Proceso De Gestion

El proceso de control de gestión planificación

El control de gestión es un proceso complejo y dinámico, que se compone de una serie de etapas que se incorporan unitariamente aunque de manera separable.

El proceso comienza con la recolección de la información básica, luego hay un proceso de inteligencia para cruzar y relacionar esa información básica y generar los indicadores, debidamente clasificados y agrupados en un tablero de control, cuya evolución determina las recomendaciones a efectuar a través del informe de control de gestión.

En base a las recomendaciones, la dirección superior adoptará las medidas concretas con el objeto de reducir amenazas y debilidades e incrementar fortalezas y aprovechar oportunidades.

Para implantar un sistema de control de gestión en una organización, el proceso, expuesto sintéticamente, implica:

• Conocer acabadamente la organización

• Obtener información completa de cada área en cuanto a su organización y actividades (organigrama, manuales de normas y procedimientos, de puestos y funciones,... delegación de autoridad y asignación de responsabilidades,...).

• Conocer los insumos utilizados o servicios prestados por cada área en todos sus aspectos (características, volúmenes, costos, mercado, consumidores o usuarios, proveedores,..).

• Evaluar la existencia y lo adecuado de los controles administrativos como tales, y como respaldo a los objetivos de la dirección superior (mecanismos de control interno).

• Conocer y evaluar los sistemas de información, qué información producen y quién la utiliza.

• Obtener del contexto toda la información necesaria vinculada a las actividades de la empresa.

• Analizar las necesidades de información para un adecuado control integral.

• Definir de los indicadores fundamentales para el control de la gestión (tablero de comando):

-- determinar los parámetros que afectan a los diferentes indicadores al momento de definirlos como fortaleza o como debilidad (parámetros de alarma).

-- determinar la información básica requerida para su construcción, identificar las fuentes de información y a los responsables de proveerla en tiempo y forma.

• Analizar objetivos versus resultados obtenidos para llegar a un diagnóstico:

-- determinar si los resultados obtenidos se ajustan a los principios de eficiencia y eficacia.

-- efectuar un análisis para determinar causas y efectos: analizar todas las variables internas y externas (del ambiente competitivo, nacional y microambiente) que llevaron a la gestión de la empresa a obtener esos resultados.

• Elaborar un informe que contenga las recomendaciones a la dirección superior.

Emitido el informe para apoyar a la dirección superior en su indelegable atribución de tomar decisiones estratégicas y políticas finaliza la tarea del control de gestión: el proceso de toma de decisiones compete a la dirección superior.

Presupuesto y elementos de control presupuestario

Los presupuestos constituyen modelos cuantitativos de Planificación. El presupuestario es el proceso de preparar presupuestos y requiere el uso de pronósticos, además de conocer el origen de los costos de las actividades y la capacidad para integrar las actividades de la organización.

La planificación presupuestaria o planificación táctica de corto plazo, es el proceso de preparar planes detallados de corto plazo (usualmente un año) para las funciones, actividades y departamentos de la organización. Cuando los planes se convierten en cifras monetarias, se convierten en presupuestos. El proceso de planificación presupuestaria va llevando a la organización al cumplimiento de su misión.

El presupuesto es una herramienta gerencial que se utiliza tanto para la planificación como para el control. La planificación presupuestaria y el control presupuestario constituyen el ciclo fundamental de la gestión de empresas. Al iniciar el periodo, el presupuesto es un plan o estándar; al final del período sirve como un instrumento de control para ayudar a la gerencia a medir su desempeño frente al plan, de tal manera que el desempeño futuro pueda mejorarse.

La planificación y el control presupuestario pueden producir grandes beneficios a la organización, pero para ello es muy importante que se cumplan ciertos requisitos:

•a) Involucración y apoyo de la alta gerencia

•b) Clara definición de los objetivos de largo plazo, en los cuales deberá enmarcarse el presupuesto

•c) Una estructura organizativa realista, con responsabilidades claramente definidas

•d) Involucración de los gerentes en todos los aspectos del proceso presupuestario

•e) Un sistema apropiado de contabilidad e información

•f) Revisiones regulares de la ejecución presupuestaria

•g) Los presupuestos deben administrarse de una manera flexible. Los cambios en el entorno, y en los planes pueden generar cambios en los presupuestos. Una rígida sujeción a los presupuestos no es la manera de administrar moderna, caracterizada por la rápida sucesión de cambios en el entorno. Además, si un presupuesto es rígido se convierte en una decisión, y deja de ser un plan.

La planificación es una de las funciones principales de la Administración. Se vuelve mucho más importante en tiempos económicamente difíciles.

TIPOS DE PRESUPUESTOS

Los presupuestos se clasifican de distinta manera, según el grado de flexibilidad de las asignaciones, según el período de tiempo que abarcan, según el sector en que serán aplicados, y según el campo de aplicación dentro de la empresa.

•• Según el grado de flexibilidad de las asignaciones

•- Rígidos

También denominados presupuestos fijos, son aquellos que se elaboran para un solo nivel de actividad, es decir que el presupuesto no varía, sea cual fuere el volumen de actividad. Este tipo de presupuesto es el utilizado tradicionalmente por el sector público.

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