Planificacion

ento de Gestión y Dirección de Proyectos

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Resumen

La Deutsche Gesellschaft für TechnischeZusammenarbeit (GTZ) GmbH examina, planifica e implementa la contribución alemana a los proyectos de cooperación técnica para el desarrollo por encargo del Ministerio Federal de Cooperación Económica (BMZ). Este apoyo es otorgado en base a una solicitud gubernamental y cubre los servicios del personal especializado o el suministro de equipos, sólo en casos excepcionales toma la forma de ayuda financiera.

En este sentido, se entiende por proyecto una tarea innovadora, que tiene un objetivo definido, debe ser efectuada en un cierto período, en una zona geográfica delimitada y para un grupo de beneficiarios; solucionando de esta manera problemas específicos o mejorando una situación existente. Debe hacerse notar que no es apropiado su empleo en trabajos rutinarios. La tarea principal es capacitar a las personas e instituciones participantes en el proyecto para que ellas puedan continuar las labores en forma independiente y resolver por sí mismas los problemas que surjan después de concluida la fase de apoyo externo.

El proyecto es formulado en varias fases utilizando el método ZOPP de planificación. El producto del análisis y del trabajo de planificación en su conjunto es un marco lógico del proyecto (Logical Framework): Una matriz de planificación que presenta la estructura básica del proyecto.

ZOPP consiste de elementos que se apoyan mutuamente:

• El método, constituye una guía para el trabajo en el grupo de planificación.

• El enfoque de equipo, como marco de estudio de problemas multisectoriales.

• La visualización, utilizada para registrar las contribuciones individuales de los participantes y los resultados de las discusiones.

El método ZOPP es aplicado en el análisis y el trabajo de planeamiento porque la experiencia ha mostrado que la cooperación es más fácil y exitosa cuando los participantes pueden ponerse de acuerdo sobre objetivos que han sido expresados en la forma más clara posible (análisis de objetivos y matriz de planificación del proyecto).

Los objetivos sólo pueden ser formulados claramente si las causas y los efectos de los problemas a resolver han sido analizados previamente (análisis de problemas). Los problemas no son hipótesis abstractas, por el contrario, afectan a la población, a grupos sociales e instituciones. Por lo tanto, en forma previa al análisis de problemas, todos los grupos afectados y sus intereses correspondientes deben ser tomados en cuenta (análisis de la participación).

Se efectúa un análisis de objetivos en el que se incluyen también posibles soluciones. Los objetivos del proyecto son resultado de este análisis; mediante la matriz de planificación se ordenan en un esquema de objetivos para el proyecto, teniendo las siguientes características: Coherencia, plausibilidad y realismo.

Mediante la matriz de planificación del proyecto, elaborada de esta manera, se obtiene a diferentes niveles: El objetivo del proyecto que aporta al objetivo superior; en forma previa, las actividades realizadas y los resultados/productos alcanzados, los cuales a su vez contribuyen al cumplimiento del objetivo del proyecto (primera columna). Los niveles en la matriz son entrelazados por hipótesis, ellas se basan en las condiciones que rodean al proyecto; a través de la ejecución de actividades y el logro de resultados se producen efectos a nivel del objetivo del proyecto y, en consecuencia, del objetivo superior.

Las influencias externas que representan un riesgo para la implementación del proyecto son " supuestos importantes" (cuarta columna). Ellas muestran la dependencia del proyecto con respecto al medio y permiten apreciar y reducir los riesgos que corre el proyecto.

Se establecen indicadores para objetivos y resultados/productos (columna 2), éstos se basan en las fuentes de verificación correspondientes (columna 3) y permiten establecer el grado de avance hacia el objetivo.

Los indicadores y la especificación de insumos y costos permiten realizar el análisis cuantitativo y el seguimiento del proyecto. El análisis cuantitativo relaciona los objetivos por alcanzar y los fondos e insumos disponibles para este efecto. Los indicadores definen las fases del proyecto y los objetivos parciales que deben cumplirse en los plazos establecidos, de esta forma se permite un proceso de evaluación y seguimiento.

El equipo ZOPP elabora una recomendación que puede aplicarse directamente en la toma de decisiones. Los ejecutores del proyecto pueden determinar los objetivos de la cooperación técnica, estimar los costos y riesgos, así también, planificar con mayor detalle las contribuciones requeridas de cada una de las partes. El ZOPP que se ha elaborado y aprobado conjuntamente debe ser ajustado y actualizado periódicamente de acuerdo a las experiencias obtenidas. Si se aplica de esta manera, ZOPP facilita el diálogo sistemático entre los participantes en el proyecto sobre los fines y objetivos de la cooperación; es también básico en el proceso de aprendizaje que se desarrolla mediante el análisis de las experiencias conjuntas.

Los análisis ZOPP de planificación se efectúan a través de todas las etapas de preparación e implementación del proyecto; su duración, intensidad y grado de participación son variables.

Al iniciarse un proyecto, el comentario formal preliminar y examen del proyecto (en el análisis ZOPP) son llevados a cabo por equipos interdisciplinarios de planeamiento en la GTZ. Sin embargo, para analizar los resultados del examen del proyecto o para la planificación operativa, replanteo de planes o su actualización el ZOPP debe realizarse en el lugar del proyecto, de común acuerdo entre los participantes en el proyecto. Es muy importante que el equipo de planificación sea interdisciplinario e incluya tanto a afectados por el proyecto como a quienes toman las decisiones. Su participación no sólo es importante para el proceso de planificación, es también un signo del compromiso existente frente al proyecto y por esta razón, una condición para alcanzar el éxito del mismo.

El tamaño del equipo de planeamiento y la duración del análisis respectivo depende de los términos de referencia del proyecto, el número de participantes puede fluctuar entre 5 y 20. Un "ZOPP" puede durar entre un día y una semanas. Talleres mayores son apoyados por moderadores externos. El personal ejecutivo que toma las decisiones, motiva al personal y debe enfrentarse con los resultados del proyecto, juega un papel decisivo. En caso de no poder asistir a la totalidad del análisis ZOPP, ellos deberán por lo menos tomar parte y ejercer funciones ejecutivas en el momento de formularse los resultados preliminares, estrategias importantes e directrices. Los resultados ZOPP permiten tomar decisiones en base a un conocimiento más amplio de la realidad, dirigir el proyecto y juzgar con mayor precisión las posibilidades de éxito o fracaso; de ninguna manera se limita el poder de decisión de las autoridades contraparte.

ANALISIS DE OBJETIVOS

En este paso del procedimiento:

Se describe la situación futura que será alcanzada mediante la solución de los problemas

Se identifican posibles alternativas para el Proyecto

Como se elabora el ARBOL DE OBJETIVOS

PASO 1 Formular todas las condiciones negativas del Árbol de Problemas en forma de condiciones positivas que son: deseadas y realizables en la práctica

PASO 2 Examinar las relaciones "medios - fines" establecidas para garantizar la lógica e integridad del esquema

PASO 3 Si fuera necesario hay que:

• Modificar las frases existentes

• Añadir frases nuevas en el contexto de las relaciones "medios - fines"

• Eliminar Objetivos que no sean efectivos o necesarios

ARBOL DE OBJETIVOS

Ejemplo de una empresa de transporte:

Planificación de Proyectos orientada a Objetivos

¿Cuál es la visión del Proyecto? Objetivo Superior al cual contribuye el Proyecto

¿Qué se desea lograr con el Proyecto? Objetivo del Proyecto y Resultados del Proyecto

¿Cómo se logrará los Resultados del Proyecto? Actividades de los Resultados del Proyecto

¿Qué factores externos son imprescindibles para el éxito del Proyecto? Supuestos importantes a nivel de Actividades - Resultados - Objetivos del Proyecto (lógica vertical)

¿Cómo se puede medir el impacto del Proyecto? Indicadores Verificables Objetivamente a nivel de los Resultados y Objetivos del Proyecto (lógica horizontal)

¿Dónde se pueden conseguir los datos necesarios para mostrar el avance y éxito del Proyecto? Fuentes de Verificación de los Indicadores

¿Cuánto costará el Proyecto? Cuadro de Precios (recursos financieros, humanos y materiales) y Cronograma

MATRIZ DE PLANIFICACION DEL PROYECTO * M P P

Indicadores Verificables Objetivamente Fuentes de Verificación Supuestos Importantes

OBJETIVO SUPERIOR  

OBJETIVO

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