Pasos para hacer un marco teorico

Introducción

        A lo largo de los años se han desarrollado un gran número de técnicas que intervienen en el logro de una adecuada sistematización a nivel estratégico, administrativo y operativo. Como parte de estas herramientas surgen los manuales de procedimientos que se han posicionado como un instrumento fundamental del sistema de control interno de cualquier empresa, ya que en él se puede encontrar información detallada, ordenada, sistemática e integral relacionada directamente con las funciones que en este mismo se describen. Además de las responsabilidades, información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en el día a día del desarrollo de tareas asignadas.

        Toda empresa que está comprometida con el control interno debe de diseñar e implementar un manual de procedimientos integrales ya que son el pilar para poder desarrollar de manera adecuada las actividades y establecer responsabilidades a los encargados de cada una de las áreas que la misma posee, generado información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control,  autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento de la función empresarial. Por otra parte se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier compañía para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados con calidad y eficiencia.

“Los manuales como instrumento administrativo datan de la Segunda Guerra Mundial, en la cual sirvieron para capacitar al personal cuando estaba al frente de batalla”. Miguel Duhalt Krauss (1977, p. 21) y Joaquín Rodríguez Valencia (2002, p. 54). Lo cual nos indica que los manuales de procedimientos desde hace cientos de años ayudan a institucionalizar y hacer efectivos los objetivos, los procedimientos, las funciones y normas de una organización. Además evitan las discusiones y los malos entendidos en el giro normal de la empresa y esto asegura la continuidad y la coherencia en los procedimientos a través del tiempo.

Todas estas ventajas dan como resultado los beneficios innegables y estrictamente necesarios de la elaboración de un manual de puestos para una organización. Y por estas razones la presente investigación se enfoca en la problemática que presenta un área en específico cuando no existe ningún manual procedimientos que funcione como una guía para la resolución eficaz y efectiva de conflictos solucionado así muchos “cuellos de botella” que existen en la misma debido a la falta de los mismos.

Planteamiento del Problema

Actualmente el puesto de “Encargado de Cuentas por Pagar” de la empresa Centro de Soldadura de Costa Rica S.A cuenta con serios problemas cuando la persona encargada del mismo se ausenta ya que no existe otra persona en la organización que pueda realizar las mismas labores. La razón principal de esto es que a través de los años se han venido dando muchos cambios en la legislación costarricense en relación a materia tributaria lo cual ha generado cambios obligatorios en la elaboración de los procedimientos que se realizan día con día. Por otra parte se han generado muchos cambios a nivel administrativo que han resultado en un recargo de funciones lo que da como resultado que la mayoría de los procesos que se realizan se cambien constantemente de manera sustancial, además se ha tratado de digitalizar lo más posible todas las funciones y no ha existido una documentación adecuada de cada uno de estos cambios.

No existe un control sobre todos los procedimientos que se están realizando actualmente en este puesto ya que no hay un manual de procedimientos y esto debilita en gran manera el seguimiento de los mismos y por ende se da un cuello de botella que atrasa al resto del personal y termina afectado al cliente de manera directa cuando la persona encarga del puesto no está por alguna razón en especial. Si la empresa contara con una guía de instrucciones del puesto esto no debería de suceder de la forma en la que se ha venido dando porque  si en determinado momento la persona encargada del puesto se retira de manera definitiva habría un completo caos y la nueva persona que contraten tendría que “adivinar” como se realizaban los procesos anteriormente en el sistema. Aunque los registros contables se encuentran muy ordenados no existe una guía para poder realizar paso a paso el registro en el sistema contable que la empresa está utilizando actualmente.

La dependencia de una persona para una organización es un error que se da con frecuencia las organizaciones pero prevén las consecuencias que el mismo puede traer hasta que ya es demasiado tarde para corregirlo por esta razón se determinó que el principal problema a analizar es la falta de una guía de instrucciones de cómo realizar los procedimientos o que hacer en caso de alguna situación especial en el puesto de Encargado de Cuentas por Pagar de Centro de Soldadura de Costa Rica S.A.

Justificación

Distintos autores, principalmente Enrique Benjamín Franklin (1997), Miguel Duhalt Krauus (1977), Terry(1978) y Joaquín Rodríguez Valencia (2002), coinciden en las diversas ventajas que los manuales de procedimientos ofrecen como por ejemplo visualizar en conjunto a la organización por medio de un manual en el cual se centre toda la información necesaria de cada una de las funciones y procesos que se realizan en la misma para poder tener una mejor visión de los objetivos de la organización.

El manual de procesos va a beneficiar de muchas maneras a la organización ya que se va a tener en claro cuáles son los pasos y procedimientos que se realizan en cada una de las funciones que del encargado de cuentas por pagar que en este caso será el puesto al cual se le realizara el manual de procesos, además permitirá la uniformidad de trabajo en caso que hubieran más personas laborando para el mismo puesto ya que como se mencionó anteriormente las labores están sobrecargadas. Permitirá el ahorro del tiempo y esfuerzos porque se dan casos específicos en los cuales no existe un precedente de cómo se deben de actuar y por ende se pierde mucho tiempo investigando cual es la manera correcta de resolver estas situaciones, si en el futuro se vuelven a repetir estas situaciones con el manual existirán los pasos correctos para revolverlo y se podrán agregar o documentar cualquier procedimiento nuevo.

Facilitará la integración del personal de nuevo ingreso por consiguiente si la persona que actualmente se encuentra a cargo se retira del puesto sin poder transmitir el conocimiento, será casi imposible para el nuevo personal poder adaptarse con la rapidez y eficiencia que el puesto lo requiere porque se tendrá que “adivinar” los procedimientos ya que no existe una guía que le pueda ayudar a realizarlos. El objetivo principal de este manual siempre será saber qué hacer en caso de que la persona encargada no se encuentre en la organización para resolver alguna situación urgente esto ahorrara muchos errores y permitirá alcanzar los objetivos de la organización de una manera más clara y contundente además de proporcionan soluciones rápidas y eficaces.

Al ser estudiante de administración de empresas se generara un concepto más claro de cuál es la forma correcta en la cual se debe de generar un manual de procesos y evidenciar el antes y el después será de gran ayuda para entender mejor la administración de la empresa y como el control de un puesto por medio de un manual puede ayudar de manera sustancial a reducir las incidencias de error. Y aumentara la experiencia para poder generar otro tipo de manual en cualquier otra asignación.

Pregunta de Investigación

¿Cómo se puede mejorar la documentación de procedimientos para el Puesto de Cuentas por Pagar para la empresa Centro de Soldadura de Costa Rica?

Objetivo General

Desarrollar una propuesta de Manual de Operaciones del Puesto de Cuentas por Pagar para la empresa Centro de Soldadura de Costa Rica, que permita documentar sus procedimientos para el primer cuatrimestre del 2020

Objetivos Específicos

• Identificar las principales actividades que se realizan actualmente en el Puesto de Cuentas por Pagar
• Documentar los procesos que se ejecutan actualmente en el Puesto de Cuentas por Pagar

Marcos de Referencia

Se puede definir a un manual como “un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa” o “un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo” (Pintos Trías, 2009).  Establecer los conceptos y características de los manuales que se utilizan en las empresas hoy en día es importante ya que se detallan los distintos tipos que existen y las características en particular que cada uno de ellos posee así como los procesos para el desarrollo de los mismos.

Si bien es cierto toda empresa necesita tener un manual de procesos en el cual se lleve un registro que documente cada uno de las funciones de la organización, en el ámbito financiero o contable es aún más importante ya que son engranajes muy exigentes de Centro de Soldadura de Costa Rica S.A pero al ser una empresa pequeña se mezclan muchas funciones administrativas y contables, por ende no existe una división de los mismos. Es importante hacer una división de estas dos áreas  para generar manuales que contribuyan a la mejora del puesto que se está analizando y conocer los tipos de manuales y las características es fundamental para la elaboración eficaz del manual de puesto que se necesita realizar.  

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