Proceso Administrativo

Introducción

El presente trabajo tiene como objetivo primordial, desarrollar y diferenciar los conceptos básicos de administración y gerencia, identificar sus características y su función. También lograr definir el proceso administrativo con relación a sus integrantes (administrador y gerente), ajustándose a la realidad que les rodea y les obliga a tomar decisiones y tener las consideraciones necesarias para satisfacer el logro del bien común dentro y fuera de la organización a la que pertenecen.

El Proceso Administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos).

Definición

PROCESO: Es una serie de pasos para lograr un fin determinado

ADMINISTRATIVO: Este concepto está dentro de la administración

PROCESO ADMINISTRATIVO: Conjunto de etapas o pasos consecutivos para lograr un fin determinado.

Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Concepto

La Administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización. Administración moderna de una organización, se centra en la estrategia y está enfocada a las necesidades del cliente.

Planeación

La planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los resultados que pretende alcanzar el grupo social.

Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que se basen sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.

Requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. La planeación se centra en la determinación hacia los escenarios futuros, minimizando riesgos y definiendo estrategias.

Tipos de planeación

1. Planificación Estratégica:

Es una planificación a largo plazo que enfoca la organización como un todo.

Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, estos planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la empresa.

La planeación estratégica es un proceso de desarrollo e implementación de planes para alcanzar un propósito. Tiene un tiempo de inicio y ve a futuro en función de la misión de la empresa. Se realiza entre los altos niveles de la organización.

Pregunta fundamental: ¿De qué se trata nuestro negocio? ¿Debemos ampliarlo o restringirlo?

El largo plazo se define como un período que se extiende aproximadamente entre 3 y 5 años hacia el futuro.

Los costos de la planificación son una inversión y no debe incurrirse en ellos a menos que se anticipe un rendimiento razonable sobre la inversión.

2. Planificación Táctica o Funcional:

Consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organización.

El corto plazo se define como un período que se extiende sólo a un año o menos hacia el futuro.

Esta planificación está a cargo de definir los pasos, las prioridades a seguir, las responsabilidades y hasta las personas que se encargarán de cumplir las metas previamente señaladas. Cada departamento funcional (mercadotecnia, finanzas, contaduría, compras, producción, personal y otros) desempeña un papel importante dentro del proceso.

3. Planificación operativa:

Nos referimos a las actividades que se realizan de manera cotidiana, para mantener el ritmo de la operación del área correspondiente.

Los sistemas de administración de las operaciones muestran los insumos, el proceso de transformación, los productos y el sistema de retroalimentación.

Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planificación táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa, por lo general, determinan las actividades que debe de desarrollar el elemento humano, los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

Tiene su enfoque en el presente, es en donde se desarrollan las actividades que conforman el cumplimiento de metas que en su conjunto van a lograr los objetivos propuestos. Este tipo de planeación le corresponde a los niveles de Jefaturas y supervisores, pues son ellos quienes basándose en las tácticas y los objetivos planteados, van observando su cumplimiento.

Etapas del proceso de planeación

1. Misión: Es un enunciado breve y sencillo que describe la razón de ser o el fin ultimo de una organización dentro de su entorno y en la sociedad en general. Misión es la razón de ser, los objetivos o metas, son los estados intermedios que se desean alcanzar

2. Visión: Es el estado ideal que se tiene de la organización a futuro y la ambición empresarial en sentido estratégico a través de planes, programas y proyectos.

Una visión estratégica es un mapa de turas del futuro de una compañía, de la dirección que lleva, de la posición que pretende ocupar y de las capacidades que planea desarrollar.

3. Propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente a un grupo social.

4. Investigación: La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, descubrir y predecir la conducta de los fenómenos. La investigación es transcendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleve a cabo.

5. Premisas: Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan.

Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:

 Internas:cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos.

 Externas:Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Estas premisas externas pueden ser:

 De carácter político

 Sociales

 De carácter legal

 Económicas

 Técnicas

6. Objetivos: Representan los resultados que la empresa espera obtener, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Clasificación de los objetivos:

 Estratégicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.

 Tácticos o departamentales: se refieren a un área o departamento de la empresa, se establecen a corto o mediano plazo.

 Operacionales o específicos: se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa e invariablemente son a corto plazo.

7. Estrategias: Las estrategias en la empresa nacen como una respuesta para afrontar los retos que implican la competencia, y la vida de la empresa en sí.

Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:

 Determinación de los cursos o alternativas: consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.

 Evaluación: analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas.

 Selección de alternativas: considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas.

Para que las estrategias sean operables y cumplan con su función, es necesario:

 Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo.

 Determinarlas con claridad.

 No confundir las estrategias con las tácticas, ya que estas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo.

 Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.

 Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas.

 Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación.

8. Políticas: Las políticas son guías para orientar la acción, son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

9. Presupuestos:

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