Planeacion Presupuestal

4.- PLANEACIÓN PRESUPUESTAL

4.1 Introducción

Todo proceso administrativo está orientado por una serie de funciones básicas que al estructurarlas en la aplicación de una administración se culminan con lo que se ha dado en llamar “enfoque presupuestal”, el cual no es otra cosa que una integración de la Planeación, el Control y la armonía generada por la Coordinación dentro del proceso administrativo.

Esencialmente el método de planeación consiste en identificar la problemática, concebir cursos alternativos de acción, elegir uno de ellos para finalmente describir las acciones necesarias y ubicarlas en el tiempo, lo que constituye propiamente el plan.

El presupuesto: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

Planeación presupuestal

La planeación presupuestal la podemos definir como conjunto de procedimientos y recursos usados con habilidad y destreza los cuales sirven a la administración planear, coordinar y controlar por medio de los presupuestos las funciones y operaciones de una empresa para el fin común de obtener un máximo rendimiento con el mínimo de recursos.

FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.

2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas.

Una de las primeras utilidades que nos reportan los presupuestos es basar el plan de acción que se elabore para la empresa, en cuidadosas investigaciones, estudios y estadísticas disponibles.

1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

3. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

4. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

5. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS

1. Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

2. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

3. Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

4. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:

1) Según la flexibilidad

2) Según el periodo de tiempo que cubren

3) Según el campo de aplicabilidad de la empresa

4) Según el sector en el cual se utilicen.

SEGÚN LA FLEXIBILIDAD

Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.

FLEXIBLES O VARIABLES: Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y Costosos.

SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO

 A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.

 A largo plazo: Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA

De operación o económicos: Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas.

SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA EN EL CUAL SE UTILIZAN

 Presupuestos del Sector Público: Son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

 Presupuestos del Sector Privado: Son los usados por las empresas particulares, Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

4.2 Análisis e Integración de costos

La planeación implica la selección de un objetivo de la organización para el logro de la maximización del valor del negocio y la proyección de los medios para alcanzar ese objetivo.

Se hace hincapié en la importancia de un pronóstico de ventas adecuado porque el plan maestro general está construido según niveles de volumen estudiados. ¿Pero qué pasa si las ventas planeadas no se logran? ¿Cuál será el impacto de los diversos volúmenes de ventas en la utilidad neta sobre las necesidades financieras? Más aún, suponga cambios en los costos. Esto también puede afectar a la utilidad neta. Los gerentes deben conocer cómo se comporta una variedad de elementos a medida que el volumen de ventas se amplía o se contrae. El estudio de las interrelaciones de las ventas, los costos y la utilidad neta se llama frecuentemente análisis de costo-volumen-utilidad.

El análisis del costo-volumen-utilidad suministra antecedentes para llamar la atención y para resolver problemas en la toma de decisiones planeadas importantes, tales como la selección de canales de distribución, la asignación de precios, las promociones especiales, y la contratación de personal. El análisis de costo-volumen-utilidad ayuda a llamar la atención de la dirección gerencial a problemas importantes y facilita el camino para la solución de ellos.

Costos por Unidad y Costos Totales

La división del costo total por el número de veces que se utilice (en términos de unidad de actividad o volumen) produce el costo unitario. Generalmente, los costos unitarios debieran expresarse en términos más significativos para las personas que son responsables de incurrir en esos costos.

Costos Variables: Los costos variables son uniformes por unidad, pero su total fluctúa en proporción directa al total de la actividad o volumen relativo, en otras palabras; son aquéllos que se modifican en relación directamente proporcional al nivel de producción. Los costos variables más comunes son: materias primas, comisiones sobre ventas, mano de obra directa, energía y combustibles de producción, fletes, etc.

Costos Fijos: Son aquellos que permanecen constantes, independientemente del nivel de producción existente. Un costo fijo, no cambia en su total pero se vuelve progresivamente menor sobre una base por unidad a medida que crece el volumen. Lo esencial es que los costos fijos no varían con los cambios en volumen. Se les conoce también como costos estructurales, pues son los necesarios para darle forma a una estructura dada de nivel de producción y operatividad, de la empresa, previamente determinada. Estos costos incluyen: renta, depreciación en línea recta, sueldos administrativos, impuestos sobre la propiedad, teléfono, etc.

Comparación de Costos Variables y Fijos: La peculiaridad de “variable” o “fija” de los costos se relaciona con el importe total y no con su importe por unidad. Un costo variable es constante por unidad, y su importe total cambia proporcionalmente con los cambios en la actividad o el volumen. Un costo fijo, sobre una base por unidad, varía inversamente con la actividad o con los cambios de volumen, pero es constante en su importe.

4.3.- Análisis e interpretación de catálogos de cuentas contables

Es entendido como una lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa.

Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.

¿Para qué sirve y cuáles son sus ventajas?

• Permite que los empleados mantengan registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.

• Facilitar el trabajo contable.

• Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

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