Proceso de los elementos de la Administración en una empresa

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Universidad Tecnológica

De Honduras

Campus Puerto Cortés

Asignatura:

Administración I

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Catedrático:

Horacio Martínez

Integrantes:

Ana Ordoñez 201230030011

Laffayette Wade 20131030009

Luis Thomas 201610030072

Yajaira Rivera 201230030026

Wilson Martínez 201530030026

Tema:

Proceso de los elementos de la Administración en una empresa

Fecha de Entrega:

Miércoles 13 de Abril, 2016  

Introducción

El presente ensayo se debe a la investigación del proceso completo sobre la planeación, la organización y la selección del personal sobre una empresa, cuya historia y formas de procedimientos sobre estas características de la administración estaremos conociendo a profundidad.

Objetivos

El objetivo de esta investigación, es para conocer de qué forma se ha ido desarrollando una empresa, cuáles han sido sus métodos para lograr que los planes propuestos puedan tener un fin exitoso dentro de la compañía y de qué forma logran tener buenos resultados con el personal que integra la empresa.

La Administración Y Sus Procesos

Como es de nuestro conocimiento, la administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones. Sin una buena administración, no podremos tener éxito en nuestra empresa. La administración tiene el siguiente proceso o funciones básicas:

1. Planificación
2. Organización
3. Selección del personal
4. Dirección
5. Control

Estas funciones están totalmente interrelacionados y para que una empresa pueda alcanzar el éxito, necesita poner en práctica estas funciones.

Para poder entender mejor este proceso, hemos investigado una empresa la cual nos ha brindado la información sobre los métodos y técnicas que implementan dentro de la organización y de qué forma han puesto en práctica estas funciones básicas de la administración.

La empresa que se ha prestado para esta investigación es la muy reconocida “Farmacia Kielsa”. Esta organización tiene un interesante proceso administrativo que los ha llevado a lograr los objetivos y metas que como empresa tienen establecidos ya sea a corto o largo plazo. Para comenzar con nuestro proyecto primero conoceremos más sobre esta prestigiosa empresa:

Antecedente Historicos De Farmacia Kielsa

Kielsa farmaceutica mejor conocida como Farmacia kielsa es una empresa hondureña líder en el ramo farmacéutico, fundada en junio del año 2000 y que desde hace 13 años es la más amplia cadena de farmacias con tiendas de consumo. Farmacia Kielsa son los primeros en innovación, brinda servicio las 24 horas del dia, cómodos autoservicios, consulta medica gratis, productos de consumo y cuidado personal de la mejor calidad a precios accesibles.

Como parte de la estrategia de crecimiento, el Grupo Farinter comenzó, desde ese año a desarrollar la primera y más amplia cadena de farmacias con tiendas de consumo a nivel nacional.

Actualmente y gracias al esfuerzo continuo de todas las personas que conforman la gran familia Kielsa, la empresa cuenta con 135 farmacias a nivel nacional, siendo ésta forma pioneros en innovación de un nuevo estilo de farmacias, ya que trata de cubrir la mayor cantidad de necesidades del cliente brindando diversos servicios las 24  horas del dia y con servicio adomicilio.

Farmacias Kielsa cuenta con un personal altamente calificado, el cual ofrecerá excelente atención y servicio, buscando atender su solicitudes y pedidos. Contamos con diferentes sucursales ubicados en las principales zonas del país como ser: Tegucigalpa, San Pedro Sula, La Ceiba, El Progreso, Choloma, Villanueva, Puerto Cortés, Tocoa, Choluteca, Comayagua y Tela.

Nuestra Visión

Ser líderes Centroamericanos en el comercio especializado de farmacia que es nuestro principal negocio, así como de productos de cuidado personal y de consumo, brindando la mejor experiencia de compra, conveniencia y seguridad.

Nuestra Misión

Mejorar la calidad de vida de nuestros clientes a través del mejor nivel de servicio y precio competitivo, innovador continuamente orientado en nuestros esfuerzos en ser la mejor alternativa en farmacia para así superar las expectativas de nuestros clientes.

Nuestros Valores

• Orientación a resultados
• Conducta ética
• Trabajo en equipo
• Orientación al servicio al cliente
• Innovación

Persona Entrevistada

Lic. Orlando villeda  

Jefe de Tienda Kielsa #118 ubicada en Barrio Rio Mar, calle a Omoa dentro de las instalaciones del Superbarato #2.

Teléfono de la tienda: 2620-4230

Teléfono Celular:           9770-1922

Proceso de Planeación de Farmacias Kielsa

Kielsa Farmaceutica

En el caso de esta empresa el proceso de planeación por el cual gestionan el recurso humano idóneo se da en dos líneas formal e informal, nos referimos a formal en el caso de que ya es una organización que se encuentra en crecimiento, innovación y posicionamiento de mercado  lleva un sistema de apertura de tiendas en cada temporada del año, abren 2 o 3 sucursales nuevas en distintas partes por lo cual aquí llevan un riguroso sistema de planeación para poder cubrir las vacantes próximas antes de una apertura así mismo es un gran trabajo el que realiza recursos humanos ya que son varias plazas que incurran en cada apertura de tienda en distintos niveles y locaciones directa e indirectamente. Cuando nos referimos a planeación informal esta se da en el caso de renuncias inmediatas o cuestiones que hacen que una plaza quede vacía de un dia para otro y tienen que llenar rapido el espacio de la vacante generado, debido a los turnos extensos como la responsabilidad de cada puesto que no se le puede recargar el trabajo de la persona faltante por tiempos largos.

El proceso de planeación que Kielsa utiliza se rige por lo siguiente:

• Se estima la demanda de mano de obra que se necesitará comparándolo contra el estimado de rentabilidad por ventas que dejara esa sucursal en evaluaciones hechas por otro departamento. Es decir la evaluación de recursos disponibles para la contratación de personal.

• Se lleva a cabo el análisis de cada puesto especificando cada una de las funciones necesarias y que otra función pueda desarrollar en caso de emergencia de faltar una persona. En este caso el análisis de puestos va ligado al análisis del establecimiento contra el mercado en el cual estará ejerciendo funciones la sucursal, ya que ninguna tienda de Kielsa es igual a otras, es más ninguna, todas estas tiendas están divididas según el número de clientes y actividades que realizan en 3 grandes grupos que son A,B y C, siendo en este caso las tiendas A las que ocupan más personal y según la letra van descendiendo en número de empleados, siendo este el punto base para todo el reclutamiento de personal. Un ejemplo por medio del análisis de puesto que Kielsa implementa sabiendo todo acerca de lo que ya mencionamos antes, una tienda que se encuentra en supermercado o dentro de un starmart de una gasolinera específico, puede que al iniciar las primeras horas del día no sea necesario que cuente con dos o más empleados al aperturar las primeras horas del dia haciendo esto un pago innecesario de horas a otro empleado si uno solo puede ocuparse de todas las funciones en ciertas horas, es decir en este tipo de tienda podemos tener a un Jefe de sucursal que además de las funciones que él desempeñe dentro de las asignaciones del puesto que crearemos añadiremos las de un auxiliar de farmacia y cajero a ciertas horas del día ya que también lo administrativo que él lleva por ser una sucursal más pequeña le toma menos tiempo y podemos incluirlas y ahorrar así la contratación de una o más personas, así mismo el pago de horas extras para que cubran todo el turno que necesitamos ya que un Jefe se contrata por 10 horas y un cajero por 8 horas, y tenemos a veces  tiendas que están abiertas 17 horas o más a veces pero las ventas no son tan grandes como para tener tanto personal pero como la forma de atención de servicio que Kielsa presta dentro de sus objetivos primarios es ofrecer un servicio de venta de fármacos a casi cualquier hora del día en cualquier ciudad que uno se encuentre por eso decimos que partiendo del análisis de puestos está el pico principal de la planeación que utiliza Kielsa al momento de cubrir una vacante de una empresa.
• Número de puestos y tipo de personas adecuadas para el. Cuantos auxiliares de farmacia ocupará, regentes, jefes de turno, jefes de tienda, supervisores y auditores.
• Se evalúa el formato actual de recursos humanos que tienen los empleados dentro de la empresa ya que en kielsa manejan bastante el ascenso del personal para los puestos de mayor rango ya que se considera que es mejor ascender a jefe de tienda al  un jefe de turno de una sucursal que haya dado buenos resultados y ya conoce el teje y maneje de las actividades de la organización y solo necesita la oportunidad para desempeñarse en un rango mejor entonces kielsa busca brindar primero la oportunidad a sus empleados subir de rango con mayor salario antes de irse al mercado externo a buscar el recurso humano. Igualmente en esta etapa evalúan si hay personas igual que tengamos que vivan dentro de la zona a no mucha distancia de donde se piensa cubrir la vacante que se generará o se generó de manera inmediata, igualmente si se tendrá que hacer gastos en reubicación y si la persona está  indispensable o necesaria de nuestro empleados que necesitamos reubicarlos para cubrir el puesto antes de tomar una decisión para seguir el proceso.

• Los métodos que se usan para la recabación de los datos del candidato se maneja de varios puntos por notas colocadas dentro de los establecimientos de kielsa, por el periódico, televisión,radio,facebook. En esta etapa miden qué tipo usaran para conseguir los candidatos de la entrevista.  
• Definen el tipo de entrevista que usaran donde lo haran ya que esto va bien ligado en lo que se mencionó de las categorías de las tiendas, ya que algunas personas son entrevistadas y se les aplica pruebas por una sola persona de recursos humanos quien inicia el proceso hasta culminar, pero en algunos no se puede dar así ya que si para Rango B o más A estos llevan otro proceso ya que son entrevistados por 3 personas y a veces hasta por 4 ya en el caso de categoría A en algunos niveles de puestos como ser supervisor y auditoría, y si la tienda es muy grande categoría A de las primarias, ya que las A también las dividen en clase, por último las entrevista, uno de los dueños de la organización misma cuando ha pasado por todas las demás instancias y procesos.  

Método de planeación de contingencia

Los pasos a seguir en este caso son:  

• En el caso de robo, Kielsa cuenta con  guardias de seguridad en algunas de las sucursales que se encuentran en zonas de peligro,cuentan con el boton de panico que este sonará en monitoreo y también cuenta con alarmas en cada una de las tiendas.
• En caso de incendio cada tienda cuenta con extintores y Kielsa le da a cada uno del personal capacitacion de como tienen que utilizarlo.
• En el caso de desastres naturales Kielsa le da seguridad al personal teniendo estantes fijos que no se derriban tan fácil y tienen las tiendas señalizadas con rótulos de evacuación.
• En el caso de una emergencia se cuenta con un botiquín de primeros auxilios, y el personal recibe capacitaciones de primeros auxilios.

Organigrama de una Farmacia de Kielsa

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La organización del personal de Farmacia Kielsa

Se divide entre unidades de línea y Staff, siendo así la mayoría del personal que están en tiendas son de manera lineal ya que es la parte operativa que está directamente ligada con atención al cliente y trabajan únicamente en ésta área, por eso decimos que se maneja de manera lineal, pero también los jefes de turno y tienda y supervisor además de pertenecer a la parte operativa también pertenecen al Staff ya que estos además de ofrecer y resolver problemas a los consumidores, supervisan la acción, administran y delegan funciones a los demás subordinados a su cargo.

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