Relaciones públicas Protocolo

Relaciones públicas

Protocolo

El Protocolo es la regla ceremonial, diplomática o palatina establecida por decreto o costumbre, siendo el conjunto de normas, usos, costumbres y tradiciones que se aplican para la organización de actos públicos o privados, siendo técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y ejecución de cualquier acto público o privado promovido desde las instituciones públicas y privadas.

 Los Eventos Especiales de Relaciones Públicas

1. ¿Qué son los Eventos Especiales?:

Los eventos especiales de Relaciones Públicas son actos eventuales u ocasionales, que para empresas y entidades están constituidos por inauguraciones, conferencias, asambleas, convenciones, aniversarios y otros hechos equivalentes, en solemnidad y en importancia, a fechas tales como los nacimientos, primeras comuniones, grados, matrimonios y otras ceremonias que afectan a las personas.

Los eventos especiales exigen mucho en planeación, en previsión, en dinero, en personal para resultar exitosos y aunque no es posible dar sobre ellos reglas muy exactas, por su infinita variedad, sí podemos consignar algunas normas que pueden orientar a desenvolverlos con el menor número de tropiezos que fuere posible.

2. ¿Por qué los Eventos Especiales son complejos?

La complejidad de los eventos especiales reside en dos hechos: están compuestos por millones de detalles; y llegan a envolverse en un momento dado, la totalidad de las funciones y los medios de las Relaciones Públicas:

a) Asesoría del evento.

b) Información pública.

c) Documentación para guiarlo y sustanciarlo.

d) Enlace masivo, en muy distintos frentes y con numerosos auxiliares.

e) Capacitación para cumplir el enlace y reforzar otros servicios.

3. Los Eventos Especiales demandan personal:

Sin la colaboración, en equipo, de muchas personas, es imposible desarrollar con éxito un evento especial de los que pueden llamarse “mayores”.

4. Los Eventos Especiales necesitan planificación:

Dentro de la normalidad que pueden tener las anormalidades, se debe considerar la regla de que, en un evento especial, todo puede suceder. Por ello es necesario planificar el evento cuidadosamente:

a) Meditar en todos los detalles.

b) Proveer todos los servicios.

c) Anticipar todas las soluciones.

5. Los Eventos Especiales son actos colectivos:

La tendencia general de los invitados a un evento es considerarse, cada quien, eje único dentro del mismo. Así, un evento especial con 500 invitados requerirá 500 programas y tratamientos diferentes. Como ello materialmente no es posible, la regla que se aplica para los eventos es exactamente la contraria a nuestro temperamento latino: en los eventos especiales los invitados se reciben, se atienden, se transportan, se alojan se agasajan y se despiden sujetos a un auténtico programa general.

Los participantes en un evento especial se dividen, exclusivamente, en tres categorías:

a) Los actores del mismo.

b) Sus ejecutores.

c) Sus espectadores.

Los actores son las “estrellas” del evento y como tales, a ellos sí hay que darles tratamiento de excepción, para asegurarse de que cumplan adecuada y oportunamente su papel.

Sus ejecutores y espectadores están trabajando en el evento y carecen totalmente del derecho de actuar como simples y conflictivos invitados, se encuentran de servicio y han de mantenerse alerta para cumplir las tareas asignadas.

6. Los Eventos Especiales son costosos:

No se debe confundir la necesidad de invertir sumas apreciables de dinero para desarrollar un evento con la absoluta inconveniencia de entrar en derroches exagerados y chabacanos, que sólo conducen al ridículo.

En un evento, una vez tomada la decisión de llevarlo a cabo no deben buscarse economías absurdas y contra producentes dentro de la realización del mismo: aviones innecesariamente económicos para no costear tiquetes y atenciones de primera clase; alojamientos con dos y tres camas en cada habitación para ahorrar sumas que, dentro de un gran todo, van a resultar equivalentes a nada; y otras cosas que atentan contra la elegancia, contra el buen nombre y el prestigio de quienes las aplican y mejor librados hubiesen salido, entonces, al no exponerse a adoptar esta actitud, cancelando oportunamente el evento, por lo que ciertas cosas “se hacen bien o no se hacen”.

7. Los Eventos Especiales y la emotividad:

Por su complejidad y por la diversidad de las personas que intervienen en los eventos, se despierta la emoción y el nerviosismo por lo que se exaltan y empiezan a dar órdenes y contra-órdenes, lo que no se debe permitir en un evento de este tipo, por lo que no hay q darles la oportunidad de dar órdenes.

El evento no puede tener sino un solo coordinador, con plena y completa autoridad, con su propio asistente ya que quienes quieren ayudar solo retrasan y eso complica el evento.

8. Ritmo de los Eventos Especiales:

No se intente nunca adelantar un evento especial, en ninguna de sus etapas, obrando a la carrera: “del afán no queda sino el cansancio”.

Los eventos especiales tienen mucha disciplina militar y como en las antiguas intervenciones de caballería, se inician al paso, siguen al trote y finalizan en un victorioso galope si se sigue la siguiente regla: obrar en ellos sin pausa, pero sin prisa.

...