Proceso Administrativo

Introduccion:

Antes de iniciar cualquier acción administrativa es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social asi como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficazmente. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos y una administración por demás fortuita e improvisada.

Por esta razón la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo ya que planear implica hacer elecciones de las decisiones mas adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizar.

La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación y los buenos resultados no se logran por si mismos es necesario planearlos con anterioridad.

1: Aspectos técnicos:

1- Es un proceso permanente y continuo. No se agota en ningún plan de acción si no que se realiza continuamente en la empresa.

2- Esta siempre orientada hacia el futuro. La planeación se halla ligada a la previsión aunque no debe confundirse con esta. En el fondo la planeación es una relación entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello

3- Busca la racionalidad en la toma de decisiones. Al establecer esquemas para el futuro, la planeación funciona como un medio orientador del proceso decisorio que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.

4- Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas. Constituye un curso de acción escogida entre varias alternativas de caminos potenciales. Ciando se selecciona un curso de acción que prosigue en el tiempo se dejan a un lado todas la alternativas que fueron descartadas por algún motivo o razón.

5- Es sistémica. La planeación debe tener en cuenta el sistema y los subsistemas que lo conforman debe abarcar la organización como totalidad o una unidad como totalidad esto significa que la planeación debe tener en cuenta la totalidad de la empresa, el órgano o la unidad para la cual se elaboró sin omitir las relaciones externas e internas.

6- Es repetitiva. Incluyamos o faces que se suceden es un proceso que forma parte de otro mayor. Dado que la planeación se proyecta hacia el futuro, debe ser lo suficientemente flexible para aceptar ajustes y correcciones a medida que se vaya ejecutando. Debe ser iterativa pues sone avances y retrocesos, alteraciones y modificaciones en función de los eventos inesperados que ocurran en los ambientes interno externo de la empresa o de la unidad.

7- Es una técnica cíclica. La planeación se combierte en realidad a medida que se ejecuta y permite condiciones de evaluación y medición para establecer nueva planeación con información y perspectiva mas segura y correcta.

8- Es una función administrativa que interactua con las demás. Esta estrechamente ligada a las demás funciones organización, dirección y control sobre las que infligen de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.

9- Es una coordinación e integración. Dado que la eficacia se haya ligada al logro de los objetivos deseados es necesario integrar sincronizar y coordinar las diversas actividades de los distintos órganos o unidad desada conseguir los objetivos finales.

10- Es una técnica de cambio e innovación. Constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.

1.1: Definicion y principios

Dentro de una organización consiste en determinar los objetivos de la misma y elegir cursos de acción convenientes para el logro de esos objetivos.

Los objetivos son metas a cumplir por parte de la organización mientras que los cursos de acción son programas, planes, políticas, métodos, etc.

Sus principios son:

Universalidad- la planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo personal, materia, presupuesto etc de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.

Racionalidad- todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente deben contener objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlo.

Precisión- siempre habrá algo que no podrá plantearse pero cuanto mejor fijemos los planes será mejor ese campo en lo eventual con lo que habremos robado campo a la adivinación.

Flexibilidad- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este ya en razón de la parte imprevisible , en la circunstancias que hayan variado después de la previsión.

Unidad- todos los planes de cada uno de los departamentos deben coordinarse de tal forma que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables.

Factibilidad- lo que se planee debe de ser realizable.

Compromiso- debe de comprender un periodo en le futuro necesario para prevenir mediante una serie de acciones el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisión. Este principio indica que la planeación a largo plazo es la mas conveniente por que asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas a los campos imprevistos.

Factor limitante- hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcances de los objetivos perseguidos por la empresa. Aquí se resalta la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción.

Inherencia- la programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la administración. Se debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos fijando siempre metas mediatas o inmediatas.

1.2: Etapas de la planeación:

Misión: es la razón de su existencia. Es la finalidad o motivo de creación de la empresa una la que debe servir la definición de la misión organizacional debe responder a tres preguntas básicas. Quienes somos? Que hacemos? Por que hacemos lo que hacemos?.

En el fondo la misión incluye los objetivos esenciales del negocio y se enfoca generalmente hacia fuera de la empresa es decir hacia la atención de las demandas de la sociedad del mercado o del cliente.

Visión: es la visión que la empresa tiene de si misma y de su futuro es el acto de verse en el tiempo y el espacio.

Muchas empresas colocan la visión como el proyecto de lo que quiere ser dentro de cierto plazo y el camino futuro que pretende seguir para lograrlo.

Formulacion de planes

1.3: Formulación de planes

Antes de elaborar unplan de trabajo es necesario establecer cuales son los objetivos y metas que se quieren lograr asi como cual es el plazo optimo para conseguirlos. Se deben tomar en cuenta los factores internos y externos de la empresa incluyendo sus fortalezas y debilidades.

Loslanes se formulan según.

A) Su clase: El propósito de los planes se encuentra en la previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos. Deben responder al que, como, cuando, donde y por quien.

B) Objetivos: son los fines o metas que se pretenden lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto Po uno de sus departamentos secciones o funciones.

C) Políticas: son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo.

D) Procedimientos: son planes que establecen un método o forma habitualara manejar actividades futuras.

E) Presupuesto: constituye un planteamiento de resultados expresados en términos numéricos están relacionados con dinero ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo.

F) Programas: están relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este ultimo con las actividades que deban llevarse a cabo.

G) Según su fin:

nuevos- son los que requieren de planificación y por lo tanto aun no existen y se necesita de un estudio previo.

Vigentes- son los que ya existen y ya se están ejecutando.

Correctivos- son los que se ejecutan para corregir los que ya están en funcionamiento.

H) Según su uso:

Una sola vez- hacen referencia a los que se establecen para lograr un objetivo especifico en un momento especifico.

Varias veces- son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados en varias ocasiones es un estilo de planificación cíclica por al ser ejecutada en su totalidad no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo.

I) Según su periodo de realización:

Corto plazo- se lleva en cada planta y almacen con gran énfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con niveles de producción específicos durante el periodo no mayor a un año.

Mediano plazo- se centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo pero dentro de un marco de tiempo menor de dos a cinco años. Los estados financieros pro forma en este periodo son mas datellados que aquellos para la planificación a largo plazo.

Largo plazo- su parte central esta formada por las consideraciones estratégicas en cuanto a opoetunodadesmfuturas de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas.

3.3.1: Planes operativos:

Es

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