Procesos de Gestión de Proyectos

Procesos de Gestión de Proyectos

1. Iniciación

Grupo de procesos de iniciación:

• Desarrollar el Acta de Constitución. Viene de un contrato o una orden de trabajo, etc. Suele contener los requisitos, objetivos, restricciones de nuestro proyecto.
• Identificar los interesados: establecer las necesidades de información. Analizarlos haciendo un registro de interesados y un plan de gestión

1. Planificación

Grupo de procesos de planificación:

• Planificar la línea base del proyecto: planificar alcance, tiempo y costos.

• Planificación del alcance del proyecto: La gestión del alcance incluye los procesos necesarios para definir y controlar el trabajo requerido para completar el proyecto:

• Recopilar requisitos: La documentación de los requisitos puede incluir acciones para emprender un proyecto, los objetivos de la organización, requisitos funcionales y no funcionales, de calidad, límites de fechas, presupuestos, etc. Deben ser medibles, completos, coherentes y aceptables para los interesados del proyecto.
• Definir el alcance: Descripción detallada del proyecto y del producto a partir de los entregables, supuestos y restricciones. Se realiza progresivamente según se va recopilando información. Es necesario analizar todos los riesgos, supuestos y restricciones y es muy importante verificar que estén completos. Una vez definido todo obtenemos un documento llamado enunciado de alcance del proyecto.

El enunciado del alcance del proyecto describe con detalle los entregables del proyecto. Debe establecer un entendimiento entre el equipo de proyecto y los interesados. Contiene las exclusiones explícitas del proyecto y se encuentra en la línea para evaluar si las solicitudes de cambios están dentro de los límites.

• Crear la estructura de desglose del trabajo: Es una descomposición jerárquica del trabajo y los componentes del proyecto en trabajos más pequeños. El nivel más bajo de los EDT son los paquetes de trabajo o Work Packages (WP).

•  Planificación del presupuesto del proyecto:

• Procesos para estimar y presupuestar los costos de proyecto (PMI):

• Estimar los costos: recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.
• Determinar el presupuesto: sumar los costos estimados de las actividades para establecer una línea base de costo autorizada.

• El valor planificado (PV) es el presupuesto planificado para el proyecto.
• Es la Línea base de costos del proyecto respecto a la que se monitorizan y controlan los gastos.
• Se calcula el valor por plazos fijos.
• Se utiliza para aplicar las técnicas de Gestión del Valor Ganado (EVM).

Técnica del valor ganado (EVM): Permite controlar simultáneamente el coste, alcance y costos del proyecto. Para ello se compara el presupuesto del proyecto (Valor Planificado) con el Valor Ganado, el valor del trabajo realmente ejecutado con respecto al trabajo planificado, y el Coste Actual, los gastos imputados en un determinado tiempo (salarios, facturas…).

Valor Ganado = Valor Planificado * % Ejecutado

• Análisis del estado de un proyecto: Para averiguar si el proyecto va bien, se realiza la diferencia entre el valor ganado y el valor planificado. Si el resultado es mayor que cero, el proyecto está adelantado. En caso contrario irá retrasado.
• Para averiguar si es eficiente, se divide el valor ganado por el planificado. Si es mayor que 1, es eficiente en tiempo, en caso contrario es ineficiente.
• Para averiguar los costes, es la diferencia entre el valor ganado y el planificado. Si es superior a cero, está por debajo de los costes.

• Desarrollo el resto de planes: RRHH, comunicaciones, calidad, riesgos, etc.

1. Ejecución

Grupo de procesos de ejecución:

• Dirigir y gestionar la ejecución de proyecto: ejecutar las tareas previstas y es necesario ceñirse estrictamente al plan de proyecto.
• Los resultados del proyecto son los entregables del proyecto.
• El plan de proyecto puede cambiarse durante la ejecución de la misma siempre que sea estrictamente necesario y siguiendo un procedimiento formal de Solicitud y aprobación de los cambios.

Tenemos un plan de proyecto, unos presupuestos y un calendario que cumplir, y los entregables del proyecto.

1. Seguimiento y control

      Grupos de seguimiento y control:

• Monitorizar y controlar la ejecución del proyecto:

• Controlar alcance
• Costos
• Tiempo

• Controlar el resto de planes del proyecto.
• Control integrado de cambios: Si un proyecto se desvía significativamente del plan, se debería iniciar estos procesos. Los cambios deben solicitarse y requiero una aprobación formal.

Medimos 🡪 detectamos variaciones 🡪 solicitamos cambios 🡪 aprobación de cambios 🡪 Control de Calidad 🡪 Entregar los entregables a los interesados o distribuir los informes a los interesados.

1. Cierre

Planificación de Gestión de Riesgos

Consiste en definir cómo se realizan las actividades de Gestión de Riesgos en el proyecto. Es un plan estratégico (Alto Nivel) en el que se define la estrategia de gestión de riesgos.

• Nivel de Organización
• Importancia del proyecto
• Recursos asignados
• Herramientas a utilizar
• Relación con otros procesos del PM

El proceso previo a la planificación consiste en: Incluir las reservas de consistencia, Tareas específicas de la gestión de riesgos, Responsables en los diferentes procesos de gestión de riesgos, Comunicaciones y Tolerancia al riesgo.

Las entradas básicas para la gestión de riesgos son:

• Planes de gestión especialmente los que definen la Línea Base del Proyecto: Alcance, Cronograma y Presupuesto.
• Acta de Constitución del Proyecto.
• Registro de Interesados.
• Factores Ambientales de Organización
• Activos de la Organización:

• Categorías del riesgo
• Definiciones y lenguaje común
• Formatos y Plantillas
• Roles y Responsabilidades
• Niveles de Autoridad y Toma de Decisiones
• Lecciones aprendidas

Análisis Cualitativo de los riesgos del proyecto

Es el proceso de priorizar los riesgos identificados evaluando la probabilidad de ocurrencia y su impacto en los objetivos principales del proyecto. Hay que centrar los esfuerzos en los de mayor prioridad.

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