Proceso de Gestión de un Proyecto Productivo

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

El proceso de Gestión de un Proyecto Productivo nace ante el hallazgo de una oportunidad de negocio que implica la comercialización de un Nuevo Producto. De esta manera surge la necesidad de desarrollar el nuevo producto propuesto tanto a escala de laboratorio como a escala industrial.

El proceso de Gestión de un Proyecto Productivo se desarrolla en 6 etapas

1. Inicio
2. Planificación
3. Investigación y Desarrollo
4. Ejecución
5. Monitoreo y Control
6. Cierre

Etapa de Inicio

Durante esta etapa se recolectan los datos necesarios para la correcta planificación del proyecto productivo y se determina el Equipo de trabajo del proyecto.

Esta etapa se inicia en una primera reunión coordinada por el Área Comercial, en la que se presenta brevemente la propuesta del Nuevo Producto a desarrollar especificando al menos Principio activo, Concentración tentativa, Tipo de formulación, Clasificación del producto, Prioridad y objetivo del desarrollo y Plazos tentativos. Se debe procurar que a esta reunión inicial asista el Gerente de Planta, el Gerente de “Registro”, el Jefe de Control de Calidad y Desarrollo, el Jefe de Ingeniería y Proyectos y el responsable de Gestión de Calidad.

Como resultado de la reunión inicial se obtendrá una minuta en la que queden asentadas las inquietudes y los compromisos generados en la misma.

Luego de la reunión inicial, el responsable del Área Comercial genera un requerimiento formal de Desarrollo de Nuevo Producto a Planta, especificando los siguientes datos:

• Fecha de la solicitud de desarrollo
• Nombre del solicitante
• Objetivo del desarrollo solicitado
• Principio activo
• Composición Tentativa
• Tipo de Formulación
• Tipo de producto (de acuerdo a la función que cumple en el campo)
• Dosis y Modo de aplicación
• Compatibilidad con otras formulaciones o Compatibilidad deseada
• Características Especiales del producto
• Restricciones especiales del producto
• Fecha Objetivo de Lanzamiento Comercial
• Prioridad en Plan de Desarrollo.
• Requerimientos de ensayo en campo
• Variantes de Presentación (Volumen, Marca, etc.)

La información mencionada debe quedar reflejada en el FOR-IDE-XXX “Requerimiento de Desarrollo de Nuevo Producto”.

Una vez generado el requerimiento formal de desarrollo, se define el Equipo del trabajo del proyecto; se designa un Coordinador del proyecto para gestionar y dar seguimiento a las actividades requeridas en el desarrollo del proyecto, y se define el representante de cada área funcional que gestionará, dará seguimiento y/o ejecutará las tareas asignadas a su sector. El equipo de trabajo debe quedar formalmente definido en el formulario FOR-ING-xxx: “Matriz de Contactos del Proyecto”.

Etapa de Planificación

Los puntos a ser considerados en la etapa de planificación, dependerán de los requerimientos del cliente, de la definición de los entregables y de las necesidades de la empresa para una adecuada gestión de sus proyectos.

En ésta etapa, se formaliza el plan de gestión del proyecto, definiendo el alcance, los tiempos, los costos, la calidad, los recursos, la comunicación y los riesgos del mismo.

Se determina el alcance del proyecto definiendo junto al área comercial, cuales son los entregables del proyecto, incluyendo las actividades que deban realizarse, atributos del producto y todos aquellos requerimientos que el cliente considere importantes. Se puede modificar el alcance únicamente si la solicitud de cambio es aprobada por la Comisión de cambios.

Se definen las secuencias de cada una de las actividades a realizar. Se estiman los recursos que hacen falta para cada actividad. Se estima la duración de cada actividad. Se desarrolla el cronograma de actividades. Se realiza un seguimiento del cronograma con el fin de asegurar el cumplimiento de los plazos acordados.

El cronograma de actividades del plan del proyecto debe contener mínimamente los siguientes ítems:

• Reunión inicial                        
• Entrega del requerimiento de desarrollo de Nuevo Producto                
• Definición del Equipo de Trabajo                
• Análisis de factibilidad de fabricación

• A escala de laboratorio
• A escala industrial

• Proceso de registro
• Diseño del proceso productivo a escala industrial
• Diseño de los procesos de inspección y control de la calidad del producto        
• Cálculo y diseño de las instalaciones y equipamientos.                
• Presentación del proyecto de inversión (PI)                
• Estimación del costo de producción                

• Cálculo de Capacidad de las instalaciones        
• Estimación de Tiempo estándar        

• Procesos de Compras y Adquisiciones de Equipamiento y Herramental                 

• Internacional
• Nacional
• Local

• Procesos de Compras y Adquisiciones de Materia Prima e Insumos

• Internacional
• Nacional
• Local

• Procesos de logística         

• Internacional
• Nacional
• Local
• En Planta

• Procesos de Preparación y Verificación de Documentación (Procedimientos, instructivos, formularios, etc.)                
• Puesta a punto del área Productiva                 

• Instalaciones
• Equipamientos

• Formación de personal                
• Prueba Piloto de Fabricación                 

• Entrenamiento en línea                                

• Actualización de documentación luego de Piloto                
• Inicio de la producción a escala industrial                                
• Liberación de primera exportación        
• Cierre del Proyecto        

En base al cronograma de actividades, se realiza la estimación de costos para cada actividad y la estimación del presupuesto del proyecto. Se controla el costo ejecutado contra el presupuesto asignado al proyecto, para evitar desvíos.

Junto al área comercial y de acuerdo a los requerimientos de los clientes se definen aquellos controles a realizar para el aseguramiento de la calidad durante la realización del producto y los controles de calidad a realizar sobre el producto final. Se realiza al final del proyecto el cierre del mismo con el objeto de evaluar y confirmar si el proyecto ha sido exitoso o no.

Basado en el listado de actividades y su cronograma, se asignan las responsabilidades de las actividades a los diferentes sectores. De acuerdo a los tiempos de necesidad de mano de obra directa e indirecta, se define el cronograma de capacitación.

Se consensua el tipo de comunicación que se utilizará durante el proyecto. Se define el medio de comunicación (vía mail, telefónica, reuniones presenciales, video conferencia, etc.) y la periodicidad de la misma. Se realizan minutas al final de cada reunión, para la toma de conocimiento de todo el equipo.

Se identifican los riesgos del proyecto. Se analizan los riesgos desde el punto de vista cualitativo y cuantitativo y se desarrolla un plan de respuesta a los potenciales riesgos.

Etapa de Investigación y Desarrollo

Esta etapa consta de 2 instancias:

• Durante la primera instancia, se determina la factibilidad de formulación del nuevo producto a escala de laboratorio y se definen las especificaciones básicas del envase a utilizar para contener la formulación desarrollada.
• En una segunda instancia se analiza la factibilidad de fabricación a escala industrial del nuevo producto y se define si se requerirán inversiones para la adecuación del área productiva y/o incremento de las instalaciones y equipamientos.

Se da inicio a las operaciones de Investigación y Desarrollo en el laboratorio cuando el Jefe de Control de Calidad y Desarrollo recibe el formulario “Requerimiento de desarrollo de nuevo producto”. Los pasos que se deben realizar en esta instancia, están descriptos en el procedimiento POP-IDE-XXX “Procedimiento General de Investigación y Desarrollo”

Durante la ejecución de las operaciones de Investigación y Desarrollo de laboratorio, se debe establecer una comunicación fluida con el área comercial y el responsable de registro con el fin de informar los resultados de los ensayos de laboratorio realizados, obtener el feedback correspondiente desde el punto de vista comercial y reglamentario (registro), y realizar los ajustes necesarios; hasta obtener un formulado que cumpla con las especificaciones del desarrollo requerido o hasta aprobar una propuesta de formulado que resulte viable tanto desde el punto de vista de comercial como de fabricación.

...