PROCESOS BÁSICOS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

PROCESOS BÁSICOS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Proceso 1: Decisión y Planificación

1.1. Objetivos:

1.1.1. Entender la importancia de planificar y tomar de decisiones en la vida diaria y profesional, para la conseguir con mayor facilidad los objetivos planteados.

1.1.2. Valorar la transcendencia que tiene la planificación y toma de decisiones en el desarrollo de cada actividad que realicemos para alcanzar el éxito.

1.1.3. Poner en práctica el uso correcto de la planificación y poder tomar decisiones asertivas mediante la utilización de técnicas, estrategias y metodologías que nos permitirán a cumplir adecuadamente cada trabajo encomendado.

1.2. Lectura de motivación

La resistencia a planear

Planear es una tarea complicada y a veces engorrosa; produce tedio y molestia por la gran cantidad de detalles que deben tenerse en cuenta. Los ansiosos no se sienten bien en esta tarea, y los perfeccionistas demasiado satisfechos.

De cualquier manera, es mejor planear que no planear; el punto consiste en saber cuál es la forma más efectiva de hacerlo. Las improvisaciones facilitan el olvido y por ello no se obtienen los resultados deseados. Y aunque se decida planear por exhibicionismo - muchos planes estratégicos se hacen sólo para mostrarlos a terceros, a la larga algo puede salir mal en el balance de utilidades.

La planeación es percibida a veces como una amenaza al desempeño, y no como un estímulo al desarrollo. En consecuencia, parece una buena idea comenzar el proceso identificando en la empresa aquellas actitudes contra la planeación (o la planeación sin ganas). Es benéfico conocer las causas de la resistencia a planear antes de acometer un proyecto cualquiera. Pero una vez vencida la resistencia, el proyecto sólo podrá avanzar si se genera el compromiso necesario para hacerlo realidad.

En resumen: por no planear, muchos ejecutivos se la pasan tomando decisiones urgentes (que hubiesen podido preverse), en vez tomar decisiones importantes (las que precisamente justifican su puesto).

1.3. Conceptos básicos:

 Toma de decisiones.

Es la capacidad de decisión entre varias alternativas, es un paso de la planificación en la cual debe decidirse lo que debe hacerse, además de quien, cuando, donde y como se hará.

 Características de una decisión de calidad

Para tomar una decisión debe tomarse en cuenta aspectos como, los efectos futuros, la reversibilidad, el impacto, calidad y periodicidad. La calidad de la decisión comprende las relaciones laborales, valores éticos, consideraciones legales, principios básicos de conducta, imagen de la empresa. etc.

 Planificación.

La planificación es un método de intervención para producir un cambio tendencial de los eventos. Por ello cuando se aplica a la conducción de la sociedad, está influida por las ideas que orientan a tal sociedad y está limitada por las condiciones en que esta sociedad se desarrolla. (Lira. 2006: I)

 Estrategia

Las estrategias son lineamientos generales de acción que establecen una dirección e indican “como” lograr el objetivo estratégico institucional, varias estrategias pueden formularse para lograr un objetivo.

 Plan

El conjunto de programas constituye un plan, un plan es un documento técnico que constituye un instrumento técnico de planificación de carácter orientador en el que se precisan los grandes objetivos (generales) y metas a obtener así como acciones para su consecución.

 Programa

Conjunto de proyectos orientado a un objetivo superior, un programa es un conjunto organizado de medios para conseguir un determinado fin u objetivo.

 Proyecto

Conjunto de actividades interdependientes orientadas a un fin específico con una duración predeterminada. Es la unidad operativa del plan.

1.3. Herramientas clave:

a) El método de las preguntas en planificación (Ander-Egg y Aguilar).

Preguntas y elementos esenciales en un proyecto social y cultural (adaptado de Ander-Egg y Aguilar, 1998).

Preguntas Elementos del proyecto

1. ¿Qué

se quiere hacer? Naturaleza del proyecto:

Definición y caracterización de la idea central de lo que se pretende realizar; ámbito que abarca, contexto en que se ubica.

2. ¿Por qué

se quiere hacer? Origen y fundamentación:

Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución, y justificar por qué el proyecto es la propuesta más adecuada o viable para resolver ese problema.

3. ¿Para qué

se quiere hacer? Objetivos, propósitos:

Indicar el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar en términos de logros definidos.

4. ¿Cuánto

se quiere hacer? Metas:

Son una traducción operativa de los objetivos, donde se indica cuánto se quiere hacer, qué servicios se prestarán, qué necesidades concretas se cubrirán, etcétera.

5. ¿Dónde

se quiere hacer? Ubicación en el espacio:

Localización física o cobertura espacial que tendrán las actividades previstas en el proyecto.

6.¿Cómo

se va a hacer? Procedimiento:

Métodos y técnicas; actividades y tareas contempladas.

7. ¿Cuándo

se va a hacer? Ubicación en el tiempo:

Calendarización o cronograma previsto.

8. ¿A quiénes

se dirige? Destinatarios, beneficiarios:

Identificar el grupo-meta directamente favorecido con la consecución del proyecto y definir los beneficios concretos que recibirá una vez solucionado el problema en cuestión o satisfecha su necesidad concreta.

9.¿Quiénes

lo van a hacer? Recursos humanos:

En proyectos de formación hace referencia al equipo de formadores responsables, pero es posible el apoyo o asesoría de otros actores, y altamente deseable la co-participación de los mismos beneficiarios, de sus familias o de su comunidad (esquema autogestivo).

10. ¿Con qué se va a hacer/costear? Recursos materiales y financieros:

Es importante anticipar y cotizar el material, equipo, instrumental, papelería, fotocopias, servicios, etc., requeridos para la realización del proyecto.

b) Componentes de un Plan.- Antecedentes, objetivos, actividades, recursos (definiciones básicas); misión y visión.

• Antecedentes; presentación de la información más relevante y directamente relacionada con el proyecto.

• Objetivos; resultados a los que se quiere llegar con el proyecto

• Actividades del proyecto; son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado)

• Recursos; son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas.

• Misión: Es la razón de ser de la institución, y parte del rol y las competencias de la misma. El consenso y la participación son elementos fundamentales a la hora de definir la misión, ya que permiten el compromiso y la motivación necesaria para movilizar a las y los integrantes de la organización.

• Visión: Es una imagen proyectada del futuro deseado por la organización, es una declaración general que describe la situación a la que la institución desea llegar dentro de los próximos años.

c) Análisis FODA.- Definiciones y matriz.

El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (en inglés SWOT: Strenghts, Weaknesses, Oportunities, Threats). De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas.

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente,etc.

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

El Análisis FODA es un concepto muy simple y claro, pero detrás de su simpleza residen conceptos fundamentales de la Administración. Decisiones (estratégicas en este caso). En términos de sistemas, tenemos un conjunto inicial de datos (universo a analizar), un proceso (análisis FODA) y un producto, que es la información para la toma de decisiones (el informe FODA que resulta del análisis FODA).

1. Lo relevante de lo irrelevante

2. Lo externo de lo interno

3. Lo bueno de lo malo

d) El diagrama de Gant.

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