RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Recepción de documentos

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL, BOGOTA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

BOGOTÁ- COLOMBIA

2014.

Recepción de documentos

Ingresar los documentos recibidos teniendo en cuentas las normas establecidas por la organización.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL, BOGOTA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

BOGOTÁ- COLOMBIA

2014.

1. Indague en el acuerdo 060 del 2001, la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.

Comunicaciones Oficiales Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado y las Correspondencia Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

2. Indique los muebles, equipos y herramientas necesarios para el recibido del documento.

Equipos.

 Computador.

 Impresora.

 Scanner.

 Fax.

 Fotocopiadora.

 Teléfono.

 Reloj electrónico.

Elementos.

 Perforadora.

 Cosedora.

 Sobres, manila ventanilla.

 Papelería.

 Guillotina.

 Cajonera.

 Sellos.

 Hojas.

 Tinta para sellos.

 Tijeras.

 Tóner.

 A - Z o carpeta:

Muebles.

 Mesas.

 Sillas.

 Casilleros.

 Estantes.

3. Investigue el concepto de misión, objetivos, funciones y servicios de la unidad de correspondencia.

Misión.

Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

Objetivo.

Llevar los procedimientos adecuados para el desarrollo de la gestión documental. Contar con el personal adecuado para permitir recibir, enviar controlar oportunamente el trámite de comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería Interna y externa, fax, correo electrónico, mantener actualizado el archivo para tender las solicitudes enviadas

Funciones de la unidad de correspondencia.

 Control de Ingreso de la Documentación.

 Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

 Conservación.

 Servicio y Control de Préstamo.

 préstamo de los documentos.

 Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

 Digitalización de los Documentos.

 Atención de consultas sobre informes estudiantiles.

 El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las

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