PROCEDIMENTOS DE CONTROL DE REGISTROS

1. Propósito

Establecer los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros de calidad establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de Furniture Practic, y del sistema de Gestión Ambiental del SNEST.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todos los registros generados en el SGC en Furniture Practic , y del Sistema de Gestión Ambiental de SNEST.

3. Políticas de operación

3.1 El control para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros es responsabilidad del usuario de acuerdo a lo establecido en la lista para el control de los registros de calidad y ambiental, y lo descrito en el apartado 7 de cada uno de los procedimientos.

3.2 Todos los formatos de los procedimientos al momento de requisitarse se convierten en registros de calidad/ ambiental; los cuales deberán ser controlados por cada uno de los usuarios y de acuerdo a la política anterior.

3.3 Los espacios en los formatos para los registros de calidad/ambiental deben ser requisitados de acuerdo a su instructivo o bien cancelados en caso de no requerir llenarse.

3.4 En los casos, en que los registros se controlen por folio, y se tenga la necesidad de realizar alguna corrección, se debe cancelar completamente el registro cruzándolo con la palabra “Cancelado”, debiéndose archivar y conservar en el área correspondiente de uso con el fin de mantener un control, de acuerdo a la normatividad vigente.

3.5 La disposición de los registros de calidad se sujetará a la normatividad vigente y a la naturaleza de los registros de Calidad/Ambiental.

3.6 Los formatos para la generación de registros de calidad/ambiental serán proporcionados por el controlador de documentos/RD del tecnológico a cada una de las áreas o usuarios correspondientes según se establece en cada procedimiento del SGC.

3.7 Los usuarios de los registros de calidad/ambiental son responsables de mantener un respaldo impreso o electrónico con el fin de que estos sean recuperados, en caso de alguna contingencia.

4. Diagrama del procedimiento

RD Controlador

de Documentos Usuario de Registros de Calidad/Ambiental

5. Descripción del procedimiento

Secuencia de etapas Actividad Responsable

1. Revisa y Autoriza formatos para Registros de Calidad. 1.1 Recibe propuestas de formatos para registros de calidad con la justificación para generar un nuevo registro o darlo de alta en el SGC/SGA.

1.2 Revisa que los formatos o documentos para registros propuestos sean convenientes al SGC/SGA.

1.3 Autoriza los formatos o documentos para registros lo que expresa a incorporarlos al SGC/SGA. RD

2.Distribuye formatos en medios electrónicos 2.1 Distribuye los formatos para registros de calidad/ambiental a los usuarios.

2.2 Entrega los formatos en medio electrónico eliminando tanto los números que hacen referencia al instructivo de llenado como el propio instructivo, con el fin de que al momento de requisitarlo e imprimirlo este se convierte ya en un registro de calidad/ambiental.

2.3 Notifica al usuario de los registros que podrá consultar en el portal del SGC/SGA los instructivos de llenado en caso de tener alguna duda sobre el llenado del formato.

2.4 Deberá informar al usuario de los formatos para registros sobre las condiciones de control que deberá aplicar a sus registros de calidad generados durante la operación de su procedimiento.

2.5 Informa a los usuarios de los formatos que deberán llenar todos los campos de estos con base en lo descrito en cada uno de los instructivos y cancelar los campos no utilizados, con el fin de que éstos no puedan ser alterados.

2.6 Informa a los usuarios que los registros de calidad/ambiental no deben presentar tachaduras o enmendaduras, por lo que si la información que se registra es incorrecta deberá cancelarse dicho registro cruzándolo con la palabra C A N C E L A D O en particular si se maneja por folio.

2.7 Informa al RD sobre la utilización de FE (formatos electrónicos) Controlador de Documentos/RD

3. Aplica controles para la identificación de los registros de Calidad/Ambiental 3.1 Aplica los controles a los registros como lo establece la lista para el control de registros de calidad o el apartado 7 del mismo procedimiento. Usuario de Registros de Calidad/Ambiental

4. Almacena los Registros de Calidad/Ambiental. 4.1 Controla

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