PLANIFICACION DE MANTENIMIENTO

INTRODUCCIÓN

Para facilitar la evaluación de las actividades de mantenimiento, permitir la toma de decisiones y establecer metas, los informes, formatos, planes de ejecución, deben ser claros, concisos y específicos proyectados para un análisis fácil y adecuado a cada nivel de gestión. Esta recomendación se basa en la simplicidad de la implementación de varias técnicas que dependen básicamente de registros de intervención, programación y de la experiencia del personal de ejecución del mantenimiento, todo el proceso de planificación de un mantenimiento de cualquier proyecto sea grande o pequeño, debería ser perfectamente planeado para que al desarrollarlo no se encuentra con ningún obstáculo que deteriore el plan de ejecución del mismo y a la vez se pueda realizar los objetivos dentro de los parámetros de tiempo ya definidos para las actividades evitándose así pérdida de tiempo y gasto tanto de material como de mano de obra y a la vez se lograrían altos niveles de rendimientos dando las ganancias deseadas, con una buena planificación en el proceso administrativo se determina cuales son los objetivos por lograr y lo que se debe hacer para alcanzarlos ya que los objetivos son considerados de gran importancia en el éxito , permiten coordinación y son esenciales para una planificación efectiva.

GESTION DEL DESEMPEÑO

La gestión del desempeño es la relación de funcionamiento de los elementos o sujetos de la organización, es un proceso que contribuye con la dirección eficaz de las personas y de los equipos a fin de lograr altos niveles de rendimiento, estableciendo un acuerdo compartido de lo que se quiere lograr y desarrollando a las personas para alcanzar dichos objetivos. Se trata de un proceso muy importante, tanto para alcanzar las expectativas, como para el desarrollo profesional y personal de los individuos, contribuye con la dirección eficaz de las personas y de los equipos a fin de lograr altos niveles de rendimiento.

Cada responsable de un departamento u organización debe asegurarse de que los miembros de su equipo:

• Conozcan y comprendan lo que se espera de ellos.

• Tengan las destrezas y habilidades para cumplir las expectativas.

• Estén apoyados por la organización en el desarrollo de sus capacidades para lograr los objetivos.

• Tienen la oportunidad de discutir y contribuir con los objetivos individuales y de equipo.

Para ello, los responsables deben:

• Establecer el plan de desarrollo del desempeño con cada miembro del equipo, definiendo las expectativas y metas que deben alcanzarse durante el año.

• Proporcionar información periódica de forma que cada miembro del equipo pueda avanzar y crecer dentro de la organización, y además aprendan las habilidades que necesitan para cumplir con las metas de desempeño establecidas y mejorar su satisfacción en el trabajo.

• Evaluar periódicamente el desempeño de cada individuo conforme al plan diseñado, de modo que pueda identificarse cualquier problema y tomar las medidas necesarias para garantizar un alto nivel de rendimiento.

• Evaluar al final del período si cada miembro del equipo ha alcanzado o superado las metas y expectativas definidas en su plan de desarrollo. Si no es así, identificar las razones e intentar corregirlas en el futuro.

Por supuesto, en cada una de las etapas anteriormente descritas, el responsable debe tener un contacto directo con cada miembro de su equipo, diseñando conjuntamente el plan de desarrollo, proporcionando la información o apoyos necesarios y compartiendo de forma abierta la evaluación y puntos de mejora.

GESTION DE INFORMACION O CONTROL DE DOCUMENTOS

Es un conjunto de actividades que permiten la obtención de información, la sistematización de experiencias, actividades y datos de la empresa, para ser usada en el desarrollo y el éxito de una organización. Genera nuevos conocimientos, es producir un impacto en el ambiente de cualquier organización. Es un proceso que debe estar presente en cada uno de los pasos de la organización, requiere acción, decisión y evaluación.

Mediante la gestión se proporcionan los recursos de información necesarios para una buena toma de decisiones, se desarrollan nuevos conocimientos que posibilitan calidad y eficiencia en los servicios y productos de las organizaciones.

Cito:

Woodman (1985) «la gestión de información es todo lo que tiene que ver con obtener la información correcta, en la forma adecuada, para la persona indicada, al costo correcto, en el momento oportuno, en el lugar indicado para tomar la acción precisa.»

White (1985) «la coordinación eficiente y eficaz de la información procedente de fuentes internas y externas.»

Para Ponjuán cuando se menciona gestión de información se refiere a la gestión que se desarrolla en un Sistema de Información (si se trata de que el sistema tenga como propósito obtener salidas informacionales) y la define como:

«[...] el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro y para la sociedad a la que sirve. Tiene como elemento básico la gestión del ciclo de vida de este recurso y ocurre en cualquier organización. Es propia también de unidades especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de información.»

Objetivos

La gestión de información tiene el objetivo

Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información.

Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información.

Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de información.

Asegurar un suministro continuo de la información.

Un Sistema de Gestión de Información permite la gestión de los recursos de información tanto internos como externos, aprovecha al máximo sus recursos de información en función de la mejora continua y de la toma de decisiones organizacional a todos los niveles jerárquicos desde la cúspide estratégica hasta la base operativa.

En el centro de la gestión de la información se encuentra la gestión de la documentación (la información que queda plasmada en documentos) y que pude ser de tres tipos:

INTERNA: hace referencia a aquella documentación generada o recibida por la organización en el ejercicio de sus funciones, es decir, son documentos que surgen de la actividad diaria de esa institución. En este grupo, encontramos tanto la documentación típicamente administrativa contabilidad, correspondencia, etc. como la documentación de gestión informes, actas de reuniones, procedimientos de trabajo, y la documentación técnica que refleja la propia actividad de la organización.

EXTERNA: además de la documentación producida por la propia organización, ésta y las personas que trabajan en ella necesitan, menudo, consultar y manejar fuentes de información externas: libros revistas, B.D., Internet

PÚBLICA: es aquella documentación que la organización produce de cara al público, para comunicarles hechos, actividades, acontecimientos,...por ejemplo, las memorias, los catálogos de productos y servicios, la página web,... Además de la gestión de la documentación existe, estrechamente relacionada con ella, la gestión de información repartida en bases de datos corporativas y aplicaciones informáticas, que no se conceptúan como documentos; pero que son una importante fuente de información registrada.

GESTION DE ACTIVOS

Estos resultan fundamentales para el éxito o fracaso de una gestión administrativa, lo básico en su administración es lograr el equilibrio en su utilización. Tan negativo es para la empresa en su escasez como su abundancia. Cualquiera de las dos situaciones resulta antieconómica; La gestión de los activos consiste en: Obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requerida, los bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa de que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones, inicialmente los grandes cambios que sucedieron desde los años 70 y 80 hasta los 90 y que siguen ocurriendo, con más velocidad en el nuevo siglo. Esto nos ayuda a comprender, la responsabilidad de la organización del mantenimiento tanto en los aspectos estratégicos como de costos y de algunas herramientas. Tradicionalmente, el costo de mano de obra siempre tuvo participación relevante en la composición de los costos de producción. Con la modernización y automatización de los procesos, el trabajo manual paso a ser remplazado, por maquinas y robots. Así, el costo de mano de obra fue, en gran parte sustituido, por los costos indirectos de logística y mantenimiento, de acuerdo a estudios realizados. Por lo tanto, para que pueda cumplir con sus nuevas responsabilidades, mantenimiento deberá participar de todo el ciclo de vida de los activos, en las decisiones de las compras ya que tienen hoy en día, un profundo impacto en el potencial de crecimiento y rentabilidad de la compañía que piensa en el futuro, por lo tanto mantenimiento deberá apoyar estas decisiones a través de:

Información para toma de mejores decisiones:

Buscar información relativa al diseñador o al fabricante del equipo en términos de calidad, asistencia técnica, facilidad de adquisición de repuestos y actualización tecnológica.

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