Ordenamiento y actualización de la seccion de archivos en la U.E Jose Torrico

INDICE GENERAL

1.- INTRODUCCION…………………………………………………3

2.- ANTECEDENTES…………………………………………………5

3.- DIAGNOSTICO Y JUSTIFICACION……………………………6

4.- PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA…8

5.- OBJETIVO GENERAL…………………………………………... 10

6.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS……………………………………...10

7.- ALCANZES DE LA INVESTIGACION…………………………12

8.- ENFOQUE METODOLOGICO………………………………….13

9.- MARCO TEORICO CONCEPTUAL……………………………14

      9.1 EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN………………………14

       9.2 ORDENACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES…...16

       9.3 SEÑALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS………………17

       9.4 CONSEJOS POR SEGUIR…………………………………18

10.-   MATRIZ DE ACTIVIDADES…………………………………22

11.- ANTECEDENTES BIBLIOGRAFICOS………………………23

12.- ANEXOS…………………………………………………………24

      12.1 FIGURAS…………………………………………………… 26

      12.2 FOTOGRAFIAS…………………………………………… 28

      12.3 ENTREVISTAS……………………………………………31                 

1. INTRODUCCION

Todas las organizaciones son diferentes y su dinámica también, nunca un sistema de gestión documental será similar a otra o servirá para un mismo tipo de organización, no hay un modelo general, siempre son personalizados y van acorde a la necesidad de la institución. 

La siguiente investigación está relacionada al ordenamiento de archivos y gestión de documentos en la Unidad Educativa “José Torrico Sierra”

Un eficiente sistema de gestión documental ayudará a la empresa, institución, organización social, fundaciones, etc. A potencializar su eficiencia, su productividad, también ayudará a prever problemas relacionados con la información y la documentación y reducirá costos en recursos, tanto humanos como económicos.

Esta investigación aporta los conocimientos prácticos, teóricos y técnicos que un profesional necesita para diseñar e implementar un sistema de gestión documental en una organización. Se muestran todos los aspectos relacionados con creación, recepción, organización, y manejo de gestión de la documentación.

También introduce conceptos básicos y brinda consejos para planificar un proyecto de tipo metodológico, explicando los criterios necesarios, los elementos que hay que tener en cuenta, las herramientas informáticas que ayudan a la gestión documental y otros aspectos sobre la gestión del cambio y la cultura informacional de la organización.

Es necesario entender este trabajando desde distintas perspectivas y a trávez del diagnóstico generado para poder plantean

Los archivos de oficina están formados por documentos producidos o recibidos por una unidad administrativa, en desarrollo de sus funciones y actividades que tienen encomendadas, se las puede denominar la primera etapa de vida de los documentos y se debe mantenerse mientras los expedientes se van formando y madurando.

Los principios fundamentales para la organización de archivos de oficina son los siguientes:

• Principio de orden natural: hace referencia al orden que conservan los documentos dentro de cada carpeta, ubicándolos en orden consecutivo, de acuerdo a las actualizaciones administrativas que formaron estos documentos

• Principio de procedencia: el documento debe estar preservado según el orden que precede, tomando en cuenta la procedencia y la independencia del mismo. Este principio es valido tanto para los archivos históricos como para los administrativos, identificándose también la procedencia y la Genesis del documento. debe hacerse una clasificación documental, reconstruyendo la estructura de fondo documental, también es necesario entablar un conocimiento completo del documento que se está manejando. (Cesar Martín gavilán, “principios generales de fondos archivísticos, clasificación y ordenación de documentos”)

Otro detalle de necesidad es el de dar pronta solución al problema de la unidad educativa “José Torrico Sierra” que, por inercia, la documentación que yace ahí crese tras recibir nueva correspondencia, memorándums, material de actualización para los diferentes niveles de grado en el colegio, y cada gestión transcurrida incrementa el número de estudiantes y por ende la documentación y los archivos que requieren.

El recurso humano con el que cuenta la unidad educativa es exacto, y no se debe olvida las limitantes de espacio. Las obligaciones tanto de la secretaria como la del director y todo el plantel administrativo, son una limitante que hacen que la documentación no sea tratada con la metodología que se plantea en este perfil.

1. ANTECEDENTES

Durante las gestiones pasadas la unidad educativa José Torrico Sierra, se mantenía bajo un perfil de colegio privado a cargo y solventado por el prestigioso abogado José Torrico Sierra que llego a ocupar el cargo de presidente del tribunal de justicia de la nación, al cual deben el nombre. Después del decreto supremo N° 09284 del general Quiroga, el colegio que fue propiedad del desatacado abogado paso a ser propiedad del estado, por que la familia del doc. Torrico sierra, ya no podía mantenerlo por la difícil situación económica en la que se encontraba.

A continuación, mencionare la resolución ministerial con la que nace el colegio Torrico sierra como muestra verídica de la existencia del colegio, dicha resolución será anexada. (anexos.pg N° 32)

La paz 24 de agosto de1973 se establece la creación del colegio José Torrico Sierra. Considerando: que la solicitud cuenta con los informes necesarios de la distrital de Cochabamba, director nacional de preescolar y primaria y de la dirección general de educación, aparejado a los antecedentes.

El doctor José Torrico Sierra ilustre maestro, y presidente de la corte suprema de justicia, dejando para las futuras generación, un ejemplo a seguir.

Se resuelve nominarse a la escuela de la localidad de sacaba, provincia chapare del departamento de Cochabamba, con el nombre de José Torrico sierra.

En vista de que los trabajos citados en nuestro marco teórico son casi los mismos de los que se deberían mencionar y citar en la justificación. No, se redundará en los antecedentes. Puesto que este seria uno de los primeros trabajos de investigación dentro de la unidad educativa, que posterior mente deberían correr con la correspondiente cita, para posteriores investigaciones.

1. DIAGNOSTICO Y JUSTIFICACIÓN

Esta investigación nace tras la necesidad de un ordenamiento de documentación en la unidad educativa José Torrico sierra, ya hace varias gestiones las investigadoras de este perfil, notaron que, durante las inscripciones de la unidad educativa, es donde más se recepciónan y se reciben la documentación de alumnos nuevos, no solo en estas etapas, sino también a lo largo del año. Por lo cual se incrementa el numero y la cantidad de documentos, y por ende el desorden y la desorganización en los archivos y documentos se incrementa.

Las limitaciones a las que la unidad educativa se someten son notorias. No, porque exista una incapacidad del personal ya sea de la portera, secretaria, profesores o el mismo director, sino por el hecho de que un ordenamiento de archivos y gestión de documentos ameritan, un diagnóstico y preparación previa, y la necesidad de personal especializado y con el estudio técnico adecuando para poder emplear la organización y gestión de archivos.

Es por eso por lo que se realizó un diagnóstico de observación participante, durante el principio de procedencia documental, y también se pudo observar la falta de una metodología de ordenamiento y planificación de los documentos, los resultados de diagnostico previo arrojaron los siguientes resultados.

La dinámica de ordenación de todos los archivos es improvisada y un tanto precaria, se puede notar un desorden total de la documentación dejada ahí en anteriores gestiones, este mismo desorden no impide oh perjudica la labor que realiza la dirección de la Unidad Educativa. Pero si es necesario mencionar que, tanto en la estética en el orden y en lo pulcro es donde falla este ordenamiento de archivos y documentación improvisada

A continuación, daremos a conocer las fortalezas, debilidades y limitaciones con las que cuenta el equipo técnico que realiza este perfil de investigación.

• Fortalezas:  como fortalezas podemos mencionar que las que proponen esta investigación han estado en contacto al objeto de estudio durante dos gestiones en el caso de la señorita Ingrit Condori Campos. Y en el caso de la señorita Gloria Rojas Miranda su contacto con el objeto de estudio ha sido durante 7 gestiones administrativas. También se ha estado en observación del fenómeno detectando las directrices y los factores generales, contrastando constantemente las necesidades que requiere el objeto de estudio.

• Debilidades: como posibles debilidades, se podría decir que contantemente la documentación que ingresa no ha sido revisada y el tiempo que se le da la observación analítica de una u otra documentación no es el mejor, esto por el tiempo de ejecución que se tiene planificado.

• Limitaciones: una de las más grandes limitación también es una de las debilidades, que es el tiempo que se tiene en la matriz de cronograma establecido para la ejecución de la investigación.

Una segunda limitación es la predisposición de el plantel administrativo, que tan solo colaboraran en la disponibilidad de facilitar la documentación.

1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:

La problemática que se plantea en nuestra investigación se origina en la unidad educativa “José Torrico Sierra”

La finalidad de este proyecto es el de mejorar la organización de archivos y gestión de documentos que yacen en dicha institución educativa.

Primeramente, expondremos un poco de la reseña histórica.

La U.E “José Torrico sierra” fue fundada el 24 de agosto de 1971, se desdoblo en el turno de la mañana de la escuela “Germán Buch” por el crecimiento vegetativo de la población, lleva por nombre el del prestigioso abogado Dr. José Torrico Sierra. Inicia su fundación con el profesor Luis Arsenio Saavedra Angulo, con 5 docentes, por contar con un solo curso por grado.

...