Prevencion De Riesgos

MODULO 1.1

ALCANCE Y CARACTERÍSTICAS DE LA INTEGRACIÓN

TÓPICO 1.1

Las organizaciones:

Las organizaciones son definidas para los tres Sistemas de Gestión de la siguiente manera:

Un conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones (ISO 9000:2005)Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, ya sea sociedad o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración (ISO 14001:2004).

Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de eso, sea pública o privada, que tenga sus propias funciones y administración (BS OHSAS 18001:2007).

Al repasar las tres definiciones, deberíamos agregar que cada organización tiene un fin o propósito, el cual en definitiva es el producto que entrega al cliente, y que se logra a través de un proceso conjunto de actividades relacionadas, las cuales transforman esos elementos de entrada en resultados.

El resultado de este proceso (realizado y entregado por la organización), es el producto o servicio. Así llegamos a la empresa, organización que realiza actividades económicas para obtener beneficios del mismo tipo. Así debe entenderse, que una empresa que no es capaz de generar resultados positivos, estará destinada a desaparecer.

Los componentes humanos, partes interesadas y su relación con la empresa.

Los componentes humanos principales de una empresa son: los accionistas, los clientes y los empleados. La empresa se mantendrá sólo con el respaldo de los accionistas “inversionistas”.

La empresa subsistirá en el tiempo si tiene el respaldo de los accionistas o inversionistas. Así podemos decir que, satisfacer a los accionistas es un objetivo de la empresa.

La forma de alcanzar el objetivo anterior será a través de una buena gestión de los recursos con que cuenta la empresa, con el fin de entregar productos y/o servicios a sus clientes.

Este segundo objetivo de la empresa, satisfacer a sus clientes, será posible con productos y servicios que resulten atractivos para sus clientes, pues ellos son los que aportan dinero a la empresa a cambio de obtener la satisfacción de sus necesidades y expectativas. Lamentablemente sin este aporte de dinero externo la empresa desaparecerá.

La percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos, satisfacción del cliente, no es tangible, es variable en el tiempo, hoy nos prefieren, mañana tal vez no. Los clientes no están cautivos y si lo están, este cautiverio no durará eternamente.

Por último, las actividades que darán como resultado el producto y satisfarán al cliente, son realizadas por directivos, técnicos, administrativos, operarios, etc. Todos ellos son parte de la gestión de los bienes de capital que los accionistas han puesto a disposición de la empresa. Así también los empleados deben estar satisfechos para alcanzar los logros planteados. Así las empresas deben estar satisfechas, para que, los clientes estén satisfechos.

Cuando se plantea un SGI, además de plantearnos la satisfacción de empleados, clientes y accionistas como lo hemos visto, debemos considerar que estamos insertos dentro de una sociedad. Así pues nuestro proceso, requerirá de entradas que generalmente vendrán del exterior y nuestras salidas irán también al exterior. Esto último visto en un contexto global se puede visualizar como las interacciones de nuestra empresa con su entorno. Siempre encontraremos interacciones, éstas con el medio ambiente, entiéndase con el aire, el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.

El éxito sustentable de una organización estará en satisfacer sus necesidades, sin comprometer la habilidad de las generaciones futuras, de satisfacer sus propias necesidades.

De esta forma, debemos entender que un sistema de gestión integrado considerará, que la calidad de su producto o servicio, debe tener en cuenta las interacciones de sus procesos con el medio ambiente y la salud y seguridad de sus trabajadores.

La integración de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, permiten establecer un sistema de gestión que considera todos los aspectos antes mencionados.

MÓDULO 1.2DIFICULTADES Y BENEFICIOS DE LA INTEGRACIÓN

TÓPICO 1.2

Sistemas de gestión independientes.

La integración en sí, es un paso de sistemas gestionados independientemente a una gestión que integre todos los sistemas.

Si en una organización ya coexistieran los tres sistemas de gestión:

Calidad según ISO 9001 Medioambiente según ISO 14001 Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001

ellos podrían ser gestionados en forma independiente. Sin embargo este hecho implicaría el uso de una gran cantidad de recursos. Personas independientes a cargo de los sistemas, manuales, procedimientos individuales, auditorías, tanto internas como externas y todas independientes. Todo lo anterior significaría para la organización, por una parte, un gran uso de recursos y por otra, una organización estresada frente a auditorias con mucha frecuencia y a la mantención de la documentación en forma separada. La pregunta que surgiría es: ¿Cuándo trabajamos? La organización viviría en gran medida para mantener sus sistemas.

Integración de sistemas de gestión.

Un sistema integrado de gestión lo primero que logra es una optimización del uso de recursos y un uso eficiente de ellos. El costo de mantención de los sistemas de gestión se reduce fuertemente al estar integrados y es el principal beneficio.

Visto bajo otro punto de vista, una empresa que cuenta con sólo un sistema de gestión, ya sea calidad, medioambiente o seguridad, tendrá sólo una visión parcial de su sistema. De esta forma, la administración de los otros aspectos no incluidos en su sistema de gestión, le restará eficiencia al no ser considerados como parte del sistema de gestión implementado.

La gestión de un sistema tiene como finalidad una administración eficiente de los elementos componentes, para lograr un mejoramiento de ellos. Ello debe conducir a un uso eficiente de los recursos y genera un ahorro, el cual se debería ver reflejado en el resultado de la empresa. Cuando somos capaces de creer que alcanzaremos esta meta, a través de una adecuada planificación, deberíamos ser capaces de medir nuestros avances.

Visto de esta forma, un sistema de gestión debe contribuir al buen resultado de la empresa. Así la gestión del sistema en forma eficiente dará la satisfacción a sus trabajadores de ser parte activa de una organización eficiente, que a su vez da satisfacción a sus clientes, quienes contribuirán con su fidelidad haciendo un aporte a través de la preferencia de nuestros productos y servicios, lo que finalmente se traducirá en una organización sólida y rentable, que dará la satisfacción a sus accionistas, para que estos mantengan un respaldo en el tiempo, gracias a lo atractivo del negocio.

MÓDULO 1.3 PLANIFICACIÓN DEL PROCESO DE INTEGRACIÓN

TÓPICO 1.3

Comprender un sistema basado en procesos.

Para comenzar a planificar la integración de lossistemas, debemos comprender en primer lugar nuestros procesos y sus interrelaciones.

De una forma simplificada un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

El producto o servicio será el resultado de un proceso.

Con estas definiciones básicas podemos construir un proceso, como:

ENTRADAS ==> ACTIVIDADES ==> SALIDAS O PRODUCTO

Descrito de otra forma, las actividades que se desarrollan en un proceso permiten transformar las entradas en un producto.

Sin embargo, para realizar las actividades se requieren recursos, los cuales podrán ser administrados o gestionados en forma eficaz y eficiente dependiendo de la calidad de la gestión realizada. Esto último se medirá a través de indicadores de gestión.

Finalmente, aunque no menos importante es necesaria la identificación del dueño del proceso, sus proveedores y sus clientes.

La siguiente figura muestra los elementos de un proceso:

Así, el dueño de un proceso debe conocer claramente cual es el valor agregado de su proceso.

Actividades que no transforman entradas en resultados o no agregan valor, no son procesos, que se ajustan a nuestra definición.De esta forma, un“proceso” que no agrega valor está de más y puede ser eliminado sin que el proceso principal se resienta.

Resulta un ejercicio interesante visualizar el valor agregado de nuestro proceso y de los que nos rodean.

MÓDULO 1.4:DISEÑO DE LOS PROCESOS INTEGRADOS

TÓPICO 1.4

La integración e interrelación entre los procesos.

Para poder comprender los procesos integrados o la integración de los procesos, debemos entender la organización como un gran conjunto de procesos interrelacionados, ya sea entre sí, formando parte de un proceso principal, el cual estará interactuando a su vez con otro proceso principal. La siguientefigura muestra esta visión.

Un sistema de gestión basado en procesos, tal como lo muestra la figura, tiene como fin entregar un producto que satisfaga a cliente, y así alcanzar también la satisfacción de trabajadores y accionistas.

La ISO 9000:2005 plantea cuatro preguntas básicas para la evaluación de procesos dentro del sistema de gestión de la calidad, ellas son también válidas para los sistemas de gestión de medioambiente y seguridad y salud ocupacional:

a) ¿Se ha identificado y definido apropiadamente el proceso?

b) ¿Se han asignado las responsabilidades?

c) ¿Se han implementado y mantenido los procedimientos?

d) ¿Es el proceso eficaz para lograr los resultados requeridos?

La visión de procesos planteadas por las normas, se puede relacionar directamente con el mejoramiento continuo del sistema de gestión, en especial por su referencia a la herramienta de mejora

“Planificar –Hacer --Verificar --Actuar”.

Una organización que aspire a contar con unsistema de gestión basado enprocesos, deberá estar en condiciones de poder visualizar como cada uno de sus procesos interactúan con:

La calidad ----el medio ambiente---la seguridad y salud ocupacional

El conocimiento y análisis de estas interacciones habilitará a la organización para poder establecer sistemas de:

Gestión de la calidad bajo ISO 9001

Gestión ambiental bajo ISO 14001

Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional bajo BS OHSAS 18001

que le permitan administrar sus procesos.

El diseño de los procesos integrados, es más bien el diseño de un sistema que permita administrar en forma integrada las 3 gestiones ya mencionadas.

Cada organización tiene sus propios procesos bien definidos, los cuales son administrados para lograr sus propios objetivos y asíalcanzar los resultados deseados. Esta es la razón de ser de la organización.

La organización puede elegir gestionar sus procesos bajo el prisma de la calidad, para alcanzar la satisfacción de sus clientes entregando productos de calidad. Con ello espera alcanzar la fidelidad de sus clientes y además aumentar su participación de mercado.

Utilizará la gestión de la calidad en sus procesos, como un medio más rentable disminuyendo los costos de no calidad asociados a sus procesos. No existen los procesosperfectos, ya que siempre podrán ser mejorados. Los procesos tendrán asociadas una variabilidad la cual afectará directamente la calidad del resultado. Así siempre se tendrá la oportunidad de mejorar procesos usando la metodología “planificar – hacer — verificar -- actuar” asegurando así el mejoramiento continuo de los mismos.

Si además de la gestión de calidad y con la convicción de aumentar el alcance de nuestro sistema, la organización puede decidir ampliar su horizonte e incluir en su administraciónla interacción de sus procesos con el medio ambiente.

Con ello, la nueva consideración que aparece es la prevención de la contaminación, no mencionaremos el cumplimiento legal, ya que éste es el requisito mínimo necesario para establecer una organizaciónen la sociedad y asegurar su funcionamiento sin interrupciones.

Al incorporar la prevención de la contaminación en la gestión de nuestro sistema, los ahorros pueden llegar a ser importantes, además de aumentar la eficacia y eficiencia de nuestros procesos. La detección de los aspectos ambientales de nuestros procesos, esto es las interacciones de ellos con el medio ambiente, nos permite también detectar nuestros impactos ambientales.

Si miramos, por ejemplo, la basura que sale de nuestros procesos como dinero, creo que es suficiente motivo para gestionar la prevención de la contaminación.

Si la organización ya gestiona la calidad de sus procesos y su interacción con el medio ambiente, el ampliar el alcance del sistema a la salud, seguridad ocupacional, completa la ecuación de integración.

Es conocido por todos, como la seguridad y salud ocupacional de los trabajadores, pueden influenciar la gestión de una organización. Si no se gestionan eficientemente los procesos con respecto a los peligros inherentes a algunos de ellos, se tendrán accidentes, días perdidos,enfermedades profesionales y otros, que influirán negativamente en los resultados de la organización.

Tal como se puede desprender de lo descrito anteriormente, el principal aliciente para la integración de los sistemas de gestión es el aumento de eficiencia y eficacia del sistema.

Tal como se puede desprender de lo descrito anteriormente, el principal aliciente para la integración de los sistemas de gestión es el aumento de eficiencia y eficacia del sistema.Lo anterior se traducirá, tal como se ha visto, en un mejor resultado para la organización ya que todas las partes interesadas:

Accionistas / Clientes / Trabajadores / Comunidad / Autoridades

estarán satisfechas con la gestión de la organización.

MÓDULO 1.5 ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

TÓPICO 1.5

La sucesión de etapas de la implantación.

La implantación de un sistema de gestión integrado, nace del compromiso de la Dirección de querer mejorar la gestión de su organización.

Este compromiso de la Dirección es la primera piedra sobre la cual se podrá construir el sistema de gestión. Las 3 normas establecen que laalta Dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión.

La materialización de este compromiso de la Dirección, es a través del establecimiento de la Política, donde expresa formalmente las intenciones y dirección generales de la organización relativas a la calidad, al medio ambiente y a la Seguridad y Salud Ocupacional.La política debe ser adecuada al propósito de la organización, apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales desus actividades, productos y servicios y a la naturaleza y escala de los riesgos de la seguridad y salud ocupacional de la organización.

La política debe incluir un compromiso de cumplir con los requisitos del cliente y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

La mejora continua y prevención de la contaminación, los requisitos ambientales legales aplicables y otros requisitos que la organización ha suscrito; el mejoramiento continuo, por lo menos, de la legislación vigente de Seguridad y Salud Ocupacional aplicable y con otros requisitos suscritos por la organización.

Así la política integrada debe incluir al menos los siguientes compromisos:

el compromiso con el cumplimiento de los requisitos del cliente, la mejora continua, la prevención de la contaminación y de lesiones y enfermedades en el trabajo y el cumplimiento legal y de otros compromisos suscritos.

La política además debe ser un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos, será comunicada y entendida dentro de la organización, estar disponible para todas las partes interesadas y ser revisada para su continua adecuación.

Una vez establecida la política formalmente y dada a conocer al interior de la organización, comienza la implementación del sistema de gestión.

La Dirección de la Organización designa su representante, quien tendrá la responsabilidad y autoridad necesarias para asegurarse de que: los procesos necesarios para el sistema de gestión se establecen, implementan y mantienen; informar a la Dirección sobre el desempeño del sistema y asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente, en todos los niveles de la organización.

Sin embargo el Representante de la Dirección, requerirá cooperación y participación activa (involucramiento) del resto de la organización. Paralograr este fin, requiere de la formación de un equipo interdepartamental (interdisciplinario), idealmente conformado por los dueños de los procesos principales, con el fin de alcanzar la visión global del sistema de gestión.

Una vez conformado el equipode trabajo este debe ser capacitado en los conceptos básicos del sistema de gestión integrado.En esta etapa se debe decidir acerca de la necesidad de contar con un asesor experto en las 3 normas o bien capacitar a algún miembro del equipo o de la organización.

La presencia de un experto en las normas ISO 9001, ISO 14001 Y BS OHSAS 18001, evitará discusiones estériles con relación a la documentación que se debe elaborar y a la forma de implementar el SGI conforme a las normas en la organización.

El equipo comienza a trabajar con reuniones formales, con temas a tratar, actas, acuerdos tomados, grado de avance con respecto a los objetivos que se plantean.

Resulta muy conveniente que se envíe copias a la Dirección, de las actas de reunión del Equipo de Trabajo.Una vez que el equipo está funcionando, es recomendable comenzar con un análisis de los procesos de la organización. El proceso matriz, aquel cuyo resultado es la razón de ser de la organización, debe ser el primero.

El análisis del proceso matrizpretende visualizar los procesos principales de la organización. Conociendo el proceso matriz y los principales procesos, será posible comprender aún mejor nuestra organización.

Un sistema de gestión basado en procesos tiene la ventaja de poder aplicar mejoras continuas en los procesos independientemente, además si esta mejora recae en los procesos de mayor variabilidad o los que resultan ser cuellos de botella, el resultado final de la organización se verá favorecido notablemente.

La matriz de cumplimiento legal es una buena herramienta para organizar y verificar el grado de cumplimiento de la organización. Este listado debe ser exhaustivo, debe incluir toda la reglamentación vigente que es aplicable a la organización. Esta revisión es muy importante,un requisito no considerado puede significar sumarios, multas, detención de actividades, restricciones de funcionamiento, etc

La demostración del cumplimiento requerirá de una evidencia objetiva de éste, ya sea documento, permiso, certificado, patente, autorización, etc.

El cumplimiento de los requisitos legales es básico para la implementación de un sistema de gestión integrado. Si la organización no está en condiciones de realizar esta revisión legal por si misma, puede solicitar los servicios de algún experto legal o pedir también este servicio de revisión o auditoria legal a un ente de certificación.

Del resultado de estas interacciones de nuestros procesos se descubren nuestras necesidades, nuestras oportunidades de mejorar. Las posibles mejoras al cumplimiento de los requisitos del cliente, a la calidad del producto para aumentar su satisfacción, la prevención de la contaminación aplicada a nuestros procesos y la mitigación de ciertos impactos ambientales y el control de los riesgos llevándolos aun nivel aceptable.

La aplicación de la gestión integrada a cada uno de nuestros procesos debería aportar mejoras al sistema, las cuales deberían ser medibles a través de nuestros indicadores de gestión.Las etapas descritas anteriormente, se deben trabajar en forma permanente si queremos obtener el mejoramiento continuo.

Para toda esta gestión se requiere una documentación básica que sea un aporte a la gestión y no un obstáculo. La documentación debe describir lo que se hace. No es necesario crear un sistema de documentos para la gestión, sino sólo los documentos necesarios para el funcionamiento del sistema.

La documentación debe ser útil, debe ayudarnos a hacer las cosas bien a la primera. Sin embargo, un exceso de documentación, innecesaria o inadecuada para la organización, será un lastre con el que se deberá cargar.

Los detalles de la documentación aplicables a un sistema de gestión integrada se verán en el Submódulo 2.

Por ahora diremos que las 3 normas solicitan los siguientes procedimientoscomunes:

• Control de la documentación

• Control del producto no conforme, no conformidades, incidentes, accidentes

• Acciones correctivas y acciones preventivas

• Control de los registros

• Auditorías internas

y las normas ISO 14001 y BS OHSAS 18001adicionanestosprocedimientos:

• Identificación de Aspectos Ambientales y determinación de los Impactos Ambientales significativos, identificación continua de los peligros, la evaluación del riesgo y la determinación de los controles necesarios.

• Identificación de requisitos legales aplicables y otros suscritos por la organización.

• Competencia, formación y toma de conciencia de las personas que actúan en nombre de la organización o bajo su control, acerca de la gestión Medioambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional.

• Comunicación interna y externa de temas ambientales y de Seguridad y Salud Ocupacional.

• Control de operaciones.

• Preparación y respuesta ante emergencias.

• Medición y seguimiento del desempeño.

• Evaluación del cumplimiento de la legislación yreglamentación vigente.

Aunque el Manual del Sistema de Gestión es sólo una exigencia de la ISO9001, su elaboración sirve como una guía de todos los documentos.

La documentación se construye mirando la realidad actual de laorganización y comparandoésta con los requisitos establecidos en la norma.Una vez conocidos los procesos de la organización, con suscorrespondientes indicadores de gestión, podemos establecer los objetivos ymetas basados además en nuestra política del Sistema de Gestión Integrado.

El establecimiento de objetivos y metas deben estar basados en la realidad actual de la organización, donde estamos y proyectarse a lo que estamos en condiciones de alcanzar. Los objetivos y metas que se planteen han de ser alcanzables o logrables con los recursos actuales. Una buena gestión debe caracterizarse por una eficiente administración de los recursos con que cuenta la organización. La buena gestión debe producir beneficios para las partes interesadas, de otra forma será difícil justificar las acciones emprendidas para lograr los objetivos y metas planteados.

Para el cumplimiento de objetivos y metas, los programas de gestión son una excelente herramienta para el seguimiento de las acciones planteadas. Será muy difícil alcanzar una meta dentro de un plazo establecido si no realizamos un seguimiento de las acciones a cumplir.

En las normas ISO 14001 y OHSAS 18001, el cumplimiento de objetivos y metas está ligado a los programas de gestión ambiental y programa de gestión de Seguridad y SaludOcupacional respectivamente. Sin el adecuado seguimiento a

través de los Programas de Gestión, difícilmente alcanzaremos los objetivos y metas planteados.

Aunque la ISO 9001 no plantea un Programa de Gestión de la Calidad explícitamente, un efecto similar se logra a través de la planificación de la realización del producto, el seguimiento y medición del proceso y el producto y el análisis de datos.

Con todo esto la definición y desarrollo de los controles operaciones como medio de control de procesos es importante en el buen funcionamiento, eficacia y eficiencia de nuestros procesosDespués de todos estos estudios y análisis “teóricos”, viene el trabajo más importante, la sensibilización del personal, su capacitación y entrenamiento.

En las tres normasse hace mucho hincapié en la competencia del personal para las labores que puedan afectar la calidad del producto, generar en impacto ambiental o afectar la seguridad y salud ocupacional.Las tres normas tratan el tema bajo la denominación competencia, formación y toma de conciencia.

El personal debe ser competente en lo que hace y tener conciencia de cómo sus acciones pueden afectar el desempeño del sistema de gestión integrado. El personal debe estar consciente del resultado de sus interacciones con la calidad del producto, el medio ambiente y la seguridad y salud ocupacional del sistema.

La documentación del sistema, debe ser el medio que permita el control operacional de nuestros procesos. De esta forma, usando la documentación como una herramienta de ayuda para minimizar la variabilidad de nuestros procesos, que será la fuente de apartamiento de la política ambiental, podemos administrar el proceso dentro de un equilibrio, que nos permita gestionar las mejoras continuas.

Un proceso funcionando en forma equilibrada, evita las desviaciones o sobresaltos y el permanente “apagado de incendios”, característico de una mala planificación, que sólo nos restará tiempo necesario para una gestión eficaz y eficiente de los recursos.

El manual del sistema degestión tiene como principal beneficio, organizar en forma coherente los elementos que componen el sistema y mostrarnos una visión global del sistema y las interacciones entre sus procesos y/o elementos que lo integranEn esta etapa se debería concluir con la elaboración de la documentación y dar comienzo a la implementación de aquellos elementos que son nuevos a la gestión existente.

Se organizan en registros exigidos por las normas. Se registran las primeras desviaciones del sistema, se investiga la causa de estas No Conformidades y se aplican las correspondientes Acciones Correctivas. Todo lo relativo al sistema de gestión de registra, para dejar evidencia objetiva del cumplimiento.

Se realizan las primeras auditorías Internas. Se comienza por verificar si la documentación cumple con los requisitos mínimos exigidos por las normas y posteriormente, se realizan Auditorías Internas para verificar el grado de cumplimiento en terreno.

Todo este camino preparatorio debe concluir con una Revisión por la Dirección, antes de ser auditados externamente para la certificación del sistema.

Las etapas para la implantación de un Sistema de Gestión Integrado, comienzan con el compromiso de la Dirección y el establecimiento de la Política y termina con la Revisión por la Dirección del sistema de gestión. Así se cierra el ciclo virtuoso de mejoramiento continuo.

El ciclo de mejoramiento continuo lo esquematizan las normas ISO 14001 y BS OHSAS 18001 de la siguiente forma.

Después que la Dirección emite su política, de ella se desprenden los objetivos y se planifica la implementación del Sistema (Planificar), se comienza con la implantación de las medidas planificadas (Hacer), luego se verifica el estado de cumplimiento del Sistema de Gestión (Verificar), para que finalmente actúe la Dirección (Actuar), en la Revisión por la Dirección, se corrijan las deficiencias y se produzcan las mejoras al sistema.

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