PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO EMPRESAS AGRUPADORAS.

PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO EMPRESAS AGRUPADORAS

El proceso se define el siguiente diagrama:

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1. ¿CÓMO IDENTIFICAR UNA POSIBLE AGRUPADORA?

La afiliación de los trabajadores independientes en forma colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral a través de Agremiaciones o Asociaciones se encuentra reglamentada y, cualquier entidad que realice este tipo de afiliación debe cumplir con los requisitos y procedimientos definidos en los Decretos 3615 de 2010 y 2313 de 2006, así mismo, aquellas empresas que hacen la afiliación en calidad de cotizante dependiente de un trabajador en ausencia de relación laboral, implica incurrir en una conducta abusiva o de mala fe conforme a lo indicado en el Código Sustantivo de Trabajo y normas que regulan el Sistema de Seguridad Social, por tanto, aquellas empresas interesadas en afiliar a estos trabajadores de una u otra forma, deben solicitar autorización para la afiliación colectiva de sus miembros independientes al Sistema General de Seguridad Social Integral al Ministerio de Salud y Protección Social.

En virtud a lo anterior, y con el fin de tener elementos objetivos para lograr identificar cuándo una empresa afiliada a ARL Sura se está comportando como una agrupadora o asociación, nos permitimos relacionar algunas situaciones a tener en cuenta en nuestra validación como indicios de esta situación irregular para dar iniciar al proceso establecido:

1. Si en la cámara de comercio que nos aporta la empresa afiliada, en el objeto social se indica o menciona: “Administración de recursos humano”, “Suministro de personal”, “Intermediación laboral”, “Asesoría en recurso de personal”, “Afiliación a la seguridad social integral” “Pagos a la seguridad social integral” entre otros similares a los mencionados, posiblemente estaremos frente a una agrupadora.
2. La empresa de forma constante hace ingresos y retiros de su personal.
3. La empresa de manera reiterativa presenta novedades como retiros por sus trabajadores dependientes y pagan sólo un día de afiliación.
4. La empresa hace ingresos y/o retiros masivos de personal de un mes a otro o entre periodos.
5. La empresa apertura centros de trabajo en todas las clases de riesgo sin tener previamente la validación técnica por la ARL.
6. La empresa afiliada no se encuentra en el listado de entidades autorizadas para afiliación colectiva de independientes al Sistema General de Seguridad Social Integral, que pública periódicamente el Ministerio de Salud en su página web www.minsalud.gov.co.

1. Reclamos a través de los canales de comunicación o tutelas de los trabajadores reclamando el pago de sus prestaciones por la omisión de su empleador.
2. La empresa en algunos casos afilia a los trabajadores en calidad de dependientes o independiente, cuando en realidad no existe vínculo contractual alguno.
3. El punto anterior, se identifica con la validación que realiza ARL Sura ya sea a la empresa o al trabajador en la que se evidencian inconsistencia como la falta de vínculo contractual alguno, o que nos informen que sólo cumple con la afiliación a la seguridad social.
4. Se identifica que no hacen gestión de prevención o se rehúsan a implementar aquellos que le han sido recomendados por ARL Sura justificando la falta de relación contractual que tienen con sus afiliados.
5. Información que nos llega a través de terceros o del trabajador que la empresa afiliada se comporta como una agrupadora o asociación, lo cual haría asumir este comportamiento. (Publicidad o volantes recibidos por cualquier medio en donde se ofrezca afiliación a riesgos laborales).

Es importante tener presente que la solo presentación de una situación de alarma no es suficiente ni único criterio para iniciar el proceso, pero si pueden dar indicios que pueden ser corroborados con otras validaciones que se realicen desde las oficinas.

1. INICIO DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO A EMPRESAS

La identificación de las empresas catalogadas como posibles agrupadoras es realizada por las oficinas en los contactos o información que reciben de ellas en los diferentes contactos que se realizan.  Esta información es remitida a la coordinación de operaciones en la oficina central quien es la encargada de iniciar el protocolo de seguimiento.

1. INICIO DEL PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO A AGRUPADORAS

Una vez identifica la empresa como posible agrupadora, la dirección de operaciones activa el proceso consistente en:

1. Envío de una primera comunicación de acuerdo al modelo definido que hace parte integral de este documento y anexa al final, en la cual se le solicita información de la vinculación laboral de sus trabajadores y se le informa de las sospechas que tiene ARLS SURA de que se esté actuando como una empresa agrupadora, este envío se realiza los días lunes a las empresas reportadas durante la semana anterior.
2. Desde la coordinación de operaciones se hace la relación de la empresa en el cuadro control del proceso y se actualiza de manera semanal en el micrositio.
3. En caso de recibir una respuesta al respecto, se analiza con el apoyo del área jurídica de la regional a la que pertenece la empresa,  la pertinencia de la misma y en caso de serlo, se marca en el cuadro y se suspende el proceso.  Esta información se deja reportada en el cuadro de control.

El apoyo en cada regional será canalizado a través del envío por mail de la respuesta recibida y está definido así:

Antioquia: Ángela María Bedoya Murillo

Centro: Diana Carolina Gutierrez Arango

Occidente: Lorena Perez Caicedo

Norte: Oscar Daniel Perez Angarita

Eje Cafetero: Juliana Aranguren Cardenas

Santanderes: Daniel Said Assaf Pastrana

1. En caso de no recibir respuesta al respecto en un plazo máximo de un mes,  o la recibida no es pertinente, se remite a la empresa en el siguiente mes segunda comunicación según el modelo definido, en la cual se le notifica a la empresa que será reportada el Ministerio.
2. Desde la oficina central se envía comunicación vía mail a los GUEN con el fin de que ellos aprueben finalmente el reporte de las empresas al Ministerio.
3. De manera posterior se remite al Ministerio la comunicación en la cual se notifica del proceso seguido y de la sospecha del comportamiento irregular de la empresa.
4. A continuación se remite a las empresas involucradas una comunicación vía mail en la cual se le notifica la decisión de suspender el acceso al ingreso de trabajadores a través de los servicios en línea y la necesidad de seguir reportando las novedades de ingreso a través de formularios físicos remitidos a las oficinas.
5. Se le informa a Gestión Interactiva para que redefina el perfil de las empresas involucradas y los accesos sean limitados al retiro de trabajadores, reporte de accidentes de trabajo, expedición de constancias.

1. PROTOCOLO DE MANEJO DE EMPRESAS REPORTADAS.

Frente a las empresas reportadas y que se comuniquen para solicitar explicación de la situación deberá actuarse de la siguiente manera:

1. En caso de solicitar asesoría en la línea de atención:

Deberá direccionarse al empleador para que se contacte con el área de operaciones de la respectiva oficina  a través del analista responsable de la UEN de acuerdo con la asignación determinada para que desde allí le den el asesoramiento respectivo.

1. En caso de solicitar asesoría en la oficina.

Deberá indicársele a la empresa los motivos por los cuales fueron limitados sus accesos a los servicios transaccionales y pedirle que aclare la forma de vinculación de sus trabajadores y suministre la pruebas necesarias para aclarar que no se trata de una empresa que se encuentra realizando afiliación masiva de trabajadores a la seguridad social.

En caso de concretarse una reunión presencial con la empresa podrá solicitarse acompañamiento del área jurídica para dicha reunión.

Lo que se pretende finalmente es aclarar si la empresa está realizando afiliación masiva de trabajadores de manera irregular, caso en el cual ARL SURA no tiene interés en que continúe vinculada con nosotros.  Lo ideal sería lograr que la empresa regularice su forma de operar solicitando el otorgamiento de los respectivos permisos por parte del Ministerio para realizar esta actividad.  Es importante mencionar que este tipo de empresas no deben ser objeto de gestión comercial por parte de los ejecutivos de la compañía.

ANEXO 1. CARTA 1

Medellín, Julio 13 de 2015                   Radicado CE201511005284  - Contrato: 94178479

Doctor(a)

GARNICA CONTRERAS  JAVIER ALFONSO

GERENTE

EMPRESA

Referencia: Información sobre responsabilidades y afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales.

Cordial saludo;

Queremos recordarles la necesidad y la importancia de realizar una adecuada afiliación de sus trabajadores al Sistema de Riesgos Laborales cumpliendo con todos los requisitos contemplados en las normas vigentes, esto con el fin de garantizarles el cubrimiento de los riesgos a los que se exponen en su empresa.

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