Pronosticos y presupuestos

PRONÓSTICOS Y PRESUPUESTOS

Introducción.

En el mundo globalizado y con mercados tan competidos como los que enfrentamos hoy, las empresas se ven obligadas a buscar mayor eficiencia en sus procesos de negocio. En este sentido, un tema que actualmente interesa es cómo pronosticar con más certeza la demanda de productos o servicios. Cada vez más empresas están redefiniendo y formalizando el proceso de elaboración de pronósticos para llevar a cabo una mejor planeación de ventas y operación y, por lo tanto, un mejor desempeño financiero.

Cuando se elabora un mal pronóstico, la planeación se viene abajo y todas las áreas de la empresa se vuelven ineficientes. Esto se puede observar directamente en el bajo desempeño financiero de la empresa. Ventas negadas, excesos de inventarios de productos que no requieren los clientes, reducción de margen al vender con descuentos para lograr los objetivos, costos más altos en las compras, producción y/o distribución para reaccionar a emergencias, etc., estos son los síntomas. Pronosticar la demanda con buena exactitud normalmente no es fácil. No existen recetas de cómo hacerlo y cada empresa tiene que determinar la mejor forma de elaborar sus pronósticos.

¿Qué son los Pronósticos?

El pronóstico no es una predicción de lo que irremediablemente pasará en el futuro. Un pronóstico es información con cierto grado de probabilidad de lo que pudiera pasar. La probabilidad de éxito, está en función directa de la elaboración de los pronósticos. Dicho de otra forma, el resultado de la planeación y operación de la empresa está directamente ligada a la certeza de los pronósticos.

La elaboración de los pronósticos requiere de información

Quien elabora los pronósticos debe considerar las actividades como: promociones, cambios de precios o, incluso, si hubo algún evento extraordinario en la historia reciente que pueda desviar fuertemente las estimaciones. Dejar esto a la memoria seguramente causará que nuestros pronósticos sean menos exactos. Actualmente las empresas están implantando alguna forma de documentar la historia para medir los impactos de los eventos y considerarlos o no como parte del pronóstico si se realizaran nuevamente.

Punto de equilibrio 

Es una técnica utilizada para determinar la relación existente entre los costos fijos, los costos variables, el volumen de ventas y las utilidades. Determina el nivel de ventas que cubrirá exactamente los costos, la utilidad o pérdida si las ventas exceden o caen por debajo de ese nivel. Además, permite visualizar la influencia que tiene la relación CVU a determinada proporción de inversión en activos fijos y variables, al establecer los planes financieros. Incide generalmente más en el planeamiento operativo que en el financiero.

Fórmulas

PUNTO DE EQUILIBRIO PARA UN PRODUCTO

Margen de Contribución

[pic 1]

DONDE:

                MC = Margen de contribución.

                                                                        PV = Precio de Venta Unitario.

                                                                        CV = Costo Variable Unitario.

Punto de Equilibrio en Unidades

[pic 2]

DÓNDE:

PE = Punto de equilibrio.

                                        CF = Costos Fijos.

                                        MC = Margen de contribución.

Punto de Equilibrio en Soles

                                                DONDE:[pic 3]

                                                PE = Punto de equilibrio.

CF = costos fijos.

                                                MC = Margen de contribución

                                                %MC = MC/PV =  1- (CV/V)

                                                CV =  Costo de variables

                                                V = Ventas

PUNTO DE EQUILIBRIO PARA VARIOS PRODUCTOS

Punto de equilibrio en unidades

[pic 4]

DÓNDE:

 MCP = Margen de contribución ponderado.

MCP = PVP – CVP

PVP = Precio de venta ponderado.

CVP = Costo variable ponderado.

PUNTO DE EQUILIBRIO PARA PLANEAR UTILIDADES

[pic 5][pic 6]

                                        UT: Utilidad deseada

                                        T: Impuesto a la Renta

Concepto de presupuesto.

El presupuesto es la expresión cuantitativa (cantidad) de acción propuesto por la gerencia de la empresa para un período futuro determinado, documento que ayuda a coordinar las acciones para ejecutar el plan estratégico de la empresa. Normalmente, el presupuesto comprende tanto los aspectos financieros como los no financieros del plan de la empresa.

El presupuesto es un medio de acción empresarial que permite dar forma explícita a las decisiones y los planes en términos económicos. En un sentido estático, supone una estimación expresada en cifras y valoradas en unidades monetarias de los programas de acción previstos y aprobados por la dirección de la empresa.

El presupuesto es una herramienta que ayuda a los administradores en sus funciones de planeación y control. Las dos partes principales de un presupuesto, son el presupuesto operativo y el financiero.

Preparación del presupuesto

Los presupuestos cubren por lo general periodos de corto plazo. Los pasos empleados para preparar un presupuesto varían en las organizaciones. El primer paso es pronosticar las ventas o los niveles de servicios. El siguiente será pronosticar los niveles de actividad causantes de costos, dadas las ventas y el servicio esperado. Usando estos pronósticos y la información sobre el comportamiento de los costos, los patrones de cobranza y otros factores, los administradores pueden preparar los presupuestos operativos y financieros.

El presupuesto operativo. Es el estado de resultado del periodo presupuestado. Los administradores preparan el presupuesto de efectivo a partir de las cedulas de apoyo como el presupuesto de ventas, el presupuesto de compras y los gastos operativos.

Como puntos de apoyo del estado de ganancias y pérdidas previsto son:

• Presupuesto de ventas
• Presupuesto de producción
• Presupuesto de compras
• Presupuesto de mano de obra
• Presupuesto de gastos generales de fabricación
• Presupuesto de gastos de distribución
• Presupuesto de gastos de administración

El presupuesto financiero. Esta segunda parte importante del presupuesto, que consiste:

• Presupuesto de caja.
• Presupuesto de capital
• Estado de situación financiera.

En los presupuestos en general, el objetivo final que se persigue en su preparación es desarrollar un balance general y un estado de ganancias y pérdidas basadas en determinadas predicciones.

EL PRESUPUESTO DE CAJA

El presupuesto de caja es una estimación de los ingresos y desembolsos de efectivo futuro.

El flujo de caja es un reporte financiero que incluye los ingresos y egresos de efectivo previstos durante un periodo determinado, que se prepara con la finalidad de conocer en forma anticipada cuáles serán los niveles de caja (saldos de efectivo) bajo una serie de supuestos base para su determinación.

El flujo de caja es muy utilizado en los procesos de planificación y control empresarial, siendo sus objetivos los siguientes:

• Es conocer el desenvolvimiento de los ingresos y desembolsos de efectivo, y saber si existirán necesidades de efectivo para que la empresa pueda operar eficientemente. Este conocimiento adelantado de los hechos, permitirá al administrador financiero, planificar cuáles serán las fuentes de financiamiento necesarias para prevenir el flujo de caja negativo.

• Prever en forma anticipada las necesidades que tendrá la empresa respecto al efectivo en un horizonte de corto plazo.

• Prever en forma anticipada los excesos que tendrá la empresa respecto al efectivo en un horizonte de corto plazo.

• Definir las acciones necesarias que tendrán que efectuarse con los excedentes o sobrantes de efectivo respecto a los niveles esperados de caja si ocurriese lo previsto.

La información base para elaborar el flujo de caja es el presupuesto de ventas, el cual determina el nivel de inversión y gastos que se requiere para atender los pedidos de ventas; en ese sentido, se puede estimar los inventarios, la producción, el nivel del activo fijo, etc.

Estructura del presupuesto de caja.

Los ingresos de efectivo son los provenientes de:

• Ventas al contado.
• Cobranzas de ventas al crédito.
• Ventas de activos fijos.
• Préstamos de accionistas.
• Préstamos de instituciones financieras, entre otros.

Los egresos o salidas de efectivo son los provenientes de:

• Pagos a proveedores comerciales.
• Pago de remuneraciones y beneficios sociales a trabajadores.
• Pago de servicios de terceros.
• Pago de impuestos.
• Pago de otros costos fijos.
• Pago por la compra de activos fijos.
• Amortización de créditos de accionistas.
• Amortización de créditos bancarios.
• Otros pagos.

Clasificación del presupuesto de caja.

1. Presupuesto de caja económico.

Al elaborar este flujo de caja solo se considera los ingresos y egresos de efectivo de un determinado período, sin considerar los préstamos financieros, su amortización y los intereses respectivo.

1. Presupuesto de caja financiero.

Al elaborar este flujo de caja además de considerar los ingresos y egresos de efectivo de un determinado período, se considera también los préstamos financieros, su amortización y los intereses respectivos.

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