Proceso Administrativo

El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos y etapas que se necesitan para llevar a cabo o ejecutar una actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente. Dicho proceso está comprendido por cuatro fases: La planificación, la organización, la dirección y el control, estas fases cumplen con el propósito de alcanzar metas establecidas para una organización.

La primera fase que cumple con el proceso administrativo es la planificación que se puede definir como el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción. Esta primera etapa es indispensable y de gran importancia ya que logra propiciar el desarrollo de la empresa, reduce al máximo los riesgos y maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempos, es decir, sirve como base paras las demás funciones administrativas (organización, coordinación y control). La planeación posee diversos tipos de planes, entre los cuales se tiene:

• Misión: que se refiere a la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación.

• Visión: que es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años. Por ejemplo, un Banco puede tener como visión "ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda Europa".

• Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo.

• Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa.

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad. Fayol (1972), define la organización diciendo que “Consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa”.

Con relación a lo anteriormente planteado se puede decir que el proceso administrativo se lleva a cabo a través de una estructura orgánica de la institución, que determina los niveles de autoridad y de responsabilidad, y establecen} las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico, (misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuación).

Además de ser el conjunto de estructuras sociales diseñadas para lograr metas o leyes por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano, Las organizaciones también son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, a su vez de otras disciplinas tales como la Sociología, la Economía y la Psicología. Dicha etapa consiste más que todo en efectuar una serie de actividades, y después coordinarlas de tal forma que se pueda lograr un propósito común a través de ciertas características:

• Se orientan a una finalidad.

• Orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir.

• Dan y generan trabajo (empresa.)

• Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos.

Las organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, cuyo tamaño, características, estructuras y objetivos son diferentes, Esta situación, da lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones que los administradores y empresarios deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de estructurar o reestructurar una organización, se pueden dividir según sus fines, su formalidad y su grado de centralización:

• Organizaciones Según Sus Fines: Se refiere a el principal motivo que tienen para realizar sus actividades y se dividen en:

1. Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el único) generar una determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.

2. Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia.

• Organizaciones Según su Formalidad: En otras palabras se define como el tipo de organización que posee o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Estas se dividen en:

1. Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control.

2. Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización

• Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:

1. Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.

2. Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible.

La organización es la base para la obtención de excelentes resultados, ya que con esta fase se logra un proceso administrativo eficiente, con la finalidad de establecer un control

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