ÁREA | DESCRIPCIÓN | IMPACTO | RECOMENDACIÓN |
Mesa de control | Códigos y almacenes en desuso que se encuentran activos. | Los códigos generan errores en ventas y recepciones. Los almacenes no son supervisados lo que se presta para robo y falsear el inventario. | Desactivar del sistema estos códigos y almacenes para evitar posibles errores o fraudes. |
Mesa de Control | Códigos Múltiples. Un solo código SKU (clave) funciona para más de un producto. | Provoca errores en recepción, venta e inventarios. | Designar un SKU a un solo código de barras. |
RH | Personal desconoce la filosofía institucional. | No siguen el mismo camino para alcanzar la misión y visión. | Impartir una inducción y colocar la información institucional en lugares claves. |
RH | Falta de seguimiento a personal de nuevo ingreso. Mexicali. | Alta rotación en sucursales de Mexicali que provoca gasto en tiempo y dinero, ocasiona se multipliquen los errores en movimientos de inventario. | Invertir más tiempo en inducción y capacitación, recomendable contar con una persona encargado de capacitación especialista en todos los procedimientos, que también sirva como consulta y apoyo. |
Operación/ inventarios | Falta de seguimiento a traspasos en transito. Al día 06/07/2016 en Licores Algodones se tiene $60,281.18 en transito, incluidos dos del 2015. | Mover mercancía en sistema sin autorizar o aceptar se presta para ocultar robos, perdidas, falsear inventarios y duplicar entradas en app y FW. | Seguimiento diario por parte de encargados y personal de inventarios, sucursal que envía debe asegurar que quien solicita tenga la entrada. Establecer tiempo limite para esto o en caso proceder a cancelar el traspaso. |
Operación/ Inventarios | Deficiente el archivado de movimientos diarios. | Complica rastrear y deslindar responsabilidades en las entradas y salidas. | Impresión y archivado por día de todos los movimientos firmados por involucrados y con comentarios precisos de la razón del movimiento. |
Operación/ Inventarios/ Sistemas | Falta de inventarios cíclicos | Personal ha dejado de realizar inventarios de toda la sucursal. | Reactivar inventarios cíclicos en el sistema, para que sean llevados acabo en tiempo y forma. |
Operación/ Seguridad | Deficiencia en la revisión de la mercancía que entra y sale. | Entran y salen artículos que no están integrados en el movimiento que debe respaldarlos. | Concientización de las personas involucradas para la correcta revisión de todo lo que entra y sale. |
ÁREA | DESCRIPCIÓN | IMPACTO | RECOMENDACIÓN |
Operación | Falta de claridad en los comentarios de los movimientos. | No se explica adecuadamente la razón del movimiento, quien solicita o autoriza ni números de folio que respalden. | Establecer requisitos de comentarios en cada movimiento. |
Operación | Procedimiento de surtido a Snack deficiente. | La falta de una adecuada supervisión en el surtido genera pérdidas e inventarios irreales. En los inventarios generales de almacén interno y licores 1 se tuvo un total de $57,742.06 de faltante en producto de uso en snack. | Implementar una requisición que involucre personal de Snack (quien solicita), coordinador de Licores (Vo.Bo.) y de quien realiza la salida se engrape a la salida y se archive para su revisión por parte de inventarios. |
Operación | Falta de seguimiento al reporte de lento desplazamiento. Al día 06/07/2016 Farmacia 2 cuenta con $51,239.40 sin movimiento. | Genera gasto por mantener existencias, costo de adquisición, afecta el presupuesto y los resultados financieros | No realizar mas compras de estos productos, buscar en lo posible su venta, exhibiciones especiales, devoluciones a proveedor o traspasarlos a tiendas con mayor oportunidad de venta. Dividir el bajo desplazamiento en 4 periodos de añejamiento, 1ro de 3 a 6 meses, 2do de 6 a 9 meses, 3ro de 9 a 12 meses y 4to mas de 12 meses, para prever y trabajarlos desde el 3er periodo. |
Operación | Poca o nula participación de personal de piso de venta en cuestión de inventarios. (Licores 1) | Retraso en análisis de inventario general, ocasiona diferencias en inventario y malestares al realizar cobros por perdida. | Involucrar mas a personal de piso para realizar conteos cíclicos e inventarios físicos, en negativos, rellenos, traspasos, surtido a snack y responsabilizarlos de un área. |
Operación | No se implementa adecuadamente el sistema PEPS. | Falta de rotación en los productos en autoservicios genera artículos caducados. | Adaptar el sistema de farmacias y responsabilizar por aéreas al personal de dar la rotación en cada localización. |
Operación | Recepción de mercancía no se realiza en tiempo y forma. | Provoca negativos, posibles faltantes, dificulta los inventarios físicos. | Recepcionar la mercancía en el momento que llega, evitar en lo posible realizar la entrada por remisión y por compra afectando inventario, para no duplicar entradas. |
Operación | Deficiente operación en Licores 3, representante legal entre todas las actividades de su puesto descuida la operación, coordinadora no cumple todas las funciones inherentes de su puesto por dejarlas al encargado. | La mala administración de la sucursal genera perdida de inventario, mas trabajo para las áreas de auditoria, contabilidad, compras e inventario | Cambiar de encargados, la recomendación es hacerlo de las tres sucursales de licores en algodones Valtierra de L1 a L3, Miguel de L2 a L1 y Aurora de L3 a L2 antes de que nos alcance la temporada. |
Operación | Errores de usuario RMP, Rosa María Pantoja. | Aunque todos cometemos errores, RMP es el usuario del que mas errores se han detectado, generando perdidas de inventario, procedimientos deficientes, genera una necesidad hacia su persona por no compartir conocimiento o claves de acceso, se han detectado movimientos sospechosos y sin sentido (anexo), se presta para ocultar faltantes y otros errores. | Restringir los permisos de este usuario, limitar sus responsabilidades y/o cambiarla de área. |
Operación | Rotación de personal en puestos claves en sucursales | Faltantes de inventarios y artículos próximos a caducar dejados por el coordinador anterior. Farmacia Argentina cuenta con $4,007.45 en medicamento caducados con 5 meses de antigüedad. | Realizar un inventario de entrega en cada ocasión que haya cambio de coordinador. |
Operación/ Inventarios | No se lleva inventario físico de envases. | En todos los inventarios generales se detecto diferencias en las existencias teóricas del envase de cerveza y refresco. | Implementar un formato de conteo físico de envases, llevarlo acabo semanalmente y realizar ajuste o cobro según corresponda de las diferencias resultantes. (Ya se elaboro). |
Operación / Inventarios | Sobre inventario en Snack | Este mes en Snack de Licores 1 se dio de baja a $2557,365.26 de sobre inventario, ya que en el trascurso del año no se dio salida a lo utilizado. | Realizar inventario en todos los snack y dar de baja semanalmente lo que se consume. |
Operación/ Inventarios/ RH | Toma de inventario físico. | El tiempo que lleva el inventario general excede lo necesario para el tipo de local, esto debido a la falta de personal capacitado y los errores de segundo conteo son una constante en todos los inventarios. | Formar un equipo especialista en inventarios, esto para reducir tiempo y errores en los inventarios generales y mantener los inventarios sanos durante el año, queda claro que una persona en mxli no es suficiente, en licores algodones hace falta mas de dos y uno para algodones 4. |
|
