Manual De Recepcion De Documentos

INDICE:

INTRODUCCION

FUNDAMENTOS LEGALES…………………………………………………………………………………………4

OBJETIVO DEL MANUAL………………………………………………………………………………………….. 5

POLITICAS GENERALES……………………………………………………………………………………………6

PROCEDIMIENTO…………………………………………………………………………………………………….11

OBJETIVO…………………………………………………………………………………………………………………11

FUNDAMENTOS LEGALES…………………………………………………………………………………………… 12

NORMAS DE OPERACIÓN……………………………………………………………………………………………..13

FICHA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE…………………………………………17

OBJETIVO…………………………………………………………………………………………………………………19

PRESTAMOS DE EXPEDIENTE ACTIVO…………………………………………………………………………….20

OBJETIVO…………………………………………………………………………………………………………………21

NORMAS DE OPERACIÓN……………………………………………………………………………………………..22

VALE DE PRESTAMO……………………………………………………………………………………………….23

GLOSARIO……………………………………………………………………………………………………………..24

DIAGRAMA…………………………………………………………………………………………………………….26

Introducción

De conformidad con la modernización administrativa, como estrategia fundamental establece por el ejecutivo del estado constituye un instrumento para ampliar la capacidad de atención y respuesta de la administración pública establecida en los ejes rectores del plan de desarrollo del estado de México. El presente documento tiene el propicito de consecuencia un análisis minucioso y detallado del servicio de recepción de documentos.

Las atribuciones que establece la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos en el artículo 99, décimo párrafo, la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación en los artículos 186, fracciones VI y VII, y 209, fracciones III, XXIV, XXV y XXVI, y el Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación en el artículo 31 fracción I, el Tribunal Electoral cuenta con facultades para dictar su propio régimen interior y emitir los acuerdos generales necesarios para su adecuado funcionamiento y administración, con autonomía administrativa y presupuestal que ejerce a través de la Comisión de Administración quien tiene a su cargo la administración, vigilancia y disciplina, así como de velar, en todo momento y en el ámbito de su competencia por la autonomía de gestión y el manejo de los recursos del Tribunal Electoral.

Asimismo, en cumplimiento al artículo 34, fracciones I, IV, IX y XII, del Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación y a los lineamientos que establezca la Comisión de Administración, el Secretario Administrativo tendrá a su cargo, la administración de los recursos humanos y materiales para atender las necesidades del Tribunal Electoral, hacer las previsiones presupuestales para llevar a cabo las actividades previstas en los programas, así como analizar las diversas instancias de planeación, organización y control del área administrativa, contando para ello con los manuales e instructivos de carácter administrativo. La Dirección General de Mantenimiento y Servicios Generales, área adscrita a la Secretaría Administrativa a través de la Dirección de Servicios Auxiliares, proporcionará, entre otros servicios, el de recepción, registro y despacho de correspondencia y paquetería, que soliciten y requieran las Unidades del Tribunal Electoral, en consecuencia a efecto de apoyarlas en sus actividades y garantizar la adecuada utilización de los recursos asignados a este fin; se elabora el presente Manual de Procedimientos para la Recepción, Registro y Despacho de Correspondencia y Paquetería, el cual define y delimita las responsabilidades de las Unidades y de los servidores públicos, así como los procedimientos a seguir.

Fundamento legales

El presente manual de procedimientos será de observancia obligatoria para la Dirección General de Mantenimiento y Servicios Generales a través de la Dirección de Servicios Auxiliares y consecuentemente para el Departamento de Servicios Auxiliares, quien será el responsable de recibir, registrar, canalizar y despachar la correspondencia y/o paquetería interna, local foránea, así como la de la empresa de mensajería.

Asimismo todas las Unidades del Tribunal Electoral deberán apegarse a lo establecido en este manual de procedimientos para recibir y solicitar el envío de correspondencia y/o paquetería que generen.

El procedimiento de la recepción de correspondencia y/o paquetería comprende desde que el Departamento de Servicios Auxiliares las recibe, hasta el archivo del acuse de entrega-recibo.

El procedimiento del envío de correspondencia y/o paquetería comprende desde su entrega por parte de las Unidades al Departamento de Servicios Auxiliares, hasta la integración de la documentación soporte para el pago de servicios de la empresa de mensajería

Objetivos del manual

Orientar mediante criterios y procedimientos uniformes a los servidores públicos obligados del proceso de entrega y recepción de las

Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos que conforman la Administración Pública del Estado de Colima, sobre la integración de la información que se deberá anexar al acta de entrega y recepción.

• Dar a conocer los documentos, formatos oficiales e instructivos de llenado correspondientes, que se deberán presentar como anexos al acta de entrega y recepción, con la finalidad de dejar constancia respecto a la administración de los recursos humanos, e al proceso de entrega y recepción de las unidades administrativas en las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos, a fin de que la entrega sea homogénea, práctica, ordenada, transparente y oportuna. Materiales, financieros, contables y documentales que estuvieron a su cargo para el desempeño de las atribuciones conferidas y cumplir con los objetivos programados.

• Acciones realizadas conforme al marco jurídico.

• Proporcionar la base normativa, los lineamientos y la metodología, a la que deberán apegarse los servidores públicos obligados y que darán soporte al proceso de entrega y recepción de las unidades administrativas en las Dependencias, Organismos

Políticas Generales

• Todos los archivos de uso esporádico en oficinas administrativas del nivel central y desconcentrado de la Secretaría de Salud se transferirán al Archivo de Concentración de la dependencia, con excepción de aquellos cuya vigencia es indeterminada y de uso regular.

• Todo archivo que se transfiere se encontrará respaldado en un inventario de uso múltiple (Anexo No. 3), por lo que por ningún motivo se recibirán archivos sin inventario.

• El inventario de archivos a transferir será revisado y autorizado por el CDI antes de llevarse a cabo la transferencia física por lo que el Archivo de Concentración no recibirá archivos si los inventarios no han sido revisados y autorizados previamente.

• Es responsabilidad de cada unidad administrativa llevar a cabo la transferencia física de los archivos al Archivo de Concentración.

• El responsable de archivos de la unidad administrativa se encargará de solicitar revisión de inventarios y, en su caso, a hacer ajustes y acudir a la entrega de los archivos cuando se ha obtenido la autorización correspondiente.

• Una vez autorizada la transferencia, ésta se llevará a cabo mediante oficio (Anexo No. 5)

• El Archivo de Concentración recibirá transferencias a partir del 1º. De febrero y hasta el 15 de octubre de cada año, con excepción del año de transición gubernamental, cuando se harán lo ajustes que se consideren necesarios.

• El CDI en su calidad área coordinadora del manejo de archivos de la Secretaría de Salud es la única área responsable de tramitar autorizaciones de bajas ante el Archivo General de la Nación.

•El Almacén Central debe cumplir con la función de abastecimiento permanente a todas las áreas del Organismo, conforme a los procedimientos establecidos en este Manual.

• Los depósitos en tránsito a nivel nacional tienen la obligación de abastecer a todas sus unidades de trabajo y de llevar registros internos que permitan el adecuado control de los bienes.

•En caso de ausencia del Coordinador del Almacén Central, el

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