PROCESO ADMINISTRATIVO

PAVILÁCTEOS SAS

MARIA VICTORIA GONZALEZ FORERO ID 300490

PAOLA MOLANO CHIPATECUA ID 293525

LADY JOHANNA SANCHEZ ID 293526

DOCENTE:

JORGE CIFUENTES

PROCESO ADMINISTRATIVO

NRC 23161

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

SEDE SUR SUBSEDE TUNAL

TECNOLOGIA EN GESTION DE MERCADEO

BOGOTÁ

2012

NOMBRE DE LA EMPRESA

PAVILÁCTEOS SAS

OBJETO SOCIAL

Fabricación, distribución y comercialización de productos alimenticios como los derivados de la leche y otros productos. Así mismo, realizar cualquier otra actividad económica lícita tanto en Colombia como en el extranjero.

Dentro de la variedad de los productos encontramos:

• Leche entera, leche descremada y leche deslactosada.

• Yogurt, yogurt cremoso, yogurt con cereal, kumis, avena.

• Queso, mantequilla, crema de leche, arequipe.

• Gelatina, néctar de frutas, refrescos, compotas.

TAMAÑO DE LA EMPRESA

Contamos con una PEQUEÑA EMPRESA con un total de activos de $300.000.000 y de 20 empleados que se distribuyen de la siguiente manera:

• 1 Gerente, quién se encargara de la representación legal de la empresa, realizará el proceso financiero y gestión administrativa.

• 1 Administrativo, que se encargará de los procesos administrativos adicionales, como procesos de facturación, compras, nómina y gestión con los empleados.

• 12 empleados en el área operativa y de producción, incluyendo un supervisor.

• 6 mercaderistas, que realizan funciones de publicidad, ventas y distribución.

MISIÓN

PAVILÁCTEOS S.A.S tiene como misión producir, desarrollar, comercializar y distribuir productos alimenticios lácteos de excelente calidad que respondan a la necesidad y satisfacción de nuestros clientes a través de una oferta integral y oportuna basándonos en sólidos principios y valores.

VISIÓN

PAVILÁCTEOS S.A.S. será para el año 2016 la empresa líder en productos alimenticios lácteos en Bogotá, orientada a la variedad y calidad, contando con un equipo humano preparado y motivado, que busque la satisfacción de nuestros consumidores y clientes.

OBJETIVOS

 Fundamentar los principios de calidad, servicio y competitividad.

 Generar confianza y cercanía a nuestros clientes, a través de una oferta integral yoportuna de nuestros productos.

 Ser preferidos por los consumidores y clientes.

 Mantener costos competitivos que estén al alcance de la comunidad.

 Generar innovación y variedad en el portafolio de productos.

 Contribuir a la nutrición y salud de la población, con alimentos en óptimas condiciones, dando a conocer la información de los productos.

 Implementar un estilo de trabajo, basado en el liderazgo y trabajo en equipo.

 Actuar con responsabilidad, respeto y honestidad, de acuerdo a la misión y la visión.

 Ser una empresa eficaz y eficiente.

 Valorar y motivar el potencial humano a través de su bienestar.

 Contribuir al desarrollo social y económico de los asociados.

ESTRATEGIAS TÁCTICA

Desarrollar una mejora continua de nuestros productos para generar competitividad en el mercado. • Realizar encuestas de satisfacción al cliente, evaluando la calidad del producto con el fin de evidenciar las necesidades de mejora solicitadas por el consumidor y así mismo desarrollar dichas mejoras en los productos.

Asequibilidad en el precio. • Sin disminuir la calidad, mantener costos para imponer productos con precios competitivos, es necesario realizar un estudio de mercado que permita identificar los segmentos de un mayor valor adquisitivo o por el contrario un menor valor.

Ampliar en el mercado el reconocimiento de la imagen de la empresa. • A través de los canales de distribucióndirecto promover la buena imagen de la marca para que sea identificada y reconocida por el cliente.

• Proyectarse al cliente por medio de promociones y publicidad para incrementar ventas e identificar el mercado.

Expandir al mercado la marca e imagen de la empresa, promoviéndola para que esta sea preferida por el público en general. • Desarrollar un plan de estímulos, incentivos y promociones, que sean percibidos por los clientes y el público en general, dentro de las cuales estarán: muestras gratis, degustaciones, pague dos lleve tres, concursos, cupones y finalmente promocionando los productos nuevos a través de los tradicionales,con el propósito de contar con mayor participación en el mercado.

• Mantener un desarrollo constante a través de canales de distribución propios que permitan una mejor cobertura en el mercado actual y en el desarrollo de mercados potenciales.

Establecer y mantener un sistema de servicio al cliente, ofreciendo incentivos para motivar la colocación de productos en los puntos de venta. • Promover un acercamiento al cliente-consumidor a través de los mercaderistas, líneas de atención al cliente y centros de atención y distribución.

• Definir procedimientos de producción, selección de personal y mercadeo que le permitan a la empresa estandarizar los procesos conservando excelencia en los productos con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

• Generar sentido de pertinencia en nuestros empleados cumpliendo con las condiciones pactadas que contribuyan con la satisfacción de nuestros clientes y consumidores.

Mejorar la calidad del trabajo de nuestros empleados a través de incentivos e pro de su bienestar. • Generar estabilidad laboral y confianza en nuestros empleados a través de Capacitaciones y reconocimientos por desempeño, con el objetivo de motivarlos por medio del cumplimiento de las condiciones pactadas y el buen funcionamiento del clima laboral y el ambiente de trabajo.

.

Persuadir el interés del cliente captando su atención. • Diversificar la variedad de productos, que permita innovar y satisfacer las expectativas de los consumidores.

• Ofrecer variedad de productos y sabores con derivados lácteos, frutas y cereales que impacten al consumidor.

Mejorar el desempeño y productividad en cada uno de los procesos involucrados en la empresa. • Entrenar y capacitar el personal entregándole la información adecuada y necesaria para la realización de sus actividades a cabalidad y con eficacia.

• Estar a la vanguardia tecnológica y administrativa que permita fortalecer y enriquecer los conocimientos para aplicarlos en el proceso productivo.

Realizar énfasis en el desarrollo de productos naturales. • A través de la innovación,la tendencia y las investigaciones del mercado desarrollanuevos productos que respondan a la evolución alimentaria del consumidor.

• Ofrecer productos nutritivos que beneficien la salud y contribuyan a mejorar la calidad de vida y alimentación saludable.

• Plantear la innovación a través de variedad de empaques, ingredientes, distribución, servicios y producción.

Eficacia en la cartera • Enfocar esfuerzos en la eficacia de la recolección de cartera, contribuyendo al desarrollo sostenible financiero de la empresa.

• Generar incentivos por pronto pago, que contribuyan a la eficiencia en recolección de cartera.

ANALISIS DOFA

Debilidades

 Poco movimiento de los productos dentro del mercado.

 No hay suficiente cobertura para el proceso de ventas a nivel Bogotá.

 Pocos canales de distribución.

 Falta de promociones.

 Bajo nivel de endeudamiento.

 Altos costos de producción.

 Capacidad baja de inversión para la mejora de la planta y los equipos.

 No se cuenta aún con certificación de parte de INVIMA

 La promoción y distribución del producto es deficiente.

 Baja capacitación en técnicas modernas para la elaboración de productos lácteos.

 Escasa distribución de los productos en algunos sectores del sur de la ciudad.

 Insuficiencia en el transporte de los productos (carros isotérmicos)

Fortalezas

 Se cuenta con personal de mercadeo que impulsa la marca.

 Se cuenta con una variedad de alimentos nutricionales y saludables.

 Se entrega información nutricional a través de los empaques.

 Se maneja gran variedad en los productos.

 Hay variedad de sabores.

 Se presenta innovación de productos a los consumidores.

 Se gestiona un excelente servicio al cliente.

 Personal con sentido de pertenencia hacia la empresa.

 Maquinaria propia, lo que disminuye costos de producción.

 Equipos de excelente calidad, lo que permite un excelente producto y un buen proceso de producción.

 Tendencia a la mejora continua de la calidad de nuestros productos.



Oportunidades

 Nuevas ofertas de precios bajos en la adquisición de insumos.

 Manejo de tecnología que facilite los procesos de producción y transporte.

 Necesidades de parte de los consumidores en la elaboración de nuevos productos.

 El crecimiento del mercado interno, que permite generar mayor incursión.

 Ofrecimiento de crédito de parte de algunas entidades financieras.

 El mercado de alimentos lácteos maneja una constante demanda.

 Formación Técnica, por parte de centros de estudio para la formación de nuestro personal.

Amenazas

 Se manejan precios competitivos en el mercado de parte de otras empresas distribuidoras de productos alimenticios lácteos.

 Manejo de competidores directos que puedan afectar la empresa, disminuyendo sus costos y obligando a disminuir los propios.

 Poca relación con proveedores.

 Ingreso de nuevos competidores de marcas extranjeras que puedan debilitar la nuestra.

 Altos costos en adquisición de nuevas tecnologías.

 Factores climáticos negativos, como la lluvia que puedan afectar el desempeño de los mercaderistas.

 Tendencias a las bajas de costos de la leche.

 Posicionamiento y liderazgo de distintas multinacionales y empresas nacionales grandes en la ciudad como Alpina.

Debilidades

 Falta de reconocimiento e impulso de la marca dentro del mercado.

 Pocos canales de distribución.

 Falta de promociones.

 Bajo nivel de endeudamiento.

 Altos costos de producción.

 Capacidad baja de inversión para la mejora de la planta y los equipos.

 La promoción y distribución del producto es deficiente.

 Baja capacitación en técnicas modernas para la elaboración de productos lácteos.

 Insuficiencia en el transporte de los productos (carros isotérmicos)

Oportunidades ESTRATEGIAS DO

 Manejo de precios bajos en la adquisición de insumos.

 Manejo de tecnología que facilite los procesos de producción y transporte.

 Nuevas necesidades de parte de los consumidores

 Ofrecimiento de crédito de parte de algunas entidades financieras.

 Formación Técnica, por parte de centros de estudio para la formación de nuestro personal.  Generar promociones con los productos que manejan insumos de costos bajos.

 Capacitar al personal en las técnicas modernas utilizadas para la elaboración de los productos lácteos.

 Utilizar las ayudas financieras para la mejora de la planta y equipos de producción.

 Adquirir nivel de endeudamiento a través de los créditos que ofrecen algunas entidades.

 Presentar a los consumidores los productos naturales que se manejan, con el fin de atraer su atención, cubrir la necesidad que tenga de nuevos productos y generar impulso a la marca.

 Equilibrar los altos costos de producción con los bajos costos de insumos, sin dejar de elaborar productos de calidad.

 Capacitar al personal de mercadeo para que se realice una correcta promoción y distribución del producto, además para que se realice un impulso de la marca en los distintos canales de distribución.

 Hacer cambio de medios de transporte, por unos con mejor tecnología, que permitan tener una optima distribución de nuestros productos.

Fortalezas

 Se cuenta con personal de mercadeo que impulsa la marca.

 Se cuenta con una variedad de alimentos nutricionales y saludables.

 Se maneja gran variedad en los productos.

 Hay variedad de sabores.

 Se presenta innovación de productos a los consumidores.

 Se gestiona un excelente servicio al cliente.

 Personal con sentido de pertenencia hacia la empresa.

 Equipos de excelente calidad, lo que permite un excelente producto y un buen proceso de producción.

 Tendencia a la mejora continua de la calidad de nuestros productos.

Oportunidades ESTRATEGIAS FO

 Manejo de tecnología que facilite los procesos de producción y transporte.

 Necesidad de parte de los consumidores en la elaboración de nuevos productos.

 El mercado de alimentos lácteos maneja una constante demanda.

 Cursos, pregrados, etc, por parte de centros de estudio para la formación de nuestro personal.  Hacer procesos de capacitación y profesionalización al personal de mercadeo para mejorar el impulso de la marca.

 Realizar encuestas a los consumidores a cerca de las necesidades que desean cubrir con el fin de generar mayor variedad en los productos y sabores y de generar innovación.

 Fortalecer la marca con la calidad de nuestros productos y con una actitud de excelente servicio al cliente.

 Mejorar continuamente nuestros equipos de producción y de trasporte, con el fin de entregar siempre al consumidor un producto de calidad.

 Apoyar de manera permanente a los empleados de nuestra empresa en sus procesos académicos y de capacitación, para que amplíen su pertenencia hacia la empresa y para que tengan posibilidad de crecimiento dentro de la misma.

 Publicitar de manera especial los productos naturales, con el fin de generar mayor demanda de los mismos dentro del mercado.

Fortalezas

 Se cuenta con personal de mercadeo que impulsa la marca.

 Se cuenta con una variedad de alimentos nutricionales y saludables.

 Se entrega información nutricional a través de los empaques.

 Se maneja gran variedad en los productos.

 Hay variedad de sabores.

 Se presenta innovación de productos a los consumidores.

 Se gestiona un excelente servicio al cliente.

 Personal con sentido de pertenencia hacia la empresa.

 Maquinaria propia, lo que disminuye costos de producción.

 Equipos de excelente calidad, lo que permite un excelente producto y un buen proceso de producción.

 Tendencia a la mejora continua de la calidad de nuestros productos.

Amenazas ESTRATEGIAS FA

 Se manejan precios competitivos en el mercado de parte de otras empresas distribuidoras de productos alimenticios lácteos.

 Manejo de competidores directos que puedan afectar la empresa, disminuyendo sus costos y obligando a disminuir los propios.

 Poca relación con proveedores.

 Ingreso de nuevos competidores de marcas extranjeras que puedan opacar la nuestra.

 Altos costos en adquisición de nuevas tecnologías.

 Factores climáticos negativos, como la lluvia que puedan afectar el desempeño de los mercaderistas.

 Tendencias a las bajas de costos de la leche.

 Posicionamiento y liderazgo de distintas multinacionales y empresas nacionales grandes en la ciudad como Alpina.  Por medio del personal de mercadeo, dar a conocer a nuestros clientes las fortalezas de nuestros productos y las ventajas de los mismos en comparación con otras mascas del mercado.

 Publicitar las fortalezas en variedad de productos y sabores de nuestros productos alimenticios.

 Con la variedad de productos ofrecidos, equilibrar las épocas de baja del precio de la leche y aprovechar para la elaboración de los derivados a un costo más bajo.

Debilidades

 Falta de reconocimiento e impulso de la marca dentro del mercado.

 Poco movimiento de los productos dentro del mercado.

 No hay suficiente cobertura para el proceso de ventas a nivel Bogotá.

 Pocos canales de distribución.

 Falta de promociones.

 Bajo nivel de endeudamiento.

 Altos costos de producción.

 Capacidad baja de inversión para la mejora de la planta y los equipos.

 No se cuenta aún con certificación de parte de INVIMA

 La promoción y distribución del producto es deficiente.

 Baja capacitación en técnicas modernas para la elaboración de productos lácteos.

 Escasa distribución de los productos en algunos sectores del sur de la ciudad.

 Insuficiencia en el transporte de los productos (carros isotérmicos)

Amenazas ESTRATEGIAS DA

 Se manejan precios competitivos en el mercado de parte de otras empresas distribuidoras de productos alimenticios lácteos.

 Manejo de competidores directos que puedan afectar la empresa, disminuyendo sus costos y obligando a disminuir los propios.

 Poca relación con proveedores.

 Ingreso de nuevos competidores de marcas extranjeras que puedan opacar la nuestra.

 Altos costos en adquisición de nuevas tecnologías.

 Factores climáticos negativos, como la lluvia que puedan afectar el desempeño de los mercaderistas.

 Tendencias a las bajas de costos de la leche.

 Posicionamiento y liderazgo de distintas multinacionales y empresas nacionales grandes en la ciudad como Alpina.  Generar estrategias publicitarias en donde se de reconocimiento a la marca y se permita mas movimiento del producto dentro del mercado.

 Hacer proceso con el área de mercadeo, si es necesario realizar contratación de personal para generar cubrimiento en las zonas de la ciudad en donde no se da cobertura y para ampliar nuestros canales de distribución.

 Hacer revisión y ajustes en los gastos que posiblemente no sean necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.

 Generar procesos de capacitación al personal de mercadeo y al operario para mejorar procesos de promoción, distribución y elaboración de los productos.

 Hacer mejora o cambio del equipo de transporte, para mantener los productos en óptimo acondicionamiento.

 Fortalecer la comunicación con nuestros proveedores, realizando pagos a tiempo y cumpliendo todo tipo de pacto.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

PAVILACTEOS S.A.S. cuenta con un organigrama vertical de tipo funcional, en el cuál se distribuyen las distintas áreas y funciones.

MANUAL DE FUNCIONES.

PAVILACTEOS S.A.S. cuenta con un detallado manual de funciones para cada uno de los cargos que se desempeñaran inicialmente en la empresa, con el fin de detallar cada una de las actividades a realizar en el cargo y para cumplir con el perfil requerido en cada uno de ellos. Los manuales de funciones se encuentran anexos al informe y son para los siguientes cargos:

• Gerente Administrativo y Financiero (Anexo A)

• Coordinador de Mercadeo (Anexo B)

• Supervisor de Producción (Anexo C)

• Mercaderista (Anexo D)

• Auxiliar de Compras (Anexo E)

• Auxiliar Contable (Anexo F)

• Asistente de Talento Humano (Anexo G)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

PAVILACTEOS S.A.S. cuenta inicialmente con dos manuales de procedimientos, en donde se da una secuencia de pasos para desarrollar las actividades mencionadas. Los manuales de procedimientos se encuentran anexos al informe y son para las siguientes funciones:

• Procedimiento de Producción (Anexo H)

• Procedimiento de Selección de Personal (Anexo I)

PLAN DE MEJORAMIENTO

ACCIONES CORRECTIVAS

ÁREA: Gerencia

RESPONSABLE:

Asistente Talento Humano

ORIGINADA POR:

Análisis de Indicadores de Gestión

DESCRIPCIÓN :

No todo el personal cumple con los requisitos inicialmente planteados y requeridos para el cargo.

Medición correspondiente: I trimestre 2012

FECHA:

Julio 27 de 2012

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS:

*No se esta realizando una adecuada Selección del personal.

*No se cuenta con un programa de inducción por lo cual, no se esta realizando dicha actividad de una manera eficaz y bajo las condiciones y herramientas requeridas.

ACCIÓN:

*Diseñar un plan de Inducción que cuente con los criterios definidos y las herramientas necesarias para el inicio de labores en todos los cargos.

*Incluir en el procedimiento de Selección y contratación de Personal la actividad correspondiente a La inducción de personal.

FECHA DE IMPLEMENTACIÓN:

Julio a Diciembre de 2012.

ACCIONES PREVENTIVAS

ÁREA: Gerencia

RESPONSABLE: Auxiliar de Compras

ORIGINADA POR: Análisis Indicadores de Gestión

DESCRIPCIÓN : No todos lo proveedores cumplen con las condiciones para efectuar la compra y su desempeño es aceptable.

Medición correspondiente: I Y II Trimestre de 2012.

FECHA: Julio 27 de 2012

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS *No se esta realizando una adecuada selección y evaluación de los proveedores.

*No están claramente definidos los criterios de selección, evaluación y revaluación de los proveedores.

*No se asegura que el producto cumpla con los requisitos y condiciones para generar la compra.

ACCIÓN:

*Crear un procedimiento de compra que incluya la descripción de la evaluación revaluación y selección de los proveedores.

*Determinar de una manera clara y precisa los criterios de evaluación, revaluación y selección de proveedores.

*Elaborar fichas técnicas de Productos y Servicio.

*Elaborar una Lista de Proveedores y actualizarla Periódicamente.

FECHA DE IMPLEMENTACIÓN: Julio a Diciembre de 2012

TOMA DE DECISIONES

CONCLUSIONES

 Gracias a la planificación se establecen los objetivos de la empresa y una fijación momentánea y a largo plazo que permiten que esta sea funcional y sostenible.

 Se puede identificar que al tener unos objetivos planteados se forman estrategias y se da una prioridad a cada una de ellas dentro de la empresa

 Se evidencia que la búsqueda de estrategias para el sostenimiento de la empresa se puede realizar a partir de sus objetivos iniciales, pero también se puede realizar a partir del análisis DOFA en donde se evalúan los factores internos y externos.

 Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitaran alcanzar las metas de la misma por lo cual se hace necesaria la planificación y organización para fijar que debe hacerse y como.

 Se puede ver la importancia que tiene la creación de los manuales ya que permite tener unos parámetros a cumplir por cada empleado de la empresa y las funciones a realizar.

 Se evidencia la importancia al construir unas tácticas y unas estrategias que nos permitan conocer la importancia comercial que puede tener nuestro producto y con las cuales también podemos generar maniobras que nos permitan satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

 Se encuentra en la matriz DOFA la posibilidad de generar una toma de decisiones adecuada y según las necesidades que se evidencian.

 Al realizar el análisis DOFA y su matriz se genera la posibilidad de eliminar las debilidades y las amenazas, gracias a las fortalezas propias y las oportunidades que nos genera el entorno, de igual manera se aumentan las fortalezas. Todo esto con el fin de generar una mejora continua.

 Se puede generar una organización gráfica a la empresa a través del organigrama de distintas formas, pero es necesario siempre hacerlo para conocer la estructura de la organización.

 El manual de procedimientos nos permite tener una secuencia de pasos que debe llevar a cabo la persona encargada, para desarrollar la actividad de manera óptima.

 La importancia del control dentro del proceso administrativo radica en la búsqueda de la mejora continua de cada uno de los procesos involucrados en la empresa.

 El control permite identificar posibles desviaciones, fallas, productos no conformes para así poderlos corregir para eliminar errores futuros.

 Se evidencia la importancia de la implementación de acciones preventivas y correctivas que contribuyan al plan de mejoramiento de los procesos.

 La mejora es poner en práctica aquellas medidas que resolverán las desviaciones previamente identificadas.

 Los indicadores son herramientas que se utilizan para medir la gestión con el fin de identificar posibles desviaciones de las estrategias e implementar correcciones, acciones correctivas y preventivas y mejoramiento continuo.

 Por medio de los indicadores se evalúa, interpreta y compara la información obtenida contra los objetivos planteados para así poder tomar decisiones basados en el estado real de la empresa.

 Se puede identificar la importancia de las funciones de la Dirección, ya que implica conducir, guiar y supervisar todos los esfuerzos del personal para la ejecución de los planes y el logro de los objetivos de la empresa.

 Se puede identificar la motivación como elemento fundamental de la Direcciónpara generar entusiasmo y confianza en el recurso humano para que se desempeñen efectivamente contribuyendo al logro de los objetivos.

 Se evidencia la resolución de conflictos como principio de la Dirección indicando la necesidad de resolver los problemas que surjan en la gestión desde el momento en que estos se den.

 Se evidencia que los comités surgen como necesidad de reuniones regulares con el objetivo de deliberar y tomar decisiones en beneficio de la empresa.

 La dirección está estrechamente relacionada con el liderazgo siendo estos dos, elementos fundamentales en el proceso administrativo.

 Se identifica La toma de decisiones como una de las responsabilidades más importantes y fundamentales de la Dirección.

 Se evidencia la importancia de la adecuada selección de las alternativas en la toma de decisiones dependiendo de estas en gran parte el éxito de la empresa.

 La importancia del proceso administrativo radica en el conjunto de las fases o etapas sucesivas que se relacionan para formar un proceso integral.

 Se identifica que en le proceso administrativo se deben aplicar técnicas, principios y métodos para lograr la eficiencia y la eficacia de cada una de las etapas.

 Se evidencia la importancia del aprovechamiento de los recursos en cada una de las etapas del proceso administrativo.

 Se puede confirmar la importancia de seguir una secuencia de planificación, organización, dirección y control, para crear una empresa con un buen funcionamiento y unas bases fuertes, que le permitan desarrollarse y crecer dentro del mercado.

 Se puede identificar la importancia vital de la gestión del Recurso humano en cada una de las etapas del proceso administrativo y la trascendencia de sus pensamientos y acciones en el desarrollo concepción y ejecución de una idea.

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