocido como archivo de oficina.” (p. 28).

Este nivel de archivo correspondería a la primera etapa del ciclo vital de documentos: etapa activa, pre archivístico ó etapa de creación y tramitación de los documentos. Asimismo este nivel de archivo vendría a ser al primer nivel de custodia de documentos, también conocido como el archivo de la oficina productora, aquella que genera o recibe los documentos.

Según Molina (2000) para que una unidad administrativa sea considerada como un sujeto productor debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Constancia de su creación como unidad orgánica mediante disposición publicada.

• Tener establecida su organización interna, su relación jerárquica dentro de la estructura de la institución y su competencia que se deben materializar en una serie de actividades.

• Que exista un responsable (p. 54).

En cuanto a las funciones que le competen, en la realidad peruana el SNA 01 nos indica que “el archivo de gestión: Es el responsable de la organización, conservación y uso de la documentación recibida o producida por una entidad orgánica y de transferirla al Archivo Periférico o al Órgano de Administración” (1985).

Un acercamiento practico a la función del archivo de gestión es proporcionada por Molina (1996) el cual menciona las menciona las actividades que deben cumplir dentro de un sistema de archivo:

1. Impedir la dispersión o eliminación de documentos

2. Formación correcta de las series documentales, evitando el fraccionar un expediente según pasos en el trámite o la agrupación de distintos tipos documentales por referirse a un asunto común.

3. Estar en contacto permanente con el archivo central , tanto para solicitar recomendaciones y ayudas como para suministrar la información que el archivo central precise para la perfecta identificación de las series documentales

4. Preparar las transferencias de acuerdo con las normas existentes.

5. Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un registro de préstamos.

6. Solicitar y devolver correctamente al archivo central los documentos, que aun habido siendo ya transferidos, su consulta sea necesaria para la unidad administrativa.

7. Facilitar la información que tanto los ciudadanos como la Administración solicite respecto a los documentos que custodia.

8. Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la documentación.

9. Formar un registro de las transferencias realizadas al archivo central (p. 55).

La formalización de estas áreas dentro de unidades administrativas, así como la normalización de sus actividades y funciones dentro de un sistema institucional de archivo, serán un factor clave en la gestión de los documentos a través de su ciclo vital, al ser el archivo que le dará el orden original a las series documentales que la unidad productora genere o reciba como fruto de sus funciones.

Archivo

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