PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA AGUAS KPITAL CÚCUTA S.A. E.S.P.

Introducción

En las empresas, como organizaciones de personas, es de gran importancia crear estructuras de desarrollo organizacional que faciliten la coordinación de las actividades y el control de las acciones de todos sus integrantes. Cada decisión, proyecto y programa que se asume y se pone en práctica, debe ser siempre el adecuado, que permita a la empresa imponer sus políticas, procedimientos y reglas, de tal manera que el accionar de la organización se acercará lo más posibles a sus objetivos y metas, los cuales deben ser claros y precisos.

Un componente fundamental de este proceso es el departamento de compras, desde el cual se garantiza a la organización contar con los materiales necesarios para la realización de sus operaciones. Desde esta perspectiva la organización del departamento de Compras debe estandarizarse para eliminar los obstáculos al desempeño que resultan de la confusión e incertidumbre respecto como desarrollar sus actividades, para tender redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo al cumplimiento de los objetivos empresariales.

Reconociendo la importancia del proceso de compras para la empresa, se decidió el desarrollo del presente proyecto con el fin de plantear mejoras, a partir de un análisis del mismo que permita detectar las deficiencias y oportunidades de mejora.

1. Problema

1.1. Título

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA AGUAS KPITAL S.A. E.S.P.

1.2 Planteamiento del problema

Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P., es una empresa operadora de servicios públicos, encargada de atender la operación, ampliación, rehabilitación, mantenimiento y gestión comercial de la infraestructura de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado en el área metropolitana de Cúcuta.

A pesar que la empresa se encuentra certificada en un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001:2008, el centro de negocios de compras y contratación no está funcionando de forma eficaz y eficiente debido a que el procedimiento definido para la realización de la compras no es lo suficientemente claro en los pasos a seguir dependiendo del tipo de necesidad y grado de urgencia, ocasionando congestión en los trámites administrativos.

Asimismo, no tiene establecido una metodología para verificar que los productos comprados cumplan con las especificaciones pactadas con los proveedores, dificultando el aseguramiento de la calidad de los bienes y servicios entregados a los centros de negocios para su funcionamiento.

Adicionalmente, no cuenta con un sistema de seguimiento y medición de resultados adecuado, que le permita medir el desempeño del proceso para la toma de decisiones.

Las anteriores circunstancias pueden llegar a generar dificultades en el normal desarrollo de las actividades de la empresa, pérdidas económicas y falencias en el proceso de mejoramiento continuo de los procesos.

Esta situación hace necesario el desarrollo del proyecto que tiene como título, “Propuesta de mejoramiento del proceso de compras y contratación de la empresa Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P.”, con el fin de adecuar y establecer los procedimientos de compras y el sistema de seguimiento y medición de resultados a través de indicadores de gestión.

1.3 Formulación del problema

¿De qué manera se puede mejorar el proceso de compras y contratación de la empresa Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P.?

1.4 Justificación

1.4.1 A nivel de la organización. Para Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P., que es una organización prestadora de un servicio público domiciliario como lo es distribución de agua potable, es de suma importancia el mejoramiento del proceso compras y contratación debido a la incidencia de su desempeño en el funcionamiento y en la prestación del servicio.

La documentación de los procedimientos del centro de negocios compras y contratación, le permite a la empresa obtener mayor exactitud en las actividades desarrolladas, orientándolas hacia el cumplimiento de los objetivos empresariales y hacia las expectativas de los clientes tanto internos como externos, logrando mantener la calidad del servicio prestado a fin de satisfacer las necesidades implícitas y explicitas de los clientes.

Además, el establecimiento de indicadores de gestión le permite a la organización ajustarse a la premisa de mejora continua, ya que es necesario tener pleno conocimiento del desarrollo de los procesos, con el fin de realizar un estricto seguimiento y medición del desempeño para plantear acciones o estrategias certeras que logren corregir las desviaciones.

1.4.2 A nivel del estudiante. El desarrollo del proyecto, permite aplicar los conocimientos adquiridos en el Plan de Estudios de Ingeniería de Industrial y a su vez, obtener experiencia como profesional, debido a que se llevará a cabo en un ambiente laboral real, que permite el desarrollo profesional y humanístico, gracias a la interacción con las personas.

1.5 Objetivos

1.5.1 Objetivo general. Diseñar una propuesta de mejoramiento del proceso de compras y contratación de la empresa Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P.

1.5.2 Objetivos específicos. - Realizar un diagnóstico de la situación actual del proceso de compras y contratación de Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P.

- Reestructurar el procedimiento de compra y contratación de bienes y servicios en la empresa, con el fin de mejorar su eficacia y eficiencia.

- Establecer un procedimiento documentado para la verificación de los productos comprados, según los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad.

- Definir un conjunto de indicadores para el seguimiento y medición de resultados del proceso, que sirva de herramienta para la toma de decisiones.

1.6 Alcance y limitaciones

1.6.1 Alcance. El alcance del presente proyecto, va desde el diagnóstico de la situación actual del centro de negocios de compras y contratación, hasta el diseño de la propuesta de adecuación del procedimiento de compras y contratación de bienes y servicios, la elaboración del procedimiento de verificación de productos comprados y el establecimiento de indicadores de gestión del proceso..

Al concluir el proyecto se llegará únicamente diseño de la propuesta. La implementación de las mismas quedará a disposición de la empresa.

1.6.2. Limitaciones. En el desarrollo del proyecto se tiene limitaciones relacionadas con la dificultad en la recopilación de la información, debido a la poca disponibilidad de tiempo del líder y los trabajadores del centro de negocios de compras y contratación, por la alta carga laboral que desarrollan en el ejercicio de sus funciones.

2. Marco referencial

2.1 Antecedentes

Para el desarrollo del presente trabajo se han consultado los siguientes antecedentes:

Mantilla, L. (2000). Rediseño administrativo del proceso de logística y suministros, para el área de compras y suministros de Centrales Eléctricas de Norte de Santander S.A. E.S.P. Universidad Francisco de Paula Santander, Cúcuta, Colombia.

En este trabajo de grado se presenta un rediseño al proceso de suministros para el área de suministros de CENS S.A. E.S.P., organizando los procesos, procedimientos y recursos necesarios para dichos procesos, que respondan de manera adecuada a las necesidades de la empresa.

Este proyecto sirve de guía para la elaboración de los procedimientos de compras y contratación.

Castañeda, J. (2004). Propuesta para el mejoramiento del proceso de compras de la empresa Tejar de Pescadero S.A. de la ciudad de San José de Cúcuta. Universidad Francisco de Paula Santander, Cúcuta, Colombia.

En este trabajo de grado tiene como objetivo el mejoramiento del proceso de compras en un organización calificada como mediana empresa en la región como es Tejar de Pescadero S.A. Además de que sirve como marco de referencia para todas aquellas organizaciones que tengan como proyección ser certificadas en el Sistema de Gestión de Calidad.

Este proyecto sirve de guía metodológica para el desarrollo de los procedimientos de los procesos de compras según Sistema de Gestión de Calidad, tal como está certificada Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P. Además, sirve de pauta para la formulación de los indicadores de gestión para la gestión de compras.

2.2 Marco contextual

2.2.1 Generalidades. Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P., fue constituida mediante escritura pública No. 1.252, otorgada el 21 de abril de 2006, en la Notaria 3ª del Círculo de Cúcuta, con matrícula mercantil No. 00150449 de la Cámara de Comercio de Cúcuta y con NIT No. 900080956-2. La empresa actúa como operadora de los servicios de acueducto y alcantarillado de la ciudad, mediante las actividades de captación, transporte, tratamiento, almacenamiento y distribución de agua potable; así como la operación, el diseño, ampliación, rehabilitación y mantenimiento y gestión comercial de la infraestructura de los sistemas de acueducto y alcantarillado para el área metropolitana de la ciudad de San José de Cúcuta.

Su sede se encuentra ubicada en la avenida 6 con calle 11, segundo piso, edificio San José y la bodega en la calle 6AN Nº 4-02 de la Zona Industrial.

La empresa actualmente tiene implementado un Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001:2008 y un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional bajo

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